Auf mehr als 28 Milliarden schätzen Experten die Zahl jährlich verschickter Rechnungen – pro Jahr! Jede Rechnung verursacht mittlerweile Kosten von sechs Euro. Noch 2007 waren es vier Euro, wie das Institut für Wirtschaftsinformatik der Universität Hannover damals ermittelte. Um wenigstens das Porto zu sparen, gingen immer mehr Unternehmen dazu über, ihren Kunden die Belege digital zu übermitteln.Doch will der Empfänger die Vorsteuer geltend machen, müssen Rechnungen im Original vorliegen, digitale haben eine qualifizierte elektronische Signatur zu tragen (§ 14 Umsatzsteuergesetz und BMF-Schreiben vom 29.1.2004). Liegen die Voraussetzungen für einen Vorsteuerabzug nicht vor, handelt es sich, geht man streng nach dem Gesetz, um Steuerhinterziehung.
Seit Juli ist das aufgrund des Widerstands aus den Ländern noch nicht einmal verabschiedete Steuervereinfachungsgesetz 2011 in diesem auch für kleinere Unternehmen rechtlich bedeutenden und in der Praxis für Handwerksbetriebe ohne modernste IT-Infrastruktur oftmals schwierig umzusetzenden Punkt deutlich spürbar: Der Umgang mit elektronischen Belegen wird deutlich einfacher.
Definiert wird eine E-Rechnung als Rechnung, die per Mail oder Computerfax, auf CD-ROM oder USB-Stick beim Empfänger eingehen, nicht also in der Originalfassung per Post. Waren bislang alle Belege digital zu signieren, gelten nun, je nachdem, wann die Umsätze ausgeführt wurden, folgende Vorschriften: Wurden die Umsätze bis 30.6.2011 generiert, müssen die Rechnungen digitale Signaturen tragen. Wurden die Umsätze nach dem 1.7.2011 erzielt, fällt die digitale Signatur weg.
Achtung: Es gilt nicht die Rechnungsstellung, sondern die Leistungserbringung!
Es muss künftig, so die Anforderung, lediglich die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein. Wie dies allerdings in der Praxis auszugestalten sein wird, ist noch fraglich. Auf der sicheren Seite sind Unternehmen derzeit noch, wenn sie den bislang geltenden Rechtsstand beachten.
- Der Rechnungsempfänger muss einverstanden sein, entweder explizit oder durch Akzaptanz der AGB.
- Die Echtheit der Herkunft (Authentizität) und die Unversehrtheit des Inhalts (Integrität) müssen gewährleistet sein.
- Auch E-Rechnungen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden, der Prozess muss dokumentiert werden.
Erstellt werden Belege mit qualifizierter elektronischer Signatur mittels eines Kartenlesegeräts mit eigener Tastatur, einer Chipkarte, eines elektronischen Zertifikats eines Trust Centers und einer Signatur-Software. Mit dem Kartenlesegerät wird ein geheimer (privater) Schlüssel auf der Chipkarte ausgelesen. Damit wird die elektronische Rechnung „unterschrieben“. Das Zertifikat enthält den zugehörigen öffentlichen Schlüssel, mit dem der Rechnungsempfänger die Echtheit der Signatur prüfen kann. Mit der Erstellung der E-Rechnungen können externe Dienstleister beauftragt werden, an die die Rechnungsdaten in der Regel formlos übermittelt werden.
Der Empfänger wiederum prüft bei Erhalt der Rechnung mit Hilfe des öffentlichen Schlüssels die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts. Genutzt wird dafür Software zur Erstellung der entsprechenden Prüfprotokolle. Meist sind diese kostenfrei erhältlich. Beispielhaft sind:
- www.seccommerce.de
- www.secrypt.de/produkte/digiseal-reader
- www.signature-check.de
- www.signaturportal.de
Rechtsgrundlagen und weiterführende Informationen zur elektronischen Rechnung stellen folgende Gesetze, Verordnungen und Richtlinien sowie Websites zur Verfügung:
- Deutsches Umsatzsteuergesetz (UStG): www.bundesrecht.juris.de/ustg_1980/index.html
- Umsetzung der Richtlinie 2001/115/EG (Rechnungsrichtlinie) und der Rechtsprechung des EuGH und des BFH zum unrichtigen und unberechtigten Steuerausweis (§ 14c UStG) durch das Zweite Gesetz zur Änderung steuerlicher Vorschriften – Schreiben des BMF vom 29.01.2004 (GZ IV B 7 – S 7280 – 19/04): www.elektronische-steuerpruefung.de/bmf/rechnungsrichtlinie.pdf
- Gesetzentwurf der Bundesregierung zum Steuervereinfachungsgesetz 2011 (inkl. geplante Neuregelung des § 14 UStG): http://tinyurl.com/68f3kvl
- Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS): http://tinyurl.com/2cc7lk2
- Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU): http://tinyurl.com/5te5f4w
- Abgabenordnung (AO): www.bundesrecht.juris.de/ao_1977/index.html
- Gesetz über Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen (SigG – Signaturgesetz): www.bundesrecht.juris.de/sigg_2001/index.html
- Verordnung zur elektronischen Signatur (SigV – Signaturverordnung): www.bundesrecht.juris.de/sigv_2001/index.html
