Ob Geschäftsreise oder privater Urlaub, ein paar wichtige Vorkehrungen zur Reisevorsorge müssen immer getroffen werden. Die wichtigsten Schritte folgen sogleich:
Reisevorsorge © Thomas Reiff / Pixelio
Flug, Unterkunft und Transportmittel planen und buchen
- im Internet über mögliche Flugverbindung informieren und die zuverlässigste auswählen
- Buchungsbestätigung ausdrucken, gegebenenfalls auch Online Ticket direkt ausdrucken, um Warterei am Flughafen zu vermeiden
- Weiterreise vom Flughafen sichern → Notfälle einplanen – Flug verspätet sich, Termin dauert länger, etc.
- Mietwagenanbieter, Bahnverbindung und Taxi-Nummern heraussuche
→ unbedingt Pufferzeiten einkalkulieren
- Angebote von Hotels oder Ferienwohnungen einholen
- Anreisezeit – bei vielen Hotels bis 18 Uhr – beachten
- über die Verkehrsanbindungen in der Nähe der Unterkunft informieren
- bei der Buchung auf mögliche W-Lan-Verbindung achten
Dokumente, Finanzen und Versicherungen
- Gültigkeit von Reisepass, Personalausweis und Führerschein überprüfen – einige Staaten fordern eine Mindestgültigkeit von 6 Monaten
- gegebenenfalls rechtzeitig ein Visum beantragen
- für Mietwagen ist bei einigen Anbietern ein internationaler Führerschein erforderlich
- Kreditkarten und Travellerchecks mitnehmen
- Geldabheben im Ausland problemlos möglich?
- Sperrcodes vermerken, Nummern der Travellerchecks notieren
- Dokumente kopieren und in einer zweiten Reisemappe sammeln
- Reiseversicherungen abschließen
- spezielle Versicherungen für Geschäftsreisen beinhalten oft eine Reiserücktrittversicherung, eine Gepäckversicherung und eine Auslandskrankenversicherung
- für die Reise mit dem Mietwagen: ADAC- Beitritt in Erwägung ziehen, über spezielle Versicherungen informieren
Abwesenheit im Büro
- Abwesenheitsnotiz per Mail als automatische Antwort generieren, gegebenenfalls auch auf Anrufbeantworter eine Abwesenheitsnachricht einspeichern
- für wichtige Projekte: In der Firma einen alternativen Ansprechpartner suchen
- bei EntscheidungspflichtenVollmachten ausstellen oder alternativ betreffende Personen in der Firma über wichtige Projekte informieren
Sonstiges
- bei einem Geschäftstermin Visitenkarten bereit halten – alle Kontaktdaten auf einen Blick für den Gesprächspartner
- im Terminkalender oder im Handy wichtige Telefonnummern gebündelt vermerken
- eventuell Produktbeispiele und Prospekte mitnehmen
- Reiseproviant mitnehmen – Wasser nicht vergessen