Informationen für interessierte Kundinnen/ Kunden und alle, die sich mit der Herstellung und dem Verkauf kosmetischer Mittel selbständig machen möchten.
Wir werden sehr häufig gefragt, wo man sich überall melden muß, wenn man selbergemachte Kosmetik verkaufen möchte – oder Kosmetik für den Verkauf in Europa/ Deutschland importiert. Was muß man beachten, welche Spielregeln gilt es einzuhalten? Doch bevor ich einige der wichtigsten Wege hier kurz skizziere, sollen sie wissen, daß ich nur aus der Berliner-Erfahrung berichten kann und im Zweifelsfalle müssen Sie prüfen (aussagekräftig sind hierzu immer die Obersten Landesbehörden), ob die hier aufgezeigten Wege auch die Ihren sein müssen.
1. Die Werkstatt
Richten Sie sich eine Werkstatt ein und benutzen sie dafür bitte nicht die heimische Küche. Dieses Modell wird garantiert nicht nur in Berlin auf wenig Gegenliebe seitens der Kontrollbehörde stoßen.
2. Gutachter/ Sachverständige für Kosmetik
Kümmern Sie sich von Anfang an um einen Gutachter/ Sachverständigen für Kosmetik. Dieser Gutachter sollte Ihnen auch bei allen rechtlichen und bürokratischen Wegen eine Hilfe sein und er sollte zudem wissen, welche Spielregeln im Bundesland Ihres Wohnorts einzuhalten sind. Eine Liste mit anerkannten Kosmetiksachverständigen erhalten Sie über das IKW, wo man allerdings häufig zum Bittsteller wird. Lassen Sie sich nicht abwimmeln und bestehen Sie auf der Liste mit den Kosmetiksachverständigen. Das Problem mit dem IKW ist, daß solche Daten vom IKW nur an Mitglieder herausgegeben werden und diese Mitgliedschaft ist etwas für die Industrie – die Beiträge sind hoch. Im Prinzip kann die Verkehrsfähigkeitsbewertung jeder Naturwissenschaftler/ jeder Apotheker machen. Doch inzwischen gibt es einige Anforderungen an die Qualifizierung der Gutachter und auch die Zertifikate selber haben gewissen Kriterien zu entsprechen. Wenn Sie selber NaturwissenschaftlerIn sind, bzw. im Ernstfalle dafür einstehen wollen/ können, daß Ihre Gutachterin/ Ihr Gutachter die nötige Qualifikation mitbringt und die Verkehrsfähigkeitsbewertungen den Anforderungen entsprechen, dann kann Sie niemand daran hindern, sich die Zertifikate selber auszustellen, bzw. diese von Freunden und Bekannten schreiben zu lassen. Im Ernstfalle ist es ein juristischer Streitfall, der sich nicht lohnen dürfte und dem Sie mit einem IKW Gutachter aus dem Weg gehen.
3. GMP
Wenn Sie die Liste haben, suchen Sie sich einen Gutachter heraus und den bitten Sie zuerst einmal um das notwendige GMP-Zertifikat für Ihre Werkstatt. Zu diesem Zweck gibt es einen Termin vor Ort. Der Kosmetiksachverständige wird Ihnen sagen was zu verändern ist, wie dieses und jenes funktioniert. Fangen Sie nicht an mit diesem Herrn zu diskutieren. Machen Sie einfach was er sagt. GMP ist weniger eine Vorschrift – man muß die geltenden Spielregeln einfach verinnerlichen und in der täglichen Praxis umsetzen. Häufig ist mit dem GMP-Zertifikat eine richtige Belehrung durch den Sachverständigen verbunden. Mit dem GMP werben darf man nicht, weil mit verpflichtenden “Gütesiegeln” nicht geworben werden darf. Das wäre fast so, als wenn ein Autohersteller damit werben würde, daß seine Fahrzeuge TÜV hätten. Trotzdem dürfen Sie natürlich Ihren Kunden die Information geben, daß in Ihrer Werkstatt nach GMP gearbeitet wird. Sinnvoll wäre vielleicht, die direkte Auslobung des GMP auf den Produkten/ auf der Verpackung zu unterlassen und den einfachen Hinweis bei der Beschreibung des Unternehmens, z.B. auf der Internetseite zu geben. Dies darf vermutlich als reine Information verstanden werden. Die Grenze zwischen Werbung und Information muß im Ernstfalle ein Gericht ziehen. Broschüre des IKW zu GMP.
4. Rezepte & Verkehrsfähigkeitsbewertungen
Zeitgleich sollten Sie all Ihre Rezepte/ Produkte mit dem Gutachter durchsprechen und nun müssen Sie auch über die ziemlich teuren Verkehrsfähigkeitsbewertungen Ihrer Produkte nachdenken. D.h., Sie geben dem Gutachter alles was er verlangt. Die Rohstoffzertifikate aus denen die Produkte bestehen! Wer nach GMP produziert, sollte für jeden Rohstoff ein Datenblatt haben, welches garantiert, daß der jeweilige Rohstoff auch für Kosmetik geeignet ist. Das fängt beim fetten Öl an und hört bei Duft- und Farbstoffen auf. Supermärkte haben solche Datenblätter eigentlich nicht im Angebot. Im Einzelfall müssen Sie erfragen, ob Sie einen Rohstoff, der als Lebensmittel bereits streng kontrolliert wurde, für Ihre Produktion einsetzen dürfen. Verkehrsfähigkeitsbewertungen sind zur Vorlage bei den Kontrollbehörden gedacht und so ein Zertifikat kann je nach Gutachter (z.B. bei Seife) für ein Rezept ca. 350 – 550 Euro kosten. Deshalb ist es sinnvoll, für den Anfang mit einem Grundrezept zu arbeiten und dann nur die verschiedenen Variationen extra bewerten zu lassen; was deutlich günstiger ist. Wenn Sie verschiedene Produktgruppen abdecken möchten, dann können Sie z.B. ein Grundrezept für Seife und ein Grundrezept für Creme anmelden und alle Variationen in Duft und Farbstoffen sind deutlich preiswerter und einfacher. Aufwendig, aber rechtlich kaum anfechtbar, wäre ein Grundrezept, welches aus allen Rohstoffen besteht, die Sie überhaupt einsetzen wollen und können. Alle fetten Öle, alle Duftstoffe und Farbstoffe, alle trockenen Kräuter, Peelings etc. Diese Rahmnrezeptur verändern Sie dann nur durch weglassen bestimmter Inhaltsstoffe und das kommt günstiger. Allerdings weiß ich nicht, ob Ihr Gutachter da mitmacht.
5. Der Gang zu den Behörden
Auch wenn Ihre Werkstatt vielleicht noch nicht ganz fertig ist und der Gutachter noch nicht jede Verkehrsfähigkeitsbwertung ausgestellt hat, ist es nun an der Zeit, sich den Behörden vorzustellen. Zudem ist es praktisch, wenn man von Anfang an versucht, die zuständige Behörde schon in der Aufbauphase mit einzubinden. Es kann nämlich sein, daß die Damen und Herren mit Extrawünschen rüberrücken – einfach mal so schnell aus dem Hut gezaubert – und für diesen Fall ist es immer besser, wenn man die Wünsche kennt, bevor die Werkstatt eingerichtet ist. Mir sind aber auch viele Fälle bekannt, in denen die Veterinär- und Lebensmittelaufsichts-Ämter auf derartige Anfragen überhaupt nicht vorbereitet waren und es niemanden gab, der sich zuständig gefühlt hätte. Lassen Sie sich nicht abwimmeln, bleiben Sie freundlich und regen Sie sich nicht auf – Sie müssen mit diesen Leuten zusammenarbeiten.
6. Kontrollbehörden und Adressen
In Berlin sind es die Veterinär- und Lebensmittelämter. Jeder Stadtbezirk hat so ein Amt und da müssen Sie hin. Wenn Sie bei denen falsch sind – was im Bereich des Möglichen ist (und das weiß auch nicht jeder Gutachter) – dann müssen Sie sich an die Oberste Landesbehörde wenden und erfragen, wer sich um die Hersteller/ Importeure von kosmetischen Mitteln kümmert. Aber in Berlin muß man zum zuständigen Veterinär- und Lebensmittelamt.
Außerdem gibt es immer eine übergeordnete Behörde/ Meldestelle, was vielen HerstellerInnen und ImporteuInnen unbekannt ist, wo nur die reine Meldepflicht besteht. Zur Kontrolle ist aber auch diese Behörde mit regionalisierten Aufgaben berechtigt. Zudem erhält man auf deren Internetseite wichtige Informationen.
Zuständig für Berlin:
Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin
Ordnungsamt – Veterinär- und Lebensmittelüberwachung
Premnitzer Straße 11
D-12681 Berlin
E-Mail: ord@ba-mh.verwalt-berlin.de
Zuständig für Brandenburg:
Ministerium für Landwirtschaft, Umweltschutz und Raumordnung
Abteilung Verbraucherschutz
Postfach 60 11 50
D-14411 Potsdam
Zuständig für Bremen:
Der Senator für Arbeit, Frauen, Gesundheit, Jugend und Soziales
- Referat 32 – Veterinärwesen, Lebensmittelsicherheit und
Pflanzenschutz
Bahnhofsplatz 29
D-28195 Bremen
Zuständig für Hamburg:
Behörde für Umwelt und Gesundheit Amt für Gesundheit und
Verbraucherschutz
Lebensmittelsicherheit und Veterinärwesen
Lagerstr. 36
D-20357 Hamburg
Zuständig für Sachsen:
Sächsisches Staatsministerium für Soziales
Albertstr. 10
D-01097 Dresden
Zuständig für Sachsen Anhalt:
Regierungspräsidium Halle
Willy-Lohmann-Str. 7
D-06114 Halle/S.
um nur einige zu nennen.
7. BVL – Das Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit
Eine weitere Stelle wo man sich melden muß ist das BVL. Das Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit. Dort müssen all Ihre Rezepte in der Datenbank eingetragen werden. Wichtig für alle HerstellerInnen von Kosmetik ist der Bereich Bedarfsgegenstände/ Kosmetik. Dort finden Sie alle notwendigen Informationen. Schließlich müssen Sie wissen was geht und was nicht und ich bezweifle, daß Ihr Gutachter begeistert ist, wenn Sie mit jeder einfachen Frage – die zudem Teil Ihrer Arbeit ist – angerannt kommen. Oder er wird die Informationsgespräche in Rechnung stellen. Die kennzeichnungspflichtigen Duftstoffe finden Sie z.B. auch hier beim BVL. Und eine Liste der verbotenen Rohstoffe gibt es hier, in der Cos-Ing Datenbank. Nehmen Sie Kontakt zum BVL auf und lesen Sie sich die Informationen für Antragsteller genau durch. Informationen zur Mitteilungspflicht hier.
8. Verkehrsfähigkeitsbewertungen – die Zertifikate
Die Frage, was in einer Verkehrsfähigkeitsbewertung noch so drin stehen muß kommt recht häufig und ich bin dann immer total verwundert, weil dies ein Kosmetikgutachter doch wissen sollte. Es gibt einen Vorschlag/ eine Richtlinie der Deutschen Sicherheitsbewerter für Kosmetik, aus welchen Kernelementen sich eine Sicherheitsbewertung zusammensetzen sollte. Dazu gehören die Eindeutige Kennzeichnung des Produkts, das Bewertungsergebnis, die Produktbeschreibung, die Zusammensetzung des Produkts, eine Quantitative INCI-Deklaration, einige Sätze zum Verwendungszweck, Einschätzung der Risikolage bei Vernünftigerweise vorhersehbare Anwendung, Expositionsbetrachtung des Fertigproduktes, das Toxikologische Kurzprofil der Einzelbestandteile, Expositionsbetrachtung der Einzelbestandteile, Anwendungs- Sicherheits- Warnhinweise, Keimbelastungstest (bei Seife eigentlich nicht notwendig. Wird aber manchmal verlangt). Verwechseln diese Zertifikate, Sicherheits- oder Verkehrsfähigkeitsbewertungen nicht mit einer Zulassung Ihres Produkts als kosmetisches Mittel. Dieses ist in Europa gar ncht erforderlich.
9. Was tut die Kontrollbehörde? Sie kontrolliert.
Die Kontrollbehörde – ich denke, es wird sich fast immer um Damen und Herren des Veterinär- und Lebensmittelaufsichtsamtes handeln, haben da so Ihre eigenen Vorstellungen und Wünsche. Da müssen Sie sich überraschen lassen. Das fängt bei Sauberkeit an und hört bei ganz praktischen Dingen auf. Die können alle Unterlagen zur Vorlage verlangen. Also Rohstoffpapiere und Ihre Produktunterlagen und sie können Proben mitnehmen. Im Falle einer Verdachtsprobe sollten Sie darauf bestehen, daß Ihnen der Verdacht erklärt wird. Meistens greifen die Damen und Herren sich einige Seifen aus dem Regal und die kommen dann in verschiedene Tütchen. Zu Ihrer Sicherheit jede Seife/ jedes andere Produkt gleich zweimal. Eine Tüte geht zum Landeslabor, die ander bleibt versiegelt bei Ihnen.
9a. Wenn Ihre Werkstatt während einer Kontrolle beprobt wird (schönes Wort), dann bedeutet dies in der Regel, daß die mitgenommenen Proben von dem für die Stadt/ Landkreis zuständigen Labor untersucht werden. Was die damit anstellen muß Sie nicht kümmern, wenn Ihr Produkt genau so ist, wie es der Gutachter zertifiziert hat. D.h. Ihr Produkt sollte auch genau so aussehen und funktionieren. Das für Berlin zuständige Landeslabor, Dienstsitz Berlin, befindet sich in der Invalidenstraße 60, 10557 Berlin, Tel.: 030 39784-30.
9b. Kontrolle der Unterlagen.
Es ist jeder Kontrollbehörde gestattet, Sie um die Vorlage des GMP-Zertifikats, der Rohstoffzertifikate und der Verkehrsfähigkeitsbewertungen Ihrer Produkte zu bitten. Man kann dies zwar durchaus für den Moment verweigern – die Ausrede müssen Sie sich aber gut überlegen -, doch am Ende hilft alles nichts, die Unterlagen müssen da sein. Sollte es Zweifel und Probleme, fachliche Unsicherheiten und vielleicht auch Unverständlichkeiten geben, wird man Sie bitten, Kopien der Papiere an die zuständigen Sachverständigen des Labors zu schicken. Man kann wirklich nicht von einer Lebensmittelkontrolleurin verlangen, daß diese alle Produktunterlagen kosmetischer Mittel beurteilen und auf inhaltliche Qualität hin einschätzen kann. Sie wird, kann und darf aber danach fragen.
9c. Werbeversprechen
Bei einer Kontrolle wird nicht nur auf die Angabe der Ingredients geachtet. Sondern man überprüft alle Angaben zum Produkt. Preis- und Gewichtsangaben, Verwendungszweck, Haltbarkeit und Werbeaussagen. Sie sollten niemals, das gibt wirklich Ärger, medizinische Wirkversprechen und Heilaussagen auf Ihren Produkten angeben. Es sei denn, Sie haben dazu umfangreiche Studien anfertigen lassen (mit Ihrem Produkt). Wer also einen Wirkstoff einsetzt, der angeblich dieses und jenes bewirkt, der muß beweisen können, daß der eingesetzte Wirkstoff dies auch in Ihrem Produkt tut. Können Sie das? Haben Sie dafür Testreihen, Studien und wissenschaftliche Gutachten vorliegen? Nein? Dann lassen Sie es. Ich wäre sehr vorsichtig, wenn es um solche Wirkversprechen geht und ich glaube kaum, daß Sie Ihren Kunden das Verschwinden von Hautunreinheiten und Schuppenflechte, Linderung bei Neurodermitis und das Ende des Hautjuckens garantieren können. Achten Sie auf eine ordentliche Deklaration – die gibt Ihnen eigentlich der Gutachter dann auch vor und dafür hält er auch den Kopf hin – und verzichten Sie auf den ganzen beschreibenden Quatsch. Wie wollen Sie denn beweisen, das die Wirkungen von Lavendel oder Fenchel, von Rosmarin und Salbei in genau Ihrer Seife wirkt – einem Abwaschprodukt, welches nur wenige Momente auf der Haut verbleibt. Unwichtig dabei: Althergebrachte Weisheiten, Erkenntnisse der Aromatherapie und Wissenschaften von Kräutern und Pflanzen. Einfach weglassen oder beweisen können. Also Testreihen, Studien und Forschungsergebnisse mit Ihrem Produkt.
10. Anwalt
Zudem sollten Sie sich von Anfang an auch um juristischen Beistand bemühen. Sie sollten jedenfalls wissen, wohin Sie sich im Ernstfalle schnell wenden können. Wenn es um Fragen des Patent- und Markenrechts geht, können wir uns seit vielen Jahren an die Kanzlei von Professor. Dr. Weberling wenden und in Streitigkeiten des Kosmetikrechts, wenn Sie mal gegen eine Behörde zu Felde ziehen müssen, würde ich Ihnen immer eine auf Kosmetikrecht spezialisierte Kanzlei empfehlen. Mit Meyer & Meisterernst aus München haben wir sehr gute Erfahrungen gemacht.
11. Nicht direkt Seife und trotzdem wichtig.
Gewerbeamt nicht vergessen. SteuerberaterIn? An all diese Dinge müssen Sie denken, bevor es so richtig losgehen kann. Wer auf Märkten steht, sollte daran denken, daß auch dort Kontrollen durchgeführt werden und für diesen Fall sollte man wenigstens einen Ordner mit Kopien der wichtigsten Unterlagen dabeihaben.
12. Angestellte?
Dann wird es Zeit, die Berufsgenossenschaft Chemie zu kontaktieren.
13. INGREDIENTS – richtige Angaben
Eine häufig gestellte Frage ist die, ob es nicht ausreichen würde, allein lat. Lenné Bezeichnungen der verwendeten Rohstoffe zu nennen, weil diese Begriffe inzwischen sehr weit verbreitet und weitestgehen bekannt sind. Doch davor muß man warnen, wenn die hergestellte Kosmetik in den Handel kommen soll. Die INCI-Angaben (International Nomenclature of Cosmetic Ingredients/ Internationale Nomenklatur für kosmetische Inhaltsstoffe) sind den Kontrollbehörden sehr wichtig.
Verantwortlich für die genauen Bezeichnungen ist die CDFA in Washington – die Cosmetics and Toiletries Food Administration. Diese gibt alle zwei Jahre ein neues Dictonary heraus, welches die aktuellen Bezeichnungen listet. An diese Datenbank kommt man aber nur heran, wenn man dafür bezahlt und von einem Kosmetiksachverständigen kann man erwarten, daß er Zugriff auf diese Datenbank hat – zwingend notwendig ist es aber nicht, weil die dort herausgegebenen Informationen so nach und nach (das kann Monate dauern) in der europäischen COSING-Datenbank landen. Spätestens wenn sie dort gelistet werden, muß man jedoch aktiv werden und seine INGREDIENTS den neuen Anforderungen anpassen. D.h., man darf sich nicht auf einmal angefertigten, von einem Gutachter abgesegneten, INCI`s ausruhen. In den Bezeichnungen ist sehr viel Leben und Bewegung. Ein Bsp.: Früher reichte es aus, wenn man Olivenöl mit OLEA EUROPAEA deklarierte. Doch seit einigen Jahren muß es OLEA EUROPAEA FRUIT OIL heißen, weil diese Bezeichnung viel besser darüber Auskunft gibt, aus welchem Pflanzenteil der eingesetzte Rohstoff gewonnen wurde und man sieht, daß die lat-/ Lennè-Bezeichnungen zunehmend durch engl. Begriffe ergänz werden. Zudem beschreiben die neuen Bezeichnungen nicht nur den jeweiligen Pflanzenteil und die Herkunft des Rohstoffs, sondern in vielen Fällen auch dessen Form/ den Zustand (OIL, SEED, BUTTER, POWDER, BARK). Bemühen Sie sich um Aktualität, fragen Sie ihren Gutachter immer wieder nach den neusten Bezeichnungen und nutzen Sie die COSING-Datenbank! Ausnahmeregelungen für alte Verpackungen – die man ja häufig in großer Menge gedruckt hat – kann man bei den Obersten Landesbehörden beantragen. Diese Ausnahmeregelungen sind jedoch kostenpflichtig.
14. useful links
Wichtige Informationen vom IKW für Hersteller.
Merkblatt für Hersteller u. Importeure v. kosmetischen Mitteln (Niedersachsen).
Häufig gestellte Fragen zur Seifenherstellung (Karlsruhe)
Kosmetik-Verordnung auf buzer.de
COSING-DATENBANK der EUa