Kommunikation geht ja schief, wenn es darauf ankommt

Ich stelle oft fest, dass immer dann, wenn es wichtig wird, Kommunikation immer knapp gehalten wird. "Konzentration auf das Wesentliche", oder so. Ist nachvollziehbar, finde ich.
Führt dann aber auch dazu, dass irgendetwas faslch verstanden wird. In einem meiner letzten Projekte hatte ich die Situation mehrfach. Wie geht Ihr damit um?
Ich bin dann meistens der Kontext-Lieferant und erzähle so lange Stories, die mit dem Thema verbunden sind, bis auch der letzte verstanden hat, wo der Zusammehang ist... Und ja, dann bin ich manchmal anstrengend für diejenigen, die sich nur aufs Wesentliche konzentrieren möchten.
Kommunikation geht ja schief, wenn es darauf ankommt
Die Story dazu:
Einfache Kundenanfragen können manchmal richtig schief gehen: Sicher ist sicher – oder doch nicht?
Der Kunde ist richtig verärgert, weil seine Daten auf unverschlüsselten Wegen übermittelt werden. Der Consultant ist beleidigt, weil bei seiner eindeutigen Formulierung in der Auftragsbeschreibung für den Programmierer „...ja wohl hätte klar sein müssen, was zu tun ist“. Der Programmierer ist empört, weil der Consultant falsche Vorgaben gemacht hat: „Wenn du keine Ahnung von deinem Job hast, dann frag halt mal rechtzeitig.“ Und der Teamchef verbringt viel Zeit damit, die Wogen zu glätten.
Wie alles begann...
Der Auftraggeber wollte als Teil des Gesamtauftrags auf jeden Fall eine absolut sichere Übertragung seiner sensiblen Kundendaten. Der technische Consultant wollte eine schnelle und pragmatische Lösung für den Kunden und schrieb „sichere Übertragung“ in die Auftragsbeschreibung. Der Programmierer nahm die vorgegebenen Sicherheitsstandards ernst und erfüllt seine Aufgabe. Die Sache aber war komplexer, als es den Kollegen auf den ersten Blick bewusst gewesen ist – sie hatten nicht die gleiche Vorstellung vom Endprodukt.
Das ganze Bild
Im Projektalltag kam es immer wieder zu ähnlichen Missverständnissen - Anlass genug für den Teamchef im Business-Storytelling Workshop eine Strategie zu entwickeln, wie jeder einzelne im Projekt ein möglichst vollständiges Bild des Auftrags bekommt und die wesentlichen Details parat hat: Im Team erarbeiten sie heute gemeinsam Metaphern, die sich auf das angebotene Produkt, das Team des Kunden oder auf „Sonderwünsche“ beziehen können. Inzwischen ist die „Metaphern-Suche“ fester Bestandteil der Team-Kommunikation – beliebt und erfolgreich, weil diese Strategie die Kollegen dabei unterstützt, schnell einen Überblick über die Projektzusammenhänge zu bekommen, eine gemeinsam Sprache zu sprechen und die einzelnen Aufgaben im Kontext klarer zu umreißen.
Am Faden der Ariadne
Ein Beispiel: Die Benutzerführung einer kundeneigenen Software wurde mit der Metapher eines Labyrinths dargestellt. Das Labyrinth bekam einen roten Faden, der den besten Weg durch die zahlreichen fachlichen Anforderungen des Kunden aufzeigte und den Anwender möglichst schnell und elegant durch komplexe Prozesse führte. Als Teil der Projekt-Dokumentation erinnert die bildliche Darstellung alle Beteiligten daran, dass es auch in anderen Projekten nicht nur einen Weg zur Umsetzung der Anforderungen gibt, aber immer einen besonders kurzen und sicheren. Dabei hilft es, von vornherein eine Vorstellung vom ganzen Bild zu haben, sozusagen aus der Helikopter-Perspektive.
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