Performance Tipp #73: Mailen

„260 E-Mails!“. Stolz verkündet uns Ahmet Uslam – Leiter der Marketing & Sales Abteilung eines Luftfahrtkonzerns – die Anzahl der elektronischen Nachrichten, die während der Urlaubszeit in seinem Posteingang eingetrudelt sind. Ohne auf eine Reaktion zu warten ergänzt er beflissen: „Das sind viele dringende Themen. Ich werde jetzt den Nachmittag blocken und den Berg abtragen.“.

Für mich stellen sich zwei Fragen. Erstens: Wie kann man auf sein E-Mailvolumen stolz sein? Zweitens: Warum soll man dringenden E-Mails so eine hohe Priorität einräumen?

E-Mails für wichtige und nicht-dringende Themen

Wieviel Zeit steckst Du täglich in Deine E-Mails?

Im Schnitt 90 Minuten kosten E-Mails eine Bürokraft. Pro Arbeitstag! Das sind bei einem 8 Stunden Tag knapp 20 Prozent der Gesamtarbeitszeit. Auch bei Beratern macht die E-Mail-Mania keine Ausnahme. Jeden Tag prasseln Duzende elektronische Nachrichten von Kunden, Kollegen, Vorgesetzten und Mitarbeitern auf Dich ein. Grund genug, effektive Gegenmaßnahmen einzuleiten und den Arbeitsaufwand mit E-Mails spürbar zu reduzieren.

  • Verwende eine einzige E-Mailbox in der alle Nachrichten zusammenlaufen. Spare Dir das Hin- und Herspringen in verschiedene Mail-Programmen.
  • Deaktiviere alle Mail-Benachrichtigungsfunktionen. Diese lenken ab, unterbrechen bei der konzentrierten Arbeit.
  • Arbeite mit E-Mail-Filtern. Diese sortieren eingehende Mails wie Newsletter oder CC-Mail auf Basis definierter Kriterien automatisch in ein Postfach.
  • Handle nach dem ‚Inbox-Zero‘ Prinzip. Dazu liest bzw. beantwortest Du jede im Posteingang eintreffende E-Mail und legst diese anschließend ins Archiv. Deine Eingang zeigt Dir alle offenen Korrespondenz-Aufgaben.
  • Versende E-Mails sparsam. Getreu dem Motto „Wer wenig sendet, erhält auch wenig.“ geizt Du mit Nachrichten und vermeidest das Einkopieren in CC.
  • Arbeite E-Mails en Bloc ab, zum Beispiel 09:00 Uhr, 13:00 Uhr und 17:00 Uhr. Einmal im Schreibmodus, benötigst Du in Summe weniger Zeit.
  • Beantworte Anfragen nicht sofort. Im schnelllebigen Projektgeschäft ändern sich die Präferenzen. Nach einigen Stunden ist das Thema oft nicht mehr relevant.

Im Wandel der Zeiten: Kommunikation. Großeltern: In Person und Bote – Eltern: Post und Telefon –  Enkel: Internet und E-Mail.
– Willy Meurer, deutsch-kanadischer Kaufmann, Aphoristiker und Publizist

E-Mailing ist eine asynchrone Kommunikationsform bei dem keiner der Partner auf den anderen warten muss. Damit eignen sich Mails für wichtige, jedoch nicht für dringende Angelegenheiten. Daher: ist etwas wirklich wichtig und dringend, wird Dich Dein Kunde, Kollege oder Vorgesetzte anrufen oder persönlich aufsuchen. Wetten?


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