Eines meiner größten Probleme bei der Online-Arbeit ist sicherlich die Inbox meiner Postfächer. Newsletter, Social Media, Werbung, aber auch Infos über neue Produkte, die ins Blog passen oder auch die Konversation für die Artikel, die in diversen Medien von mir veröffentlicht werden, müllen den Eingang recht schnell zu.
Wenn ich da mal einige Zeit mit der Bearbeitung nicht nachkomme, Emails in die entsprechenden Ordner zu sortieren, wird es schnell chaotisch und die Anzahl der Emails in der Inbox wird vierstellig. So muss ich mich dann am Ende durch eine recht lange Fleißarbeit quälen, die ich zudem noch vor mir her schiebe und die gerade dadurch das Problem immer größer werden lässt.
Die „Zero-Inbox“ ist eigentlich mein erklärtes Ziel und wird aber fast nie erreicht. So war ein Umdenken und eine neue Organisation notwendig. Ausschlag gab ein Blogeintrag von Leo Babauta in seinen Zen Habits. In dem Artikel „Email Zen: Clear Out Your Inbox“ beschreibt er seine Herangehensweise mit seiner Google-Email-Adresse. Da auch ich bei Google meine Postfächer nutze, habe ich mir sein System einmal näher angesehen und sehr schnell für mich umgesetzt.
Seine Herangehensweise ist denkbar einfach! Er nutzt keine spezifische und komplizierte Ordnerstruktur, sondern die Archivierungsfunktion für die wichtigen Emails und löscht alles unwichtige oder die Emails, die er erledigt hat. Die Suchfunktion des Google-Email-Faches ist so gut, dass er benötigte Emails schnell wiederfindet.
Dies hörte sich wirklich nicht schlecht an! Die Ordnerstruktur in meinen Postfächern ist schon recht arbeitsintensiv und diese würde ich mir gerne sparen. So setzte ich mich an einem Nachmittag hin und warf die Ordnerstruktur komplett in den Mülleimer. Alles Wichtige, egal ob privat oder für die Schreiberei, kam ins Archiv. Alles andere wurde gnadenlos gelöscht. Schon war die Inbox schön leer und machte nicht mehr diesen niederschmetternden übervollen Eindruck.
Gleichzeitig führte ich Email-Zeiten ein. Morgens um 09:00 Uhr geht es nun erst los und dann wird gut alle zwei Stunden der Posteingang gecheckt. Dazwischen geht das mobile Internet offline – das schont den Akku und so hält dieser länger durch. Ab spätestens 22.00 Uhr ist Schluss und das Handy geht in den Flugmodus über Nacht. Hier ist mein Artikel über das minimalistische Smartphone sehr interessant.
Vorher, hinterher und zwischendurch wurden die Emails nicht mehr bearbeitet. Das erhöht den Fokus auf die gegenwärtige Arbeit und fördert, durch die fehlende Unterbrechung, meine Kreativphasen. Die eingegangenen Emails werden dann in einem Ruck direkt durchgearbeitet, abgelegt, gelöscht. So fasst man nur noch einmal eine Email an. Das spart immens Zeit und so bleibt die Inbox immer schön leer und wichtige Dinge können trotzdem schnell über die Suchfunktion nachgeschlagen werden.
Das System ist nun seit gut einem Monat in Betrieb und, was soll ich sagen, es gefällt mir sehr gut. Hatte mich mein Posteingang in der Vergangenheit immer sehr nieder gedrückt, da dort immer unzählige Email drin lagen und jeden Tag immer mehr wurden, ist jetzt alles schön übersichtlich.
Das gibt Struktur und Ruhe!
Wie macht ihr das mit eurem Posteingang?
