Performance Tipp #7: Vorbereiten

Prozessoptimierungsprojekt beim Automobilzulieferer. Ein Kollege und ich sollen mit Hilfe von Interviews relevante Verbesserungspotentiale in den Abläufen ans Tageslicht bringen. Unsere Rollenverteilung ist klar: mein Kollege stellt die fachlichen Fragen, ich halte die Fakten im Protokoll fest.

Wir sitzen vor unserem ersten Gesprächspartner und wollen starten. Plötzlich merke ich, wie meinem Kollegen der Schweiß ausbricht und er sich unruhig auf dem Sitz hin und her dreht. „Gibt es ein Problem?“ raune ich ihm zu. „Ich kenne mich in dem Thema überhaupt nicht aus.“ antwortet er mir etwas verkniffen. „Kannst Du nicht die Rolle des Interviewers übernehmen? Ich schreibe auch alles mit.“

Erfolg kommt mit guter Vorbereitung

Der Hollywood-Schauspieler tut es. Der Profifußballspieler. Der Bundeswehrsoldat sowieso. Erfolgreiche Personen bereiten sich auf ihre Einsätze vor. Auch in der Beratung empiehlt es sich, wenn Du anstehende Gruppenaufgaben vorbereitest:

  • Überfliege vor einem Interview noch einmal Deinen Leitfaden mit den Fragen.
  • Notiere vor dem Mitarbeitergespräch mit Deinem Chef die aus Deiner Sicht relevanten Diskussionspunkte.
  • Befasse Dich vor dem Bedarfsgespräch beim Neukunden mit dessen Unternehmen, Abteilung und Zielstellungen.
  • Arbeite Dich vor dem Themen-Workshop tiefer in die Fragestellungen ein.

Vorbereitung hilft Dir, Sicherheit für die anstehende Tätigkeit zu gewinnen. Im Kopf läufst Du die einzelnen Punkte schon einmal ab, durchdenkst Unklarheiten, Fallstricke und Abkürzungen. Das ist wie beim Trainingslauf im Vorfeld eines Marathons.

Der Junge soll seine Kraft auf die Vorbereitung, der Alte auf die Nutzung verwenden.
– Michel Eyquem de Montaigne, französischer Humanist

Dabei gilt: je wichtiger das Ereignis, je unbekannter Dir das Thema, je mehr Personen anwesenden sind, desto umfassender sollte Deine Vorbereitungen ausfallen. Handelt es sich hingegen bereits um das neunte Interview mit identischen Frageinhalten oder steht wieder der wöchentliche Jour Fixe auf dem Programm, dann reduzieren sich Deine Vorbereitungsmaßnahmen auf ein Minimum.

Gute Vorbereitung kostet natürlich Zeit. Begehe hier nicht den Fehler des ‚Overpreparing‘. Möglicherweise entwickelt sich der Termin wider erwartend in eine andere Richtung. Neue Fragen treten auf oder das Thema verliert an Relevanz. Halte Dich an das Minimalprinzip: mit minimalen Aufwand maximal gut vorbereitet sein. Sei der Kundschafter im Projekt und beeinflusse, welchen Weg die Kunden-Berater-Karawane einschlagen wird.


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