Statuspräsentation beim Chief Information Officer Herrn Dr. Wilhelm. Seit Wochen steht der Termin rot in meinem Kalender. Ursprünglich auf eine ganze Stunde festgesetzt, wurde das Treffen gestern kurzerhand auf 30 Minuten gekürzt.
Überpünktlich erscheinen wir vor der Bürotür von Dr. Wilhelm wo uns seine Sekretärin empfängt. „Herr Wilhelm hat direkt im Anschluss eine wichtige Verpflichtung. Er wird das Meeting früher verlassen.“ gibt sie uns zu verstehen und ergänzt: „Bitte kommen Sie rasch zum Punkt.“.
Geschlagene 15 Minuten harren wir aus bis Herr Wilhelm endlich eintrifft. Etwas außer Atem blickt er uns durchdringend an und bittet:“Dann erzählen Sie mal. Wie steht es um mein Projekt?“.
Die Quintessenz immer zuerst
Die Amerikaner nennen es ‚Bottom line up front‘ oder kurz BLUF. Die Empfehlung, das Resultat oder die Haupterkenntnis stellst Du direkt an den Beginn einer Kommunikation. Anschließend geht es um die Details – je nach verfügbarer Zeit und Präferenz Deines Kommunikationspartners. Auch diese Details kannst Du weiter vertiefen. Damit entsteht die typische Struktur einer Pyramide: der wichtigste Fakt formt die Spitze, die vielen Einzelinformationen wiederum die darunter liegenden Ebenen.
Im Consulting kannst Du das Prinzip der Pyramide an vielen Stellen anwenden:
- In E-Mails notierst Du das Ergebnis, die Frage oder die Handlungsaufforderung direkt ganz oben. Anschließend listest Du weiterführende Infos auf.
- Analyseberichte beginnst Du mit einer Management Summary. Dieser Abriss bringt die wichtigsten Fakten auf den Punkt. Alle Details stehen dann im Report.
- Bei einer Präsentation widmest Du Dich zuerst der Kernbotschaft. Anschließend vertiefst Du diese, je nach Wissensbedarf der Teilnehmer.
Das Herzstück der Unternehmenskultur ist die Kommunikation zwischen den Menschen.
– Fabrizio Perini, schweizer Kommunikationstrainer
Selten interessieren sich Top-Manager wie der oben beschriebene CIO für Tätigkeiten, Methodiken oder Vorgehensweisen. Sie sind einzig und allein an Deiner Schlussfolgerung und ihre Gültigkeit interessiert. Häufig reichen 5 Minuten um diese – gerne mit Unterstützung einer Präsentationfolie – auf den Punkt zu bringen. Hat der Entscheider dann weiterhin Interesse und Zeit, legst Du gewünschte Aspekte eine Ebene tiefer.
Um das Prinzip der Pyramide erfolgreich anzuwenden, musst Du Dich mit Deinem Kommunikationspartner beschäftigen. Welche Fragen treiben diesen um? Wie ‚konsumiert‘ er Informationen? In welchem Rahmen und wann? Ausgestattet mit diesem Wissen, ist für Dich kein Status-Meeting zu kurz.
