Verfasser: Mag. Erich Kaltenböck, Senior Consultant TEMA
IT-Kosten sind nach wie vor ein Thema, an dem man als „IT-Berater“ kaum vorbeikommt. Die Frage nach der Wettbewerbsfähigkeit des IT-Budgets ist dabei ebenso unausweichlich wie jene nach Benchmarks und Optimierungspotenzial. Fundament für Aussagen über Kosten und Tarife ist in jedem Fall eine transparente, gut strukturierte und bedarfsgerechte Planungs- und Verrechnungsmethode.
Nutzen und Voraussetzungen
Der betriebswirtschaftliche Nutzen einer Tarifbildung und internen Verrechnung der IT Services ist vielfältig:
Mit unternehmensgerechter Struktur der Dienstleistungen ist insbesondere gemeint, dass es pro Unternehmen unterschiedlich sein kann, welche Dienstleistungen man mit einem eigenem Tarif bepreist und welche man im Gegensatz dazu „verdichtet“ (zB. über einen Topf „Kleinapplikationen“) abrechnet. Die „Wichtigkeit“ (wir unterscheiden in unseren Projekten gerne zwischen „vital“ und „supportive“) und das Volumen der Applikation (zB. Anzahl User) bzw. Dienstleistung liefert im Regelfall ein gutes Indiz dafür. Die Marktkonformität der IT Dienstleistungen bezieht sich dagegen auf die Kostenstruktur der einzelnen IT Services: So zB. sind in der Dienstleistung „IT Standardarbeitsplatz“ neben der Anschaffung von Hard- und Software auch die Kosten der Software-Wartung, Personalkostenanteile des Service-Desks, die AfA der Infrastruktur für Software-Distribution, der Active Directory (bzw. Domain-) Controller etc. enthalten. Die Anwendung des betriebswirtschaftlichen Verfahrens der internen Leistungsverrechnung ist Voraussetzung um Mengen- und Preisabweichungen im Soll-Ist-Vergleich zu erkennen (beim Umlageverfahren würde im Gegensatz dazu der Umlageschlüssel in Plan und Ist gleich sein und keine Mengenabweichungen offenlegen). Die wichtigste Konsequenz daraus ist die Stundenerfassung der Mitarbeiter auf „Produkt-„ bzw. Dienstleistungsebene. In Unternehmen mit geringer Controlling-Affinität ist dies eine nennenswerte Herausforderung. Eine durchgängige Abbildung in ihrem CO-System ermöglicht die Nutzung der systemimmanenten Verfahren wie etwa jenes der iterativen Ermittlung von Kostensätzen, stellt die über die IT hinausgehende Durchgängigkeit sicher und unterstützt die automatisierte Handhabung der Leistungserfassung und Analyse. Ein primäre Erfassung aller IT Kosten in der IT (also zB. keine Lizenzanschaffungen in den Fachabteilungen) stellt die Tarifwahrheit ebenso sicher wie die Vollständigkeit und Transparenz der IT Gesamtkosten. Rege Diskussion verursacht im Regelfall die strategische Positionierung von Standardtarifen vs. Einzelverrechnung. Beispiele: IMACs (Install-Move-Add-Changes) wie zB. die Übersiedlung eines PCs, das Anlegen eines Users, das Ändern von Berechtigungen könnte man separat verrechnen oder einfach mit einem „all inclusive“ Standardtarif abdecken. Der verursachergerechten Kostenwahrheit und dem resultierenden Kostenbewußtsein steht hier der Aufwand entgegen und - vor allem bei outgesourcten Dienstleistungen - die Gefahr eines Multiplikatoreffekts (wenn die Mengen unterschätzt wurden). Tendenziell neigt man dazu, unternehmensintern eher „all inclusive Tarife“ zu verwenden. Der Idee, die IT-Kosten zur Gänze „als Fixkostenblock“ zu betrachten, kann der Verfasser wegen des o.a. Nutzenpotenzials nichts abgewinnen (Ausnahme: kleine Unternehmen).
Ein Beispielmodell im Überblick
Das in der Grafik dargestellte Beispiel zeigt das generische Verrechnungsmodell beispielhaft anhand von 4 Verrechnungsebenen. Nur die auf Ebene der IT Leitung anfallenden und
damit nicht den anderen Ebenen direkt zuordenbaren Kosten werden über einen Verteilungsschlüssel (zB. nach Personal- oder Gesamtkostenanteil) auf die Abteilungen der IT umgelegt. Dort werden jene Kosten erfasst die wiederum nicht direkt auf Ebene der Produkte / Dienstleistungen erfasst werden können. Typischerweise sind das die Gehaltskosten inkl. der Gehaltsnebenkosten, Ausbildungskosten, Umlagen und interne Leistungsverrechnung aus anderen Bereichen, die Raumkosten, das Büromaterial, AfA, aber auch externe Dienstleistungen. Die Gesamtkosten der Abteilungskostenstellen ergeben bei Division durch die verrechenbare Planstundenanzahl den Plantarif (Stundensatz) der Kostenstelle. Der jeweilige Abteilungsleiter wird im Regelfall nicht selbst Stunden verrechnen, er ist damit kostenseitig berücksichtigt, nicht aber in der Anzahl der verrechenbaren Stunden, sodass er im Tarif der Abteilung „enthalten“ ist. Die von den Mitarbeitern der jeweiligen IT-Abteilung geleisteten Stunden werden in Plan (=Plantarif mal Planmenge) und Ist (=Plantarif mal Istmenge) auf die einzelnen Standard-Dienstleistungen verteilt. Zusammen mit den auf Produktebene direkt zugeordneten Kosten ergibt dies die Gesamtkosten pro Produkt und dividiert durch die Bezugsgröße (zB. Anzahl User oder Anzahl Gigabyte etc.) den Tarif pro Produkteinheit. Mit diesem Tarif werden die Leistungsempfänger belastet bzw. bildet dieser Tarif die Grundlage für einen allfälligen „Gewinnaufschlag“ bei externen Leistungen und für die Vergleichbarkeit mit Benchmarks oder externen Tarifen als Teil von „Make or Buy“-Entscheidungen. Natürlich können die IT-Abteilungen auch Leistungen außerhalb der Standardservices erbringen. Diese werden dann zB. auf einen Einzelverrechnungsauftrag gebucht der entweder 1:1 weiterverrechnet wird oder über separate Tarife entlastet (dann vermeidet man die Diskussion dass zB. die Installation eines PCs einmal mit 0,5h ein anderes mal mit 1,0h gebucht wurde).
Bei Umstellung von Umlageverfahren auf IT-Leistungsverrechnung wird man auch sehen, dass durch die Analyse der Preis- Mengenabweichungen im Plan / Ist - Vergleich sich ein sehr großer Lerneffekt in den ersten beiden Jahren ergibt und die Plantarife sich nach diesem Zeitraum als sehr „stabil“ erweisen - sofern man nicht sehr groben Veränderungen des Mengengerüstes unterlegen ist. In diesem Fall ist die quantity of scale deutlich spürbar.
IT-Kosten sind nach wie vor ein Thema, an dem man als „IT-Berater“ kaum vorbeikommt. Die Frage nach der Wettbewerbsfähigkeit des IT-Budgets ist dabei ebenso unausweichlich wie jene nach Benchmarks und Optimierungspotenzial. Fundament für Aussagen über Kosten und Tarife ist in jedem Fall eine transparente, gut strukturierte und bedarfsgerechte Planungs- und Verrechnungsmethode.
Nutzen und Voraussetzungen
Der betriebswirtschaftliche Nutzen einer Tarifbildung und internen Verrechnung der IT Services ist vielfältig:
- Eine korrekte, über Mengenverbräuche variabilisierte Verrechnung der IT-Kosten führt zu korrekten Tarifen bzw. Kosten der empfangenden Kostenstellen (und letztlich der Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens).
- Die Bildung produktbezogener IT-Tarife ist Voraussetzung für Benchmarking.
- Eine transparente Tarifkalkulation ermöglicht die Identifikation und Beeinflussung der Kostentreiber.
- Tarifkalkulationen sind Voraussetzung für „make or buy“ Entscheidungen.
- Mengenkorrelative Tarife beeinflussen das Konsumverhalten der Leistungsempfänger.
- Service-Level-bezogene Tarifbildung ist Voraussetzung für Service Level Management.
- Eine unternehmensgerechte und marktkonforme Struktur der IT Dienstleistungen
- Eine möglichst weit gehende Anwendung des Verfahrens der internen Leistungsverrechnung (im Gegensatz zum Umlageverfahren)
- Eine Abbildung in Plan und Ist (auch in ihrem ERP (CO) System)
- Eine primäre Erfassung aller IT-Kosten in der IT
- Ein strategische Positionierung bezüglich der Abgrenzung von Standardtarifen und Einzelverrechnungen
Mit unternehmensgerechter Struktur der Dienstleistungen ist insbesondere gemeint, dass es pro Unternehmen unterschiedlich sein kann, welche Dienstleistungen man mit einem eigenem Tarif bepreist und welche man im Gegensatz dazu „verdichtet“ (zB. über einen Topf „Kleinapplikationen“) abrechnet. Die „Wichtigkeit“ (wir unterscheiden in unseren Projekten gerne zwischen „vital“ und „supportive“) und das Volumen der Applikation (zB. Anzahl User) bzw. Dienstleistung liefert im Regelfall ein gutes Indiz dafür. Die Marktkonformität der IT Dienstleistungen bezieht sich dagegen auf die Kostenstruktur der einzelnen IT Services: So zB. sind in der Dienstleistung „IT Standardarbeitsplatz“ neben der Anschaffung von Hard- und Software auch die Kosten der Software-Wartung, Personalkostenanteile des Service-Desks, die AfA der Infrastruktur für Software-Distribution, der Active Directory (bzw. Domain-) Controller etc. enthalten. Die Anwendung des betriebswirtschaftlichen Verfahrens der internen Leistungsverrechnung ist Voraussetzung um Mengen- und Preisabweichungen im Soll-Ist-Vergleich zu erkennen (beim Umlageverfahren würde im Gegensatz dazu der Umlageschlüssel in Plan und Ist gleich sein und keine Mengenabweichungen offenlegen). Die wichtigste Konsequenz daraus ist die Stundenerfassung der Mitarbeiter auf „Produkt-„ bzw. Dienstleistungsebene. In Unternehmen mit geringer Controlling-Affinität ist dies eine nennenswerte Herausforderung. Eine durchgängige Abbildung in ihrem CO-System ermöglicht die Nutzung der systemimmanenten Verfahren wie etwa jenes der iterativen Ermittlung von Kostensätzen, stellt die über die IT hinausgehende Durchgängigkeit sicher und unterstützt die automatisierte Handhabung der Leistungserfassung und Analyse. Ein primäre Erfassung aller IT Kosten in der IT (also zB. keine Lizenzanschaffungen in den Fachabteilungen) stellt die Tarifwahrheit ebenso sicher wie die Vollständigkeit und Transparenz der IT Gesamtkosten. Rege Diskussion verursacht im Regelfall die strategische Positionierung von Standardtarifen vs. Einzelverrechnung. Beispiele: IMACs (Install-Move-Add-Changes) wie zB. die Übersiedlung eines PCs, das Anlegen eines Users, das Ändern von Berechtigungen könnte man separat verrechnen oder einfach mit einem „all inclusive“ Standardtarif abdecken. Der verursachergerechten Kostenwahrheit und dem resultierenden Kostenbewußtsein steht hier der Aufwand entgegen und - vor allem bei outgesourcten Dienstleistungen - die Gefahr eines Multiplikatoreffekts (wenn die Mengen unterschätzt wurden). Tendenziell neigt man dazu, unternehmensintern eher „all inclusive Tarife“ zu verwenden. Der Idee, die IT-Kosten zur Gänze „als Fixkostenblock“ zu betrachten, kann der Verfasser wegen des o.a. Nutzenpotenzials nichts abgewinnen (Ausnahme: kleine Unternehmen).
Ein Beispielmodell im Überblick
Das in der Grafik dargestellte Beispiel zeigt das generische Verrechnungsmodell beispielhaft anhand von 4 Verrechnungsebenen. Nur die auf Ebene der IT Leitung anfallenden und
damit nicht den anderen Ebenen direkt zuordenbaren Kosten werden über einen Verteilungsschlüssel (zB. nach Personal- oder Gesamtkostenanteil) auf die Abteilungen der IT umgelegt. Dort werden jene Kosten erfasst die wiederum nicht direkt auf Ebene der Produkte / Dienstleistungen erfasst werden können. Typischerweise sind das die Gehaltskosten inkl. der Gehaltsnebenkosten, Ausbildungskosten, Umlagen und interne Leistungsverrechnung aus anderen Bereichen, die Raumkosten, das Büromaterial, AfA, aber auch externe Dienstleistungen. Die Gesamtkosten der Abteilungskostenstellen ergeben bei Division durch die verrechenbare Planstundenanzahl den Plantarif (Stundensatz) der Kostenstelle. Der jeweilige Abteilungsleiter wird im Regelfall nicht selbst Stunden verrechnen, er ist damit kostenseitig berücksichtigt, nicht aber in der Anzahl der verrechenbaren Stunden, sodass er im Tarif der Abteilung „enthalten“ ist. Die von den Mitarbeitern der jeweiligen IT-Abteilung geleisteten Stunden werden in Plan (=Plantarif mal Planmenge) und Ist (=Plantarif mal Istmenge) auf die einzelnen Standard-Dienstleistungen verteilt. Zusammen mit den auf Produktebene direkt zugeordneten Kosten ergibt dies die Gesamtkosten pro Produkt und dividiert durch die Bezugsgröße (zB. Anzahl User oder Anzahl Gigabyte etc.) den Tarif pro Produkteinheit. Mit diesem Tarif werden die Leistungsempfänger belastet bzw. bildet dieser Tarif die Grundlage für einen allfälligen „Gewinnaufschlag“ bei externen Leistungen und für die Vergleichbarkeit mit Benchmarks oder externen Tarifen als Teil von „Make or Buy“-Entscheidungen. Natürlich können die IT-Abteilungen auch Leistungen außerhalb der Standardservices erbringen. Diese werden dann zB. auf einen Einzelverrechnungsauftrag gebucht der entweder 1:1 weiterverrechnet wird oder über separate Tarife entlastet (dann vermeidet man die Diskussion dass zB. die Installation eines PCs einmal mit 0,5h ein anderes mal mit 1,0h gebucht wurde).Bei Umstellung von Umlageverfahren auf IT-Leistungsverrechnung wird man auch sehen, dass durch die Analyse der Preis- Mengenabweichungen im Plan / Ist - Vergleich sich ein sehr großer Lerneffekt in den ersten beiden Jahren ergibt und die Plantarife sich nach diesem Zeitraum als sehr „stabil“ erweisen - sofern man nicht sehr groben Veränderungen des Mengengerüstes unterlegen ist. In diesem Fall ist die quantity of scale deutlich spürbar.
