Donnerstagnachmittag 14:00 Uhr. Die Lenkungskreispräsentation steht auf dem Programm. Etwas müde blickt mich meine Kollegin Claudia aus ihren braunen Augen an. Kein Wunder, bis gestern Abend 22:00 Uhr saßen wir an den Folien. Jetzt im Meeting haben wir die Aufgabe, den Projektstatus zu kommunizieren.
Mit Zuversicht startet Claudia die Präsentation. Doch bereits auf der ersten Folie wird Sie barsch von Herrn Fernandez, dem Projektsponsor, unterbrochen: „Fehlt hier nicht noch der Punkt ‚Abstimmung mit Fachabteilung Clearing‘?“. Claudia nickt und deutet auf den Agendapunkt ‚Synchronisation‘ hin in dem alle Abstimmungstätigkeiten behandelt werden.
Sie fährt fort wird aber kurz darauf erneut mit einer Frage konfrontiert. „Warum diskutieren wir wieder das Risikomanagement?“ will dieses Mal der Leiter IT Herr Lopez wissen „Ich dachte das Thema sei durch.“.
Bessere Meetings durch Vorverdrahten
Die englischsprachigen Beraterkollegen nennen es das ‚Pre-wiring‘, zu Deutsch Vorverdrahten oder Vorverkabeln. Statt eine Personengruppe in einem Meeting mit neuen Fakten zu konfrontieren, weihst Du jeden einzelnen der Teilnehmer bereits vorab in die Inhalte ein. Im Meeting selbst kennt jeder den Stoff und nickt diesen ab.
Das Vorverdrahten – insbesondere in spannungsgeladenen Runden – ist extrem wichtig.
- Menschen mögen keine Überraschungen, insbesondere solche mit negativen Konsequenzen.
- Menschen lieben es zu Sachverhalten ihren ‚Senf‘ dazuzugeben.
- Menschen nutzen insbesondere große Meeting-Runden zur Selbstdarstellung. Besprochene Inhalte werden zum Marketing in eigener Sache missbraucht.
Vor einem wichtigen Treffen holst Du jeden Teilnehmer mit den Diskussionsinhalten ab, wenn möglich bilateral. Arbeite die einzelnen Anmerkungen ein und schaffe bereits vor dem eigentlichen Meeting ein gemeinsames Verständnis und einen Konsens.
Stets findet Überraschung statt / Da, wo man`s nicht erwartet hat.
– Wilhelm Busch, deutscher Dichter, Zeichner und Maler
Um gut Vorverdrahten zu können, musst Du eine Initialfassung Deiner Präsentation bereits früher als sonst fertigstellen. Vermeide hier Perfektionismus. Schließlich erhältst Du in den anstehenden Gesprächen wertvolles Feedback für Deine Folien.
Falls ein Treffen mit einem Teilnehmer nicht möglich ist, sendest Du diesem die Unterlage mit Bitte um Rückmeldung. Zumindest sind die Themen dann für ihn nicht neu und er hat die Gelegenheit gehabt, seine Aspekte mit einzubringen.
