Laut Stakeholderanalyse vom Projektbeginn ist Andreas im Projekt von Peter einer der wichtigsten Stakeholder. Andreas Abteilung kümmert sich um die Berechnung von Angebotspreisen im Unternehmen. Die Berechnungsmethoden sind komplex. Die Software von Peters Projekt soll vieles automatisieren und vor allem ermöglichen, neue Berechnungsmethoden schneller umzusetzen. Das hat direkten Einfluss auf die Auftragsbearbeitung im gesamten Unternehmen. Nicht nur Andreas Abteilung ist also auf die Software von Peters Projekt angewiesen. Andreas möchte also gerne wissen, ob die Software rechtzeitig zum geplanten Termin fertig wird.Peter versteht das so, dass er Andreas regelmäßig über den Status des Projektes informiert. Andreas erhält nun wöchentlich den Statusbericht per eMail. Aufgabe erledigt, Andreas ist ja informiert, so denkt Peter.
Das ist gefährliches Checklistendenken. Warum ist das gefährlich?
Aus Andreas Perspektive sieht die Situation so aus:
Andreas erhält regelmäßig eine Mail von Peter mit einem Bericht über ein Projekt, an dessen Ergebnis er zwar stark interessiert ist, aber von dessen Inhalt er nichts versteht. Es ist auch nicht das einzige Projekt, von dem er im Unternehmen betroffen ist. Er ist Profi in der Kalkulation von Preisen, nicht in der Entwicklung von Software. Andreas fühlt sich überhaupt nicht informiert, denn er versteht in dem Bericht viele Details nicht. Trotzdem versucht er sich ein Bild zu machen und interpretiert die Details des Berichts, die er nachvollziehen kann.
Dadurch entsteht bei Andreas zwangsläufig ein Eindruck über das Projekt, das mit der „Wirklichkeit“ im Sinne von Peters Wahrnehmung des Projektes nur noch wenig gemein hat.Irgendwann beschwert sich Andreas bei Peter, dass er nicht versteht, warum das Projekt eine bestimmte Funktion anders umsetzt, als er sich das vorstellt. Das ist der Beginn einer langen und zeitaufwändigen eMail-Kommunikation über einzelne Funktionen der Software. Peter versucht die Fragen zu beantworten und liefert Informationen an Andreas (Checklistendenken!). Andreas versteht die Informationen teilweise nicht oder anders, als Peter sie gemeint hatte. Außerdem gefällt Andreas der Ton nicht, den er in den Mails von Peter herauszulesen glaubt.
Dadurch entsteht eine Informations-Spirale, die sich aus Informationen, Detailsaspekten und Fragen entwickelt, die immer größer wird. Können Sie sich vorstellen wie das weitergeht?
Ich bin sicher, jeder hat schon mal in Peters oder Andreas Schuhen gesteckt, nicht wahr?
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