Produktiver arbeiten: Wie du mit diesem Trick dein Arbeiten revolutionierst

Produktiver arbeiten: Wie du mit einem Trick dein Arbeiten revolutionierst (Quelle Video: youtube)

" Never confuse activity with productivity. "

// Barry Guy, englischer Mentor bei Bertelsmann

Bist du „busy", beschäftigt? Mir geht es so. Fast immer. Es gibt kaum Zeiten, in denen ich nicht beschäftigt bin. Ich gebe zu: Es fühlt sich gut an, beschäftigt zu sein. Es ist sogar en vogue „ziemlich busy" zu sein. Das gehört dazu, wenn man „erfolgreich" ist...

Wer sagt eigentlich, dass das so sein muss?

Im letzten Blogpost fragte ich: Wie wollen wir eigentlich leben? Welche Prioritäten bestimmen mein Leben?

Woher kommt unsere höchst schnelle Taktung im (Arbeits-)Leben? Ein Faktor ist sicherlich der Wandel der Technologie. Diese hat unsere Kommunikation von grundauf verändert. Meine erste Emaildresse bei GMX habe ich kurz vor meinem Abi Ende der 90er eingerichtet. Den ersten Handyvertrag mit O2 habe ich 1999 unterschrieben (und bin bis heute treuer Kunde ;). Ich war stolz wie Bolle.

Sprung ins Heute: Wir sind jederzeit und überall permanent erreichbar und vernetzt. Davon wollen wir nicht mehr weg. Durch Technologie fühlen wir uns verbundener als je zuvor. Auf einem Job in China kann ich mit meiner Tochter facetimen - ohne teure Auslandsgebühr. Wenn ich jedoch im Zug zwischen Bielefeld und Hannover keine 3G Verbindung habe, fällt mir schnell auf das mir was fehlt...

Ein Blick in meine Arbeitsrealität als Selbstständiger zeigt: Ich bin permanent erreichbar. Einfach, weil es möglich ist. Natürlich verschafft mir genau das viele Vorteile. Beim normalen Arbeiten werden wir aber ständig von Dingen unterbrochen, die dringend zu sein scheinen. Dabei sind sie aber oft nicht wichtig. Dinge, zu denen wir uns sofort hingezogen fühlen. Dinge, die wir oft direkt erledigen. Die WhatsApp-Nachricht, der Anruf, der plärrende Emaileingang: Bling, Bling, Bling. Sind diese Störungen aber in dem Moment wirklich berechtigt?

Was ist eigentlich wirklich wichtig?

Unsere heutige Arbeitswelt erfordert es, herausfordernde, komplexe Aufgaben unter engem Zeitdruck zu erledigen. Exzellente Ergebnisse sollen zeitlich wie qualitativ auf hohem Niveau realisiert werden. Wie erreichen wir dieses hoch gesteckt Ziel?

Fokussier dich. Hör auf mit dem Multitasking. Tue weniger, aber bewusster. Arbeite produktiv.

Stephen R. Covey hat dies in seinem Buch Hör auf, alles auf einmal zu wollen. Lass die guten Aktivitäten sein, um die wirklich wichtigen anzugehen. Den Unterschied zwischen dringend und wichtig zeigt die Eisenhower-Matrix auf. Die 7 Wege zur Effektivität auf den Punkt gebracht.

Quelle: Forum Verlag

Wichtig oder dringend? Prioritäten setzen, um produktiver arbeiten zu können...

Nur weil man jeden Tag im Büro am Rechner sitzt, heißt das noch lange nicht, dass ich etwas nützliches erledige. Mit den Überstunden zu prahlen bringt keinem etwas - höchstens dem Ego. Zeit ist auch nicht der bestimmende Faktor. Projekte von A nach B zu entwickeln, gesteckte Ziele zu erreichen und Qualität mit Mehrwert allerdings schon. Die Aktivität an sich -zur Arbeit gehen, Mails beantworten, an Meetings teilnehmen- führt nicht dazu, einen Nutzen zu schaffen. Produktiv wirst du, indem du mit klaren Prioritäten, Zielen, Sinn und Verstand arbeitest.

Verwechsel nie Aktivität mit Produktivität, wie mein Mentor Barry Guy sagte. Der Satz sass - aber erst viel später hat er bei mir seine Wirkung entfaltet. Ich bekenne: Oft war ich sehr aktiv. Ich habe aber viel zu wenig produktive Resultate durch mein Zeitinvestment gesehen. Es geht eben nicht um die investierte Zeit, sondern die produktiven Ergebnisse.

Mein Tipp: Mail vom Handy löschen - AutoIntervall bei Mails deaktivieren...

Zum Schluß (m)ein Trick, den ich durch Zufall aufgrund meiner Auszeit entdeckt habe. Mir fiel auf, dass ich in jeder freien Minute fast wie ein Süchtiger auf mein Handy gestarrt habe. Selbst auf dem Spielplatz mal kurz die Mails checken. Kurz mal schauen, ob es was Neues auf Facebook gibt. Wie krank - als „Gestalter wirkungsvoller, emotionaler Momente" die besten Chancen mit dem eigenen Kind vergeigen. Autsch.

Kurzerhand habe ich zu Beginn des Sabbaticals die Facebook App und meine Arbeitsmail vom Handy gelöscht. Das war ein erster Anfang. Später habe ich auch die private Mail gelöscht. Siehe da, es macht ein anderen Menschen aus mir. Manchmal habe ich das Handy sogar vergessen, wenn ich rausging. Jetzt bin ich gerne im Moment. Ich liebe es aufmerksam Zeit mit meinem Gegenüber zu verbringen. Dabei nicht im Kopf über drei andere Projekte weiterzudenken. Stop mit dem Multitasking.

Seit dem ich wieder arbeite habe ich auch die Auto-Funktion für das Empfangen von Mails alle 5 Minuten in Outlook deaktiviert. Oft sass ich an Konzepten und beim konzentrierten Denken ploppten die Mails rein. Reflexartig war ich raus und hab kurz geschaut, was es denn gerade wichtiges gab. Aber sind die Mails dringend...?

Durch diese sehr einfachen Veränderungen hat sich meine Mentalität verändert: Ich reagiere nicht mehr, sondern ich agiere. Ich bestimme selbst und bewusst, wann ich Mails abrufe und wann ich konzentriert wichtige Themen abarbeite. Denn genau diese Projekte sind es, die den Nutzen und Mehrwert schaffen. Nicht das reagieren auf Mails, Nachrichten, aufploppendes. So schafft man auch tiefgehende Arbeit -oder Deep Work- wie es Cal Newport exzellent auf den Punkt bringt. Das oben verlinkte Video erklärt den Unterschied von oberflächlicher zu tiefer Arbeit.

...und drei strategische Eckpfeiler in meiner Zeitplanung - für ein MEHR an Produktivität!

Abschließend noch drei Tipps, mit denen ich gute Erfahrung mache:

1. Welche drei Prioritäten sind für die kommende Woche wichtig? Jeden Sonntagabend plane ich auch mit meiner Frau wer wann wie womit beschäftigt sind wird (für das Privatleben, da wir beide selbstständig sind). 15 bis 30 Minuten reichen dafür dicke aus - schaffen aber vor allem Klarheit.

2. Am Ende jeden Arbeitstages plane ich die drei wichtigsten Aufgaben, die ich am nächsten Tag erledigen will (naja, Hand aufs Herz: fast jeden ;). Das schafft Verbindlichkeit.

3. Am Ende jeden Monats gleiche ich die gesteckten Ziele mit der Realität ab: Habe ich meine Prioritäten realisiert, habe ich strategische Ziele erreicht, passt die Gesamt-Balance im Leben? Das schafft Messbarkeit.

Im Umkehrschluss kann ich somit auch evaluieren, ob meine Ziele und Strategie passt oder diese geändert werden muss. Damit kann dann auch die Frage beantwortet werden: Lebe ich so, wie ich das wirklich will?!

Frage: Bist du aktionistisch oder produktiv? Beschäftigen dich dringende oder wichtigen Projekte? Welche Prioriäten hast du? Womit (ver)planst du deine Zeit? Was reißt dich aus produktiven Phasen heraus und ist das OK? Hast du Routinen, um das absolut Beste aus deinem (Arbeits-)Leben zu holen?

Drei Lesetipps zum vertiefen - produktiver arbeiten:

Produktivität: Bloß nicht mehr als 50 Stunden arbeiten! Spending 10 Minutes a Day on Mindfulness Subtly Changes the Way You React to Everything If You Want To Be Successful, Don't Confuse Being Busy With Getting The Right Things Done

12 Tipps um Produktiver arbeiten zu können: