Im Controlling vor allem in der Dienstleistungsbranche wird häufig mit Stundensätzen kalkuliert. Die Stundensätze sind Kostensätze bei denen die zurechenbaren Fertigungskosten durch die geleisteten bzw. fakturierbaren Stunden geteilt werden. Zur Berechnung von Stundenverrechnungssätzen mit denen die Leistungen direkt dem Kunden abgerechnet werden können, sind Zuschläge (Gewinn und Wagnisse) hinzuzurechnen.
Die Stundensatzkalkulation ist ein Teil der Bezugsgrößenkalkulation. Bei dieser werden die nicht mit der die Bezugsgröße verrechenbaren Kosten, insbesondere die variablen Einzelkosten, von den Gesamtkosten abgezogen. Diese Kosten einer Periode werden mit entsprechenden Bezugsgrößen (hier Stunden) werden dann Kostensätze (Stundensätze) gebildet.
Zur Ermittlung der Kosten des Kostenträgers (z.B. Auftragskalkulation oder Produktkalkulation), sind die geplanten bzw. verursachten Bezugsgrößeneinheiten (Stunden) mit dem Kostensatz (Stundensatz) zu multiplizieren. Weiterhin werden die variablen Einzelkosten und weitere nicht im Kostensatz (Stundensatz) enthaltenen Kosten hinzugerechnet.
Die Stundensätze werden in der Vor- als auch Nachkalkulation eingesetzt. Für die direkte Abrechnung der Leistungen mit dem Kunden können aus den Stundensätzen und Zuschlägen für Gemeinkosten, Gewinn und Wagnisse Stundenverrechnungssätze berechnet werden.
Stundenverrechnungssatz = Stundensatz + Zuschlagssatz (pro Bezugsgröße)
Ermittlung der Kostenbasis mit Ist-Kosten
Die Kalkulation der Stundensätze lässt sich auf Basis von Ist-Kosten vergangener Perioden am genauesten durchführen. Sind keine Ist-Daten vorhanden oder ist die Datenbasis zu schlecht, muss auf Planansätze zurückgegriffen werden.
Datengrundlage
Die Ist-Kosten sind in der Vergangenheit tatsächlich angefallene Kosten. Die verwendeten Ist-Kosten sollten aus einem ausreichend langem Zeitraum stammen. Günstig ist ein Jahr da sich hier saisonale Unterschiede im Anfall der Kosten größtenteils ausgleichen. Sollten längere Zeiträume als ein Jahr verwendet werden, ist die Preissteigerungsrate der Vorjahre herauszurechnen werden, da sonst der Stundensatz verfälscht wird.
Eliminierung nicht relevanter Kosten
Die Kosten, die typischerweise auf anderer Basis als dem Stundensatz abzurechnen sind, werden aus der Kostenbasis eliminiert. Das sind vor allem variable Einzelkosten wie Fremdleistungen, Material- oder Wareneinsatz bzw. die dem Kostenträger (Auftrag oder Produkt) einzeln zugeordnet werden. Auch Kosten aus dem sonstigen betrieblichen Aufwand wie Reisekosten für Kfz, Hotel, Flug oder Ähnliches werden oft direkt zugeordnet.
Auch über andere Bezugsgrößen verrechnete Kosten wie Maschinenstundensätze oder km-Sätze werden herausgerechnet. So wird zum Beispiel der Einsatz von Spezialgeräten extra berechnet. Weiterhin sind Kosten zu beseitigen, die nichts mit dem normalen Geschäftsbetrieb zu tun haben. Unregelmäßig anfallende Kosten sind über längere Zeiträume zu mitteln bzw. zu schätzen.
Gemeinkosten wie Vertriebskosten können über den Stundensatz oder als Gemeinkostenzuschlag in die Kostenträgerrechnung einfließen. Weicht die steuerliche Nutzungsdauer des Anlagegegenstandes deutlich von der wirklichen Nutzungsdauer ab, kann die kalkulatorische Abschreibung angesetzt werden.
Zuschläge für Preissteigerungen
Ist-Kosten stammen aus der Vergangenheit, daher sollte bei größerer Inflation ein Zuschlag für zukünftige Preissteigerungen eingerechnet werden, da die Stundensätze meist für einen längeren Zeitraum verwendet werden sollen. Dies kann die Änderung des Erzeugerpreisindizes für Dienstleistungen des Statistischen Bundesamtes sein.
Kalkulatorische Kosten
Neben den kalkulatorischen Abschreibungen können kalkulatorische Zinsen, kalkulatorischer Unternehmerlohn, kalkulatorische Miete und kalkulatorische Wagnisse der Kostenbasis des Stundensatzes oder später dem Kostenträger zugeschlagen werden.
Ermittlung der Kostenbasis mit Planwerten
Personalkosten
Im Stundensatz machen die Personalkosten einen Anteil von ca. ⅔ bis ¾ der Kosten aus. Diese sollten, daher möglichst sorgfältig geplant werden. Die Basis bildet die Personalplanung. Mit den derzeitigen Gehältern zuzüglich einer durchschnittlich zu erwarteten Gehaltssteigerung kann gerechnet werden, wenn die Mitarbeiter schon eingestellt sind. Bei nicht besetzten Stellen wird das Gehalt geschätzt. Zu planen sind auch Weihnachtsgeld, vermögenswirksame Leistungen, Zulagen o.Ä.. Der größte Teil der Personalnebenkosten macht der Arbeitgeberanteil der Sozialversicherung aus. Dazu gehört die Arbeitslosen-, Kranken-, Renten- und Pflegeversicherung.
Sonstiger betrieblicher Aufwand
Auch Kosten aus dem sonstigen betrieblichen Aufwand wie EDV-Kosten, Schulungskosten, Bürokosten, Honorare, Telefon, Versicherungen, Raumkosten, Werbekosten, Bewirtung, Gebühren und Mitgliedsbeiträge, aber auch Kosten für die Gewährleistungsrückstellung gehören in den Stundensatz.
Kalkulatorische Kosten
Hier sind wieder kalkulatorische Zinsen, kalkulatorische Abschreibungen, kalkulatorischer Unternehmerlohn, kalkulatorische Wagnisse und kalkulatorische Mieten den Kosten zuzuschlagen, wenn diese Positionen für den Stundensatz relevant sind.
Ermittlung der Bezugsgröße (Stundenanzahl)
Dies sind bei Aufträgen meist die fakturierten Stunden, die abgerechnet werden sollen bzw. wurden. D. h. diese Stunden kommen entweder explizit in den Abrechnungen vor oder werden in die Auftragskalkulation der einbezogen.
Ermittlung der Stunden aus der Zeitschreibung
Sind Stunden in der Vergangenheit bereits kostenträgerbezogen erfasst worden, können diese Werte übernommen werden. Sonstige oder unproduktiven Zeiten dürfen darin nicht enthalten sein. Werden Stunden für Eigenleistungen oder die Schaffung von immateriellen Vermögensgegenständen aufgewandt gehören diese auch in die Stundenanzahl.
Ermittlung der Stunden als Planwert
Die Stunden können auch als Planwert berechnet werden. Wie folgt kann für einzelne Mitarbeiter bzw. Mitarbeitergruppen vorgegangen werden:
Arbeitszeit pro Jahr
Von den 365 Tagen im Jahr (Schaltjahr 366 Tage) werden die Wochenenden und die Feiertage abgezogen. Urlaubs- und Krankentage sowie Tage für die Weiterbildung werden abgezogen. Die so ermittelten Arbeitstage pro Jahr werden mit der täglichen Arbeitszeit multipliziert.
Auslastung
Mit steigendem Qualifikationsniveau und Komplexität der Tätigkeit sinkt der Anteil der verrechenbaren Stunden und damit auch der Auslastungsgrad. Für Planung und Koordination der Tätigkeit sowie für Weiterbildung müssen mehr Zeiten geplant werden. Werden Zeiten für die Akquisition und Angebotserstellung aufgewendet, können die nicht einem Kostenträger (Auftrag) zugeordnet werden. Die Auslastung hat starken Einfluss auf den Stundensatz.
Berechnung des Stundensatzes
Meist soll die Kalkulation der Stundensätze für mehrere Qualifikationsstufen erfolgen. Zunächst sind die durchschnittlichen Mitarbeiterzahlen und deren Personalkosten für die Qualifikationsstufen und den Overhead zu ermitteln. Die Personalkosten aus dem Overhead und die restlichen Kosten werden entsprechend der Mitarbeiterzahl der einzelnen Qualifikationsstufen verteilt. Die Kosten werden durch die Stundenbasis geteilt.
Ermittlung Stundenverrechnungssatz
Stundenverrechnungssatz für die direkte Abrechnung mit dem Kunden wird mit dem Stundensatz zuzüglich der Zuschläge gebildet.
Die Höhe des Gewinnzuschlages sollte sich an den Ergebnissen der Branche, aber auch an den eingegangenen Risiken orientieren. Weitere Zuschläge sollten für Rabatte, Skonti, Boni oder Ähnliches erhoben werden.
