Ich bin im Stress. Bis 20:00 Uhr muss ich unsere Angebotspräsentation an die Partner versendet haben. Morgen Vormittag sind diese bei einem Neukunden zum Akquisegespräch. Thema: Die Fertigungsindustrie in Zeiten der Digitalisierung.
Ich blicke auf meine Uhr. Bereits 17:35 Uhr. Noch knapp 2.5 Stunden. Jetzt konzentrieren, dann schaffe ich es gut. Plötzlich klingelt mein Smartphone. Meine Kollegin Claudia möchte wissen, was Sie für unseren Workshop morgen noch vorbereiten kann. Kurz gehen wir gemeinsam durch die Agenda und beenden dann unser Telefonat.
Erneut blicke ich auf die Uhr. 17:50 Uhr. Verdammt. Mir läuft die Zeit davon…
Auf genau eine Arbeitsaufgabe auf einmal fokussieren
Über die genaue Zeitspanne debattieren Wissenschaftler noch, in einem sind sie sich aber alle einig: die Unterbrechung einer denkintensiven Aufgabe wie eine Angebotspräsentation verursacht Kosten. Aktuell gehen Studien von 5 bis 20 Minuten aus. Im Klartext: jedes Mal, wenn Dich eine Störung aus einer kniffligen intellektuellen Arbeit herausreißt, benötigst Du anschließend mehrere Minuten um Dich erneut reinzufuchsen. Bei vier bis fünf Unterbrechungen pro Beratertag belaufen sich Deine ‚Rüstkosten‘ damit auf mindestens 30 Minuten. Fehlende Zeit, die Du häufig mit Überstunden ausgleichst.
Oft tragen Störungen ein Tarnkleid, sind für Dich selten auf den ersten Blick erkennbar.
- Ein netter Kollege tritt an Deinen Schreibtisch heran und stellt Dir – als den Fachexperten – eine wichtige Frage.
- Aus heiterem Himmel ruft Dich ein früherer Arbeitskollege an der „einfach einmal Hallo sagen“ möchte.
- Immer wieder flackert ein Icon am rechten Bildschirmrand Deines Laptops auf und verrät Dir, dass eine neue E-Mail im Postfach gelandet ist.
- Regelmäßig zuckt Dein Smartphone unruhig hin und her und fordert Dich auf die eingegangene Textnachricht zu lesen.
Zeit hat man nur, wenn man sie sich nimmt.
– Karl Heinrich Waggerl, österreichischer Schriftsteller
Um aus dem Hamsterrad der fortlaufenden Störungen auszubrechen, musst Du aktiv werden. Schalte sämtliche Benachrichtigungsfunktionen Deiner Geräte ab. Blocke im Kalender Zeitscheiben von 30 bis 90 Minuten in denen Du fokussiert an konkreten Ergebnissen arbeitest. Kommuniziere an Deine Kollegen und Kunden, dass Du diese Intensiv-Einheiten für die Projektarbeit benötigst.
Ein Chinesisches Sprichwort besagt „Baue deine Hütte am Straßenrand, und du wirst in drei Jahren noch nicht fertig sein.“. Steht eine dringende und wichtige Aufgabe an, eliminierst Du zuerst alle Störquellen. Im zweiten Schritt arbeitest Du die Aufgabe systematisch und fokussiert ab.
