Eine sorgfältige Planung der Personalkosten bzw. des Personalaufwandes wird umso wichtiger je höher im Unternehmen der Personalkostenanteil an den Gesamtkosten ist. Auch bei der Erstellung eines Businessplans kommt der Personalkostenplanung eine besondere Bedeutung zu. Sollen für die Preisfindung von Dienstleistungen und Produkten zunächst Stundenverrechnungssätze ermittelt werden, ist die sie ebenfalls notwendige Grundlage für das Controlling.
Excelvorlage
Die Berechnung von Personalkosten kann mit der Hilfe von Excel gut umgesetzt werden. Die Excelvorlage für die Planung der Personalkosten soll die folgenden Erläuterungen veranschaulichen. Hier kann auf der Downloadseite eine entsprechende Excel-Vorlage zur Berechnung der Personalkosten heruntergeladen werden.
Personalplan
Die Basis für die Personalkostenplanung bildet der Personalplan der auch als Stellenplan bezeichnet wird. Darin sind die Planstellen für den zu planenden Zeitraum enthalten. Diese setzen sich aus den vorhandenen Planstellen zuzüglich der neu zu besetzenden und abzüglich der abzubauenden Stellen zusammen. Kommt es unterjährig zu Veränderungen so ist dies mit einem entsprechenden Faktor zu berücksichtigen. Wird beispielsweise ein Mitarbeiter am 01.04. des Jahres eingestellt ist der Faktor 0,75 anzuwenden was dem Anteil von 75% der jährlichen Kosten entspricht. Das gilt auch für Zeiten wie die Elternzeit in denen das Arbeitsverhältnis ruht.
Die Zeiträume sowohl für die Rekrutierung als auch für die Einarbeitungszeit sind realistisch zu planen. Auch die Planstellen für Aushilfen, Praktikanten und Auszubildende sind zu berücksichtigen.
Ermittlung der Bruttovergütung
Von den schon tätigen Mitarbeitern sind die Löhne bzw. Gehälter schon bekannt. Diese werden nun um die erwarteten individuellen, tariflichen bzw. betrieblichen Gehaltssteigerungen erhöht. Für die geplanten Neueinstellungen müssen die Gehälter geschätzt werden.
Auch Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, pauschale Zulagen, vermögenswirksame Leistungen und die erwartete Höhe einer erfolgsabhängigen Vergütung sollten für die einzelnen Planstellen separat ermittelt werden.
Zur Bruttovergütung gehören auch Personalkosten wie Überstundenvergütungen, Wochenend- oder Nachtzulagen. Diese entwickeln sich meist proportional zu den Löhnen und Gehältern. Da eine detaillierte Planung nicht möglich ist, sollte daher aus den Vergangenheitswerten ein prozentualer Zuschlagsatz berechnet werden, der dann aufgeschlagen wird.
Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung
Die sozialen Abgaben beinhalten vor allem die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung. Dies sind die Beiträge des Arbeitgebers für die gesetzliche Krankenversicherung, die Pflegeversicherung, die Arbeitslosenversicherung, die Rentenversicherung und der Beitrag für die Berufsgenossenschaft.
Bei Gehaltsumwandlungen für eine zusätzliche betriebliche Altersversorgung (Direktversicherung, Pensionskasse, Unterstützungskasse) sollte bedacht werden, dass bei diesen auch vom Arbeitgeber teilweise keine Sozialversicherungsbeiträge abzuführen sind. Dies kann die Personalnebenkosten oft in einem nicht unbeachtlichen Maße senken.
Hier finden Sie eine Übersicht zu den Sozialversicherungsbeiträgen 2013.
Freiwillige soziale Aufwendungen
Auch freiwillige soziale Aufwendungen, Aufwendungen für die Altersversorgung (Mitarbeiter und Geschäftsführer), pauschale Steuern, Krankengeldzuschüsse, Fahrtkostenerstattungen und sonstige soziale Abgaben zu den Personalkosten gehören in die Personalkostenplanung.
Aufwendungen für Dienstwagen die privat nutzbar sind, sollten aber nicht in die Personalkosten hineingerechtet werden, da sie zu den Sachkosten gehören.
Kalkulatorische Personalkosten
Hin und wieder müssen auch kalkulatorische Personalkosten geplant werden. Dies ist der Fall wenn der Unternehmer sich kein Gehalt in üblicher Höhe zahlt. Das Gehalt ist mit dem Wert zu vergleichen die ein Fremdgeschäftsführer für die Tätigkeit erhalten würde. Der fehlende Betrag wird zusätzlich als kalkulatorischer Unternehmerlohn berücksichtigt.
Kalkulatorische Personalkosten für unentgeltlich mitarbeitende Familienmitglieder sollten aber heutzutage eher selten vorkommen.
Berechnung der Personalkosten
Ob die ermittelte Höhe Personalkosten insgesamt realistisch ist, lässt sich anhand der im Unternehmensregister veröffentlichten Jahresabschlüssen vergleichbarer Unternehmen nachvollziehen. Darin ist nicht nur der Personalaufwand enthalten, sondern meist auch in den Angaben im Anhang die durchschnittliche Mitarbeiterzahl. Die regelmäßigen Veröffentlichungen des Statischen Bundesamtes zu den durchschnittlichen Arbeitskosten in den wichtigsten Branchen kann auch für eine Überprüfung der Höhe der durch die Personalkostenplanung ermittelten Kosten herangezogen werden.
Weiterführende Artikel
Artikel zum Buch zum Controlling mit Microsoft Excel 2010
