Geschäftsreise- How-To: Reisevorsorge

Ob Geschäftsreise oder privater Urlaub, ein paar wichtige Vorkehrungen zur Reisevorsorge müssen immer getroffen werden. Die wichtigsten Schritte folgen sogleich:

 

Reisevorsorge © Thomas Reiff / Pixelio

Reisevorsorge © Thomas Reiff / Pixelio

Flug, Unterkunft und Transportmittel planen und buchen

  • im Internet über mögliche Flugverbindung informieren und die zuverlässigste auswählen
  • Buchungsbestätigung ausdrucken, gegebenenfalls auch Online Ticket direkt ausdrucken, um Warterei am Flughafen zu vermeiden
  • Weiterreise vom Flughafen sichern → Notfälle einplanen – Flug verspätet sich, Termin dauert länger, etc.
  • Mietwagenanbieter, Bahnverbindung und Taxi-Nummern heraussuche

→ unbedingt Pufferzeiten einkalkulieren

  • Angebote von Hotels oder Ferienwohnungen einholen
  • Anreisezeit – bei vielen Hotels bis 18 Uhr – beachten
  • über die Verkehrsanbindungen in der Nähe der Unterkunft informieren
  • bei der Buchung auf mögliche W-Lan-Verbindung achten

Dokumente, Finanzen und Versicherungen

  • Gültigkeit von Reisepass, Personalausweis und Führerschein überprüfen – einige Staaten fordern eine Mindestgültigkeit von 6 Monaten
  • gegebenenfalls rechtzeitig ein Visum beantragen
  • für Mietwagen ist bei einigen Anbietern ein internationaler Führerschein erforderlich
  • Kreditkarten und Travellerchecks mitnehmen
  • Geldabheben im Ausland problemlos möglich?
  • Sperrcodes vermerken, Nummern der Travellerchecks notieren
  • Dokumente kopieren und in einer zweiten Reisemappe sammeln
  • Reiseversicherungen abschließen
  • spezielle Versicherungen für Geschäftsreisen beinhalten oft eine Reiserücktrittversicherung, eine Gepäckversicherung und eine Auslandskrankenversicherung
  • für die Reise mit dem Mietwagen: ADAC- Beitritt in Erwägung ziehen, über spezielle Versicherungen informieren

Abwesenheit im Büro

  • Abwesenheitsnotiz per Mail als automatische Antwort generieren, gegebenenfalls auch auf Anrufbeantworter eine Abwesenheitsnachricht einspeichern
  • für wichtige Projekte: In der Firma einen alternativen Ansprechpartner suchen
  • bei EntscheidungspflichtenVollmachten ausstellen oder alternativ betreffende Personen in der Firma über wichtige Projekte informieren

Sonstiges

  • bei einem Geschäftstermin Visitenkarten bereit halten – alle Kontaktdaten auf einen Blick für den Gesprächspartner
  • im Terminkalender oder im Handy wichtige Telefonnummern gebündelt vermerken
  • eventuell Produktbeispiele und Prospekte mitnehmen
  • Reiseproviant mitnehmen – Wasser nicht vergessen

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