Soll ich die Lohnabrechnung selbst machen, oder doch lieber vom Steuerberater machen lassen? Diese Frage stellt sich ganz sicher jeder Unternehmer am Anfang seiner Selbständigkeit. Selbst im Laufe der Selbständigkeit wird diese Entscheidung sicherlich oft hinterfragt, vor allem wenn man sich einmal entschieden hat die Lohnabrechnung vom Steuerberater machen zu lassen, denn die Kosten dafür übersteigen selbst mit einer handvoll Mitarbeitern schnell 150 €. Denn der Steuerberater kassiert nicht nur für die reine Lohnabrechnung pro Mitarbeiter. Er kassiert auch pro Mitarbeiteranmeldung, -abmeldung, Sofortmeldung und Krankmeldung.
Besitzt man eine "kleine" Firma mit nicht mehr als 10 Angestellten, fällt die Entscheidung sicher leicht die Lohnbuchhaltung selbst erledigen zu wollen. Aber wie erstellt man eine Lohnabrechnung? Wie melde ich zu den einzelnen verschiedenen Krankenkassen meiner Mitarbeiter? Und wie hohle ich mir meinen Teil an kranke Arbeitnehmer ausbezahlte Gehalt wieder zurück?
Diese Fragen schrecken ganz sicher viele Unternehmer ab und entscheiden sich für den Steuerberater. Aber die Wirklichkeit sieht so aus: Ein "richtiges" Lohnabrechnungsprogramm erledigt all diese Dinge automatisch. Ein "richtiges" Lohnabrechnungsprogramm ist z.B. SageOne, mit dem wir unsere komplette Lohnbuchhaltung durchführen. Es gibt sicher eine ganze Menge Programme auf dem Markt, aber wir hatten uns für dieses Programm entschieden, da es internetbasiert und sehr ansprechend ist.
Im folgenden erkläre ich wie eine Lohnabrechnung mit SageOne ganz leicht erstellt wird.
Anmeldung bei SageOne Lohn & Gehalt
SageOne bietet drei verschiedene Pakete an. "Lohn & Gehalt" ist eines davon. Zusätzlich gibt es noch "Angebot & Rechnung", welches man mit seiner Lizenz für "Lohn & Gehalt" gleich mitbenutzen kann. Und es gibt "Finanzen & Buchhaltung", mit dem man seine Buchführung erledigt.
SageOne bietet für alle seine Produkte einen 30 Tage Test an. Für diesen sollte man sich registrieren. Man kann war keine Lohnabrechnung verfassen ohne sich die Lizenz zu kaufen, aber man kann sich erst einmal genug Zeit nehmen um die Daten seiner eigenen Firma zu vervollständigen. Nicht jeder kennt seine Mitgliedsnummer der Berufsgenossenschaft auswendig. Auch kann man sich Zeit nehmen um seine Mitarbeiter im Programm zu erstellen. Wenn man dann am Punkt angelangt ist seine Lohnabrechnung erstellen zu "müssen", kann man sich die Lizenz kaufen. Zur Zeit kostet sie 5,90 € für jeden abgerechneten Mitarbeiter. Sollte man viele Angestellte haben, gibt es auch Rabatte.
Erstellen seiner eigenen Firma
Als erstes sollte die eigene Firma editiert werden. Die meisten Felder sind recht selbsterklärend. Die Betriebsnummer muss man bei der Agentur für Arbeit beantragt haben und die Daten der Berufsgenossenschaft erhält man nachdem man sich angemeldet hat.
SageOne - Firma editieren
Als nächstes werden die Finanzdaten editiert. Die Bankdaten sind selbsterklärend, die Daten für das Finanzamt nicht unbedingt. Die "Art der Zahlung" muss man selbst entscheiden, ob man es selbst überweisen möchte oder lieber bequem vom Finanzamt eingezogen werden soll. Die Übermittlung erfolgt in der Regel monatlich. Gemeint ist hier die Lohnsteuer für die Angestellten. Wer nur Minijobber angestellt hat, zahlt die Lohnsteuer an die Knappschaft Bahn See, trotzdem muss das Feld hier ausgefüllt werden.
Bei den Krankenkasseneinstellungen wird es nun das erste Mal etwas komplizierter. Hinter Umlagebeitrag U1 versteckt sich eine Art Versicherung für Unternehmer mit relativ wenigen Mitarbeitern. Versichert wird hier die Entgeldfortzahlung bei Mitarbeiterkrankheit. D.h. man zahlt das Gehalt bei Krankheit an den Angestellten weiter und bekommt im Nachhinein einen gewissen Teil davon wieder von der jeweiligen Krankenkasse zurück. Diesen Beitrag muss man zahlen ob man will oder nicht, man kann sich jedoch aussuchen wie viel Geld man zurückbekommt. Ich persönlich finde, dass man hier "Individuell für jede Kasse" einstellen sollte, da sich die Beiträge und zurückerstatteten Entgeldfortzahlungen von Krankenkasse zu Krankenkasse unterscheiden.
Bei jeder Anmeldung eines neuen Angestellten bei seiner Krankenkasse, bekommt man ein Schreiben in denen die Konditionen erklärt sind und in dem man sich für die Höhe des Umlagebeitrags entscheiden muss. Später kann man dann in den Extras-Einstellungen für jede Krankenkasse separat eine Entscheidung treffen.
Mitarbeiter erstellen
Nachdem die Firmendaten ausgefüllt sind, sollten alle Mitarbeiter im System angelegt werden. Dazu klickt man auf den großen Reiter Mitarbeiter und dann auf das kleine Symbol mit dem grünen +. Dann öffnet sich ein Fenster in dem alle benötigten Daten eingetragen werden müssen. Das Ausfüllen des ersten Fensters "Mitarbeiterdaten" stellt kein Problem dar.
Im nächsten Fenster müssen Daten über das Arbeitsverhältnis angegeben werden. Ob es eine Angestellter, Praktikant, Azubi usw. ist. Den Gefahrentarif der Berufsgenossenschaft erfährt man entweder in einem ihrer Schreiben oder auf telefonische Nachfrage. Den Tätigkeitsschlüssel erhält man einfach indem man die Jobbeschreibung in das Feld eingibt. Dann erhält man eine Auswahl an Möglichkeiten, aus denen man sich die passendste Bezeichnung aussucht.
Als nächstes wird die Vergütung editiert. Ob der Mitarbeiter einen Stundenlohn oder festen Monatslohn erhält und die Höhe dessen. Regelmäßige Arbeitszeiten können hier gleich eingetragen werden. Keine Angst, sollten sich Änderungen ergeben, kann man das ganz einfach in jeder Monatsabrechnung anpassen. Es handelt sich hier nur um eine Hilfe. Für Minijobber kann man die rechte Seite einfach leer lassen.
Im letzten Fenster geht es um die Sozialversicherungen. Hier wird einfach nur eingetragen wie der Angestellte Krankenversichert ist und bei welcher Versicherung. Dazu noch die Sozialversicherungsnummer und falls es Kinder gibt. Besitzt das Angestellte noch keine SV-Nummer, wird einfach ein Häkchen gesetzt und schon beantragt SageOne diese automatisch.
Das wiederholt man für alle Mitarbeiter und schon ist man fertig um die erste Lohnabrechnung zu erstellen.
Erstellen der Lohnabrechnung
Nachdem nun alle Mitarbeiter erfasst worden sind, kann die Lohnabrechnung erstellt werden. Wie gesagt, wer bis jetzt nur einen Testaccount gemacht hat, sollte sich nun die Lizenz kaufen.
Für die Lohnabrechnung geht man nun auf den nächsten Reiter "Abrechnung" und dann weiter auf "Weiter zur Abrechnung".
Als nächstes kommt ein Fenster in dem man beendete Arbeitsverhältnisse eintragen kann bzw. muss. Danach kommt eine Übersicht über die Fehlzeiten, die man hier eintragen kann. Hier werden auch Informationen zum Urlaub angezeigt.
Im nächsten Punkt kommen die Gehälter. Man sieht eine Auflistung der Mitarbeiter mit deren Monatsgehältern, bzw. voreingestellten Arbeitsstunden, Stundenlohn und dem daraus resultierenden Betrag. Wer keine Festgehälter, sondern per Stundenlohn zahlt, gibt hier in der Stundenspalte die gearbeiteten Stunden ein. Daraufhin berechnet SageOne den Monatsverdienst automatisch.
Hier können nun auch ggf. gewährte Zuschläge wie Sonntagsarbeit eingetragen werden.
Mit einem Klick auf "weiter" kommt man nun zur Abrechnung. Als erstes fordert SageOne einen auf eine Testabrechnung durchzuführen. Nachdem man diese Testabrechnung durchgeführt hat, bekommt man alle Dokumente in einer pdf-Datei die man sich ansehen und kontrollieren sollte.
In den ersten Seiten (je nach Mitarbeiteranzahl) stehen alle Details der Mitarbeiter für den Unternehmer in komprimierter Form und dann kommen die einzelnen Gehaltsabrechnungen für jeden Mitarbeiter.
Nun kann man die Echtabrechnung starten. Zusätzlich kann man sich noch aussuchen, ob man die Unterlagen für seine Angestellten selbst ausdrucken möchte, oder ob das SageOne für einen erledigen soll.
Nächste Schritte
SageOne fragt nun, ob man die Lohnabrechnung selbst ausdrucken möchte, oder ob SageOne für eine Gebühr die Lohnabrechnung per Post den Mitarbeitern zustellen soll.
Nachdem man sich entschieden hat, ist die Lohnabrechnung an sich nun erledigt. Im Reiter "Dokumente" findet man nun eine Reihe von Dokumenten die man ausdrucken, oder auf dem Computer speichern kann. Darunter findet man auch die Gehaltsabrechnungen für die Angestellten, die Dokumente die man für seine Buchhaltung abheften sollte und die DEÜV-Meldeprotokolle. Die DEÜV-Meldeprotokolle muss man auch seinen Mitarbeitern ausgedruckt mit der Lohnabrechnung überreichen. Es handelt sich hier jedoch nur um Neuan- und Abmeldungen von Arbeitnehmern.
Benutzt man SageOne für seine Buchhaltung, kann man diese beiden Programme miteinander verbinden. Damit werden die Lohnabrechnungsdaten automatisch zum SageOne Programm "Finanzen & Buchhaltung" übertragen, was ich persönlich jedoch nicht mache, da SageOne die zu zahlenden Gebühren einzeln aufschlüsselt und ich lieber manuell die einzelnen Positionen gebündelt buche.
Das ist schon alles was man tun muss um eine Lohnabrechnung selbst zu erledigen. Wenn man einmal weiss was man tun muss, ist eine Lohnabrechnung mit gepflegten Mitarbeiterdaten in ein paar wenigen Minuten getan und wird zur absoluten Routine.
Jedoch gibt es noch etwas wichtiges zu beachten was die Beitragsschuld zu den Krankenversicherungen anbelangt. Lies dazu unbedingt meinen nächsten Artikel.
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