Donnerstagnachmittag. Unser wöchentlicher Jour Fixe steht an. Ich moderiere den Termin, bitte meinen Juniorkollegen Christian die Aufgabenliste zu führen. Pünktlich 14:00 Uhr starten wir das Meeting. Die anschließende Stunde vergeht im Flug. Alle Teilnehmer berichten von ihren Ergebnissen, Herausforderungen und den nächsten Schritten. Emsig notiert Christian die neuen Aufgaben, hakt erledigte ab bzw. präzisiert weiterhin bestehende Verpflichtungen.
Im Nachgang zum Jour Fixe setzen sich Christian und ich zusammen, um gemeinsam durch die Aufgaben zu gehen. Ich überfliege kurz die Liste, wende mich dann an meinen Kollegen: „Was kann ich unter Aufgabe 5 verstehen?“. Christian liest die Aufgabe, kann sich jedoch auch keinen Reim auf seine Notizen machen. „Wer ist denn für Aufgabe 19 verantwortlich?“ will ich weiter wissen.
Die Aufgabe – spezifisch, zugewiesen und terminiert
Im Geschäftsleben beantwortet eine gute Aufgabe die Frage „Wer macht was bis wann?“.
- Wer – der Verantwortlicher für eine Aufgabe. Diese Person schuldet dem Projektteam das Ergebnis. Sie kann die Aufgabe delegieren, ist aber weiterhin für eine fristgerechte Lieferung verantwortlich.
- Was – die Beschreibung der Aufgabe, so spezifisch und klar wie möglich. Nicht die Tätigkeit, sondern das gewünschte Resultat steht im Fokus.
- Bis wann – die Terminfrist für die Aufgabe. Daher: bis wann sollen die aus der Verpflichtung entstehenden Ergebnisse spätestens vorliegen.
Eine Aufgabe hat immer genau einen Verantwortlichen. Dieser kann andere Personen konsultieren, informieren oder um Unterstützung bitten. Letztlich bleibt er jedoch in Verantwortung.
Unsere Hauptaufgabe ist nicht, zu erkennen, was unklar in weiter Entfernung liegt, sondern zu tun, was klar vor uns liegt.
– Thomas Carlyle, schottischer Essayist und Historiker
Vergib jeder Aufgabe in Deiner Liste eine eindeutige Nummer. Oft ist auch eine selbsterklärende Kategorie für die Aufgaben sinnvoll. Mit dieser ordnest Du die Aufgabe in ein bestimmte Schublade ein, beispielsweise Themengebiet, Teilprojekt oder Zielgruppe. Praktisch auch, wenn Du den Status einer Aufgabe notierst. Verwende ‚Offen‘, ‚Erledigt‘ und ‚Entfällt‘ als mögliche Zustände.
Häufig werden in Meetings Aufgaben in die Luft geworfen, ohne diese vollständig zu definieren. Habe keine Scheu, explizit nachzuhaken. Ist das eine Aufgabe? Wer soll diese bis wann erledigen? Wie kann ich die Aufgabe verstehen? Kurzfristig stören sich die Teilnehmer vielleicht an Deiner Genauigkeit. Mittel- bis langfristig ist jeder froh, das Klarheit über die Verpflichtungen besteht.
