GTD eine Methode für modernes Selbstmanagement Teil 2.
In der vergangenen Woche habe ich euch Getting Things Done (kurz: GTD), eine Methode für Selbstmanagement vorgestellt. Als ersten und wichtigsten Schritt um GTD überhaupt anwenden zu können, haben wir Schritt 1: das Aufschreiben – um die noch zu erledigende Dinge aus dem Kopf zu bekommen – angesprochen. In diesem Beitrag, werden wir kurz auf das Durcharbeiten und Organisieren der Aufgaben eingehen.
Wir haben uns sämtliche Gedankengänge mit Handlungsbedarf notiert und diese gesammelt. Da wir bei GTD keine Prioritäten festlegen, nehmen wir uns zuerst den obersten Punkt auf unserer Liste oder den obersten Zettel in unserem Eingangskästchen vor. Wir schauen um was es sich handelt und entscheiden sofort ob etwas zu tun ist oder nicht. Wenn nichts zu tun ist: Ablage, Wiedervorlage oder Papierkorb! Ist hingegen etwas zu tun unterscheiden wir zwischen einem einzelnen Handlungsschritt und einem Projekt.
Ein Projekt sind hierbei alle Aufgaben die mehr als einen Handlungsschritt erfordern.
Handelt es sich jedoch um einen einzelnen Handlungsschritt, ist folgendes zu überlegen:
- kann ich es delegieren? Falls ja, immer delegieren!
- Dauert es weniger als 2-3 Minuten? Dann erledige ich es sofort! (Das Direkt-Prinzip)
- Dauert es länger? So notiere ich diesen Handlungsschritt auf einer Aufgabenliste.
Aufgabenlisten beim GTD unterscheiden sich dahingehend von den gewohnten To-do-Listen, dass sie nicht nach Prioritäten sondern nach Kontexten sortiert werden. Unter Kontexten versteht David Allen (der Entwickler der GTD-Methode) beispielsweise: Am Computer, zu Hause, Unterwegs und so weiter.
Diese Sortierung nach Kontext, zielt darauf hin ab, dass die einzelnen Aufgaben nach und nach abgearbeitet werden, sobald ich mich in den jeweiligen Kontext begebe. Nehmen wir an, auf meiner To-do-Liste – die nach Prioritäten sortiert ist – steht ganz oben: Kleid aus der Reinigung abholen! weil ich dieses für den Empfang heute Abend benötige. Wenn ich morgens zur Arbeit fahre, ist die Reinigung noch geschlossen sodass ich diesen Punkt – obwohl es der Wichtigste ist – überhaupt nicht zuallererst abarbeiten kann und dieser den ganzen Tag übersprungen werden muss.
Nach der GTD-Methode steht der Handlungsschritt: Kleid aus der Reinigung abholen! im Kontext Unterwegs oder Besorgung. In den ich automatisch wechsle, wenn ich mich nach der Arbeit auf den Heimweg mache. Hier ein Beispiel:
Unterwegs:
-Kleid aus der Reinigung abholen!
-tanken
-Einkauf erledigen
-mit Mama telefonieren
Zuhause angekommen, wechsle ich in den Kontext zu Hause.
zu Hause:
-Waschmaschine anstellen
-Spülmaschine ausräumen
-den Garten wässern
Nach diesem Schema werden die verschiedenen Handlungsschritte im GTD organisiert. Solltest du der Meinung sein, dass bei einem Vorgang momentan kein Handlungsbedarf erforderlich ist, bleiben drei Möglichkeiten wie du verfahren kannst.
1. Du legst dir den Vorgang auf Wiedervorlage bzw. Termin, weil du noch eine Entwicklung abwarten möchtest
2. Der Vorgang wandert in die Ablage und ist damit erledigt.
3. Die Unterlagen werde nicht mehr benötigt und werden in den Papierkorb geworfen.
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