Welche Möglichkeiten hat ein Arbeitgeber, seinem Mitarbeiter kund zu tun, dass dieser sein Verhalten ändern sollte, um als Arbeitnehmer nicht nur seine vertraglichen Pflichten inklusive Nebenpflichten zu erfüllen, sondern auch als sozialverträglicher Kollege zu gelten? Das Arbeitsrecht bietet einige an, wirklich bekannt allerdings scheinen nur die Abmahnung sowie die fristgerechte und fristlose Kündigung zu sein.
Ein weiteres Mittel, Arbeitnehmer zu disziplinieren, könnte die Ermahnung sein. Sie kommt infrage bei allgemeiner Unzufriedenheit und leichteren Regelverstößen, bei denen eine Abmahnung das zu mächtige Instrument wäre – zumal diese konkret einen Einzelfall bezeichnen muss. Zudem zieht die Abmahnung Rechtsfolgen nach sich, die Ermahnung hingegen hat keine juristisch relevanten Konsequenzen. Damit ist sie nicht mehr als ein Tadel, der jedoch schriftlich abgefasst und archiviert, im Charakter der Abmahnung gleicht. Im Gegensatz zu dieser besteht grundsätzlich jedoch kein Anspruch auf ihre Entfernung aus der Personalakte.
Im Grunde geht es darum zu verdeutlichen, dass für den Arbeitgeber Gründe zur Rüge bestehen, die durchaus zu weiteren Maßnahmen, etwa einer Abmahnung führen könnten. Die Ermahnung kommt zwar nicht als Grundlage bzw. Vorbereitung einer Kündigung in Betracht, dient allerdings als „Warnschuss“, den auch Arbeitsrichter zu würdigen wissen. Schon auf Grund des Verhältnismäßigkeitsgrundsatzes, der, kommt es zu einem Arbeitsgerichtsprozess, besonders intensiv geprüft wird, ist es in vielen Fällen angebracht, das mildere Mittel der Ermahnung der Abmahnung vorzuziehen.
Wichtig zu beachten ist, dass im Wiederholungsfall erst abgemahnt werden muss, um damit die rechtlichen Grundlagen für eine verhaltensbedingte Kündigung zu schaffen, die dann bei einem erneuten, sachlich-objektiv gleichzustellenden Anlass ausgesprochen werden kann.
Eine Form und eine Betitelung ist für die Ermahnung nicht vorgeschrieben, inhaltlich aber sollte sie der Abmahnung entsprechen. Insbesondere ist eine möglichst detaillierte Darstellung des zu rügenden Verhaltens empfehlenswert; Zeugenaussagen und andere Beweismittel des Sachverhalts dürfen dabei nicht fehlen, um späteres Abstreiten der Fakten zu vermeiden.
Typische Fälle, in denen die Ermahnung infrage kommt, sind Verstöße gegen das Verbot der privaten Nutzung von Telekommunikationsmittel (E-Mail, Internet, Telefon), Verspätungen, mangelnde Arbeitsleistung, hohe Fehlzeiten (vor allem in Verbindung mit Wochenenden und Feiertagen), leichtes Mobbing gegenüber Kollegen und kleinere Respektlosigkeiten gegenüber Vorgesetzten.
Als Stufe zwischen Ermahnung und Abmahnung wird hin und wieder die Verwarnung genannt. Diese allerdings unterscheidet sich von der Ermahnung lediglich durch einen schärferen Begriff, kann damit also durchaus als „letzte“ Warnung vor rechtswirksamen Maßnahmen verstanden und verwendet werden.