Es war einmal: Ein Projekt X mit großem politischen Überbau - und es war
ein junger Projektleiter mit viel Begeisterung und (zu)viel Respekt vor
großen Tieren. Eines Tages kam der Chef des Projektleiters ins Büro und
rief aufgeregt: "Ich brauche morgen einen Projektbericht auf Folie, ich
habe eine Präsentation bei meinem Chef". "Kein Problem, das kann ich
gleich machen, sie haben die Präsentation bis heute Nachmittag"
antwortet der beflissene Projektleiter. Gesagt - getan. Die Folien
wurden abgeliefert, der Vortrag gehalten, Chef und Chef-Chef waren
zufrieden.
Der Chef-Chef war sogar so zufrieden, dass er eine Präsentationen vor
dem Vorstand in Aussicht stellte. Des Projektleiters Herz hüpfte vor
Freude, ein wenig mehr Aufmerksamkeit konnte dem Projekt nicht schaden.
Wenig später war es dann tatsächlich soweit - ein Termin für eine
weitere Präsentation wurde anberaumt. Angesichts der Wichtigkeit des
Teilnehmerkreises sollte die Präsentation überarbeitet werden. Sie
sollte schöner, spektakulärer und weniger mit Einzelheiten gefüllt
werden. Wieder sagt der Projektleiter: "Kein Problem, das wird gemacht!"
Es wurde eine beeindruckende Präsentation, das Projekt gewann an
Aufmerksamkeit, die Folien wurden weitergereicht, kopiert und an anderen
Stellen weiter diskutiert.
In der Zwischenzeit war das Kalenderjahr zu Ende gegangen, das Ritual
des Projektberichtes stand an. Für den jungen unerfahrenen Projektleiter
war es der erste große Bericht. Ein mühsames Unterfangen ... Zahlen in
Excel Dateien übertragen, inhaltliche Zusammenfassungen zu
Projektschritten schreiben, eine neue Management-Summary formulieren,
weil die alte zu lang für das neue Formular war und vieles mehr. Zu
guter Letzt wurde noch eine Präsentation für den Lenkungsausschuss
erstellt, die Präsentation sollte den Bericht zusammenfassen auf das die
Mitglieder des Lenkungsausschusses auf das Lesen des Berichtes und der
Formulare verzichten können. Am Ende stand eine ansehnliche Mappe, die
sich auf den Weg zum Lenkungsausschuss und in weitere Steuerungsgremien
machte.
Das neue Jahr begann mit der Einführung einer neuen
Projektsteuerungssystematik und dem Aufbau eines unternehmensweiten
agierenden Projektbüros. Das neu gegründete Projektsteuerungsbüro begann
Informationen über alle laufenden Projekte zusammen zu tragen erstellte
eine große Projektliste und sprach Empfehlungen zu Weiterführung oder
Einstellung von Projekten aus.
Auch das Projekt X wurde untersucht und für wertvoll befunden - es
sollte aber modifiziert und mit einem anderen Projekt zusammengelegt
werden. Während der Projekt-Recherche war noch ein ähnliches Projekt Y
gefunden worden. Aus Projekt X und Projekt Y sollte das Projekt X2
gemacht werden. HURRA! Die bedeutende Schwierigkeit bestand nur darin,
dass Projekt X und Y identisch waren. Die kursierenden Berichte und
Präsentationen waren mehrfach weiter gegeben worden, das Wissen darum,
dass es sich um EIN Projekt handelte war hingegen verloren gegangen.
Es wurde leider nicht überliefert wie der Projektleiter, der den Auftrag
für die Konsolidierung der zwei Projekte bekam, die Aufgabe gelöst hat.
Und die Moral von der Geschichte:
- Einfache Projektberichte werden besser verstanden
- Schön gemachte Präsentationen können viel Verdruss bereiten
- Zu viel Aufmerksamkeit für ein Projekt macht das Arbeiten nicht leichter
Dr. Eberhard Huber http://www.pentaeder.de