Vor der personen- oder verhaltensbedingten Kündigung eines Arbeitnehmers steht in der Regel die Abmahnung. Fehlt sie oder entspricht sie nicht den Anforderungen der Arbeitsgerichte, bleibt eine möglicherweise gerechtfertigte Kündigung für den Mitarbeiter folgenlos. Doch wann darf, sollte oder muss abgemahnt werden? Und wie hat eine Abmahnung ausgestaltet zu sein, um die gewünschte Wirkung zu erzielen und Rechtsfolgen zu begründen?
Grundsätzlich hat eine Abmahnung zwei definierte Ziele:
- Die Rügefunktion. Sie dient dazu, den Arbeitnehmer auf ein Fehlverhalten aufmerksam zu machen und ihn gleichzeitig auffordern, sein Verhalten zu ändern. Ebenfalls deutlich gemacht wird damit, dass das Gerügte in Zukunft nicht mehr geduldet wird.
- Die Warnfunktion. Falls das beanstandete Verhalten nicht geändert oder abgestellt wird, so die Botschaft, droht die Kündigung. Ausdrücklich hingewiesen werden sollte darauf, dass zwei, höchstens drei Abmahnungen für gleichartige Pflichtverletzungen zu einer rechtswirksamen verhaltensbedingten Entlassung führen.
Eine Abmahnung sollte schriftlich und zeitnah, spätestens eine Woche nach Bekanntwerden des Abmahngrundes ausgesprochen werden, nicht aber spontan aus einer Erregung heraus. Vor der Abmahnung ist gewissenhaft zu prüfen, ob überhaupt eine Pflichtverletzung stattgefunden hat. Rechtlich wirksam ist eine Abmahnung nämlich nur dann, wenn ein Mitarbeiter seine Arbeitspflicht beziehungsweise Nebenpflichten verletzt hat und diese Gründe auch konkret und so detailliert wie möglich benannt werden. Hierfür könnten Beweise und Zeugenaussagen notwendig sein. Diese gehören zur Abmahnung in die Personalakte (Ein hierzu einschlägiges Urteil des BAG: Az. AZR 179/05). Ebenfalls vor Gericht relevant wird die im Einzelfall zu wertende Verhältnismäßigkeit zwischen Pflichtverletzung und disziplinatischer Maßnahme. Das bedeutet im Zweifel: erst ermahnen, dann abmahnen. Auch eine Ermahnung sollte schriftlich erfolgen.
Gründe für eine Abmahnung können sein:
- unentschuldigtes Fehlen, eigenmächtiger Urlaubsantritt und (wiederholt!) verspätetes Erscheinen am Arbeitsplatz
- Unfreundlichkeit gegenüber Kunden, unkollegiales Verhalten oder Lästern gegenüber Kollegen und Vorgesetzten
- Vortäuschung einer Krankheit und Verlassen des Arbeitsplatzes ohne Genehmigung beziehungsweise grundlos
- Ausüben einer ausdrücklich nicht gestatteten Nebentätigkeit
- Untersagtes Rauchen oder Alkoholkonsum auf dem Unternehmensgelände (nicht bei Alkoholkrankheit)
Vor einer Abmahung steht die Anhörung. Sie ist zwar nicht grundsätzlich gesetzlich vorgeschrieben, gehört aber zum guten Ton und drückt Respekt vor der Ansicht des Mitarbeiters aus. Manche Tarifverträge machen sie sogar zur zwingenden Voraussetzung für die rechtliche Wirksamkeit der Abmahnung. Die geäußerte Stellungnahme oder Gegendarstellung gehört im Original oder als Niederschrift in die Akte, wo sie möglicherweise noch als Beweismittel dienen kann. Auch empfehlenswert ist beim Gespräch mit dem Arbeitnehmer die Anwesenheit eines Zeugen.
Nicht ratsam ist es, verschiedene Pflichtverletzungen in einer Abmahnung zusammenzufassen, denn hieraus könnte die Folge entstehen, dass bei Unwirksamkeit einer Abmahnung alle weiteren ebenfalls ihre Wirksamkeit verlieren. Sind mehrere Gründe abmahnrelevant, sollten diese jeweils einzeln dokumentiert werden. Ebenfalls Abstand sollten Arbeitgeber davon nehmen, häufig abzumahnen, darauf aber keine Konsequenzen folgen zu lassen. Nicht nur sind damit die oben genannten Ziele verfehlt, die Rüge wird auch im Mitarbeiterkreis nicht mehr als Warnung verstanden werden.