Projektkommunikation funktioniert nicht mit Checklisten

Projektleiter lieben Checklisten. Checklistendenken ist für die vielen Detailaufgaben und z.B. wiederkehrende Aufgaben nicht nur in der Softwareentwicklungsprojekten hilfreich und nützlich.
Checklistendenken ist nützlich, wenn es darum geht, einzelne Dinge zu erledigen und sicherzustellen, dass sie vollständig und korrekt erledigt werden. Das kann zum Beispiel der Erstellung eines email-Verteilers für die Projektkommunikation sein. Verteiler vollständig, alle Adressen geprüft, Klar-Namen ohne Tippfehler erfasst, alle Informationen geprüft, Freigabe für den Verteiler eingeholt, und so weiter. Kleine Details, die zu erledigen und zu prüfen sind. Dafür gibt es nichts Besseres als Checklisten. Mit einer Checkliste stelle ich sicher, dass alles vollständig erledigt wird.
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Darum ist die To Do Liste auch eines der wichtigsten Werkzeuge für ein Projekt. Die Bearbeitung einer To Do Liste funktioniert hervorragend mit Checklistendenken. Doch sobald die Aufgaben etwas komplexer werden, wird Checklistendenken gefährlich. Da entgehen dem Projektleiter möglicherweise wichtige Dinge. Nämlich immer dann, wenn außer der vollständigen Erledigung auch die Qualität der Erledigung eine Rolle spielt.
Diesen Aspekt unterstützt keine noch so ausführliche Checkliste vollständig. Ein Projektleiter kann über eine Checkliste sicherstellen, dass alle Stakeholder alle Informationen erhalten haben. Was das Abhaken der Checkliste jedoch nicht sicher stellt ist, ob alle Stakeholder die Information auch verstanden haben.
Projektkommunikation ist wesentlich mehr als das Verteilen von Informationen.
Gehen wir mal einen Schritt zurück. Was ist Kommunikation?Eine sehr einfache Definition lautet, dass Kommunikation die Interaktion zwischen 2 Parteien ist. Und weiter: Kommunikation ist

• A) die Verständigung und Interaktion zwischen Menschen
• B) der Austausch von Informationen zwischen Geräten.

Da haben wir den Grund. Mit Checklistendenken verwechselt man A und B. Was Kommunikation nämlich nicht ist, ist der Austausch von Informationen zwischen Menschen. Das ist zu wenig. Dabei geht der Teil der Kommunikation unter, der auf die Verständigung, also das Verstehen der Information zielt.
Mit Checklistendenken kann ich dafür sorgen, das Informationen vollständig und korrekt ausgetauscht werden. Was ich mit Checklisten nicht erreiche, ist dafür zu sorgen, dass mein Kommunikationspartner die ausgetauschten Informationen auch versteht. Projektkommunikation muss also mehr sein, als das Verteilen von Informationen über das Projekt. Wenn ein Projektleiter das übersieht, kommt esregelmäßig zu "Kommunikationsunfällen" wie falsche verstandene Anforderungen, zeitaufwändige Rückfragen von Stakeholdern und unerledigten Aufgaben, weil die Bedeutung der Aufgabe oder der Zusammenhang unklar war.
Mehr über Projektkommunikation: www.ebh-muenchen.de