Du möchtest ein erfolgreicher Freelancer werden? Wenn du unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung befolgst, wirst du schnell passende Kunden finden und deinen Traum als Selbstständiger verwirklichen. Dafür ist ein bisschen Vorarbeit nötig. Aber keine Bange: Mit unseren 12 Tipps befindest du dich schon bald in einer guten Auftragslage.
1. Steuernummer beantragen
Du musst eine Steuernummer beantragen, bevor du Aufträge für Kunden erledigen darfst. Das ist aber überhaupt nicht so kompliziert, wie es klingt!
Achtung: Die Steuernummer ist nicht dasselbe wie die steuerliche Identifitkationsnummer. Diese bekommen Bürger in Deutschland direkt nach der Geburt zugewiesen. Sie gilt ein Leben lang. Du findest deine Steuer-Identifikationsnummer auf deinem Einkommensteuerbescheid.
Um eine Steuernummer zu beantragen, musst du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen, ausdrucken und unterschrieben an das für dich zuständige Finanzamt schicken. Welches Finanzamt für dich zuständig ist, findest du bei finanzamt24 heraus. In einigen Bundesländer kannst du deine Steuernummer auch online beantragen.
2. Rechnungen vorbereiten
Damit du bei deinen Kunden einen professionellen Eindruck machst, ist eine vollständige Rechnung sehr wichtig. Neben dem Rechnungsdatum musst du ein Leistungsdatum, deine Steuernummer, den Rechnungsbetrag und vieles mehr angeben. Lade dir gern unsere kostenlose Vorlage für Rechnungen (DOC) herunter.
Adresse des Kunden
Heutzutage müsst ihr Rechnungen in den meisten Fällen nicht mehr mit der Post verschicken. Dennoch ist die Anschrift eures Kunden eine wesentliche Pflichtangabe einer Rechnung.
Dein Logo
Ein Logo unterstreicht die Einzigartigkeit und Unverwechselbarkeit eurer Person als Freelancer. Lasst euch ein professionelles Logo anfertigen oder erstellt selbst eins mit Canva und platziert es im Briefkopf.
Deine Anschrift und Kontaktdaten
Eure eigenen Kontaktdaten gehören in jede Rechnung. Ein Postfach genügt nicht, es muss eine ladungsfähige Anschrift sein, bei der ihr physisch auch anzutreffen seid.
Anrede
Fasst euch kurz: Eine höflich-förmliche Anrede und ein kurzes Umreißen eures Anliegens haben hier ihren Platz.
Leistung, Stückzahl und Preis
Welche Leistung wurde erbracht, wie viele Stunden habt ihr dafür benötigt und welcher Preis ergibt sich daraus? All das tragt ihr tabellarisch in diesen Abschnitt ein.
Zahlungsziel
Wenn ihr kein Zahlungsziel angebt, gilt automatisch ein Zahlungszeitraum von 30 Tagen. Den meisten Freelancern ist das zu lang, weshalb oftmals ein Zahlungsziel von 14 oder 7 Tagen in Rechnungen angegeben wird. Wenn eure Kunden säumig mit Zahlungen sind, empfehlen wir euch Factoring – so erhaltet ihr euer Geld garantiert und müsst nicht mehr darauf warten.
Persönliche Unterschrift und Grußformel
Eine freundliche Verabschiedung gehört zum guten Ton. Wirklich Stil hat eine eingescannte persönliche Unterschrift, die ihr als PNG-Datei unten an die Rechnung fügt. Sehr elegant und ansehnlich!
Deine Bank- und Kontaktdaten
Damit das Geld des Kunden euch auch erreicht, braucht dieser natürlich die entsprechenden Bankdaten. Der Übersichtlichkeit halber könnt ihr diese in der Fußzeile eurer Rechnung angeben, ebenso wie erneut eure Kontaktdaten. Das erleichtert es den Kunden zusätzlich, sich mit euch in Verbindung zu setzen.
Unsere bereitgestellte Vorlage (DOC) spart dir viel Zeit, da sich u. a. das Datum automatisch aktualisiert. So musst es nicht jedes Mal neu eintragen. Die Rechnungsnummer muss nicht zwingend fortlaufend sein. Wichtig ist aber, dass du jede Rechnungsnummer nur einmal vergibst, sodass sich jede Rechnung eindeutig zuordnen lässt. Wir empfehlen folgendes System:
- JAHR
- MM (Monat)
- TT (Tag)
- NR (Rechnungsnummer, z. B. 01, 02 usw.)
3. Welche Dienstleistung willst du anbieten?
Nimm dir ein Blatt Papier und schreibe dir stichpunkartig die Antworten zu folgenden Fragen auf:
- Was kann ich besonders gut?
- Welche Arbeiten möchte ich für Kunden erledigen?
- Wie hebe ich mich von der Konkurrenz ab (Stichwort: Alleinstellungsmerkmal)?
- Welche Social-Media-Kanäle mag ich, womit werde ich nicht warm?
- Bin ich eher extrovertiert oder introvertiert?
Keine Angst, du musst nicht gleich einen Roman schreiben. Es geht darum, dass du eine erste Bestandsaufnahme von dir und deinen Fähigkeiten machst. Je besser du dich selbst kennst, desto klarer wird dir, welche Angebote du deinen Kunden präsentieren willst.
Frage auch Freunde und Familie, welche Stärken und Schwächen sie an dir wahrnehmen. Unterschätze niemals den sozialen Aspekt: Mit wem kommst du gut klar, welche Eigenschaften kannst du gar nicht ab? Das hilft dir enorm dabei, deine persönlichen Horrorkunden schon frühzeitig zu erkennen und auszusortieren.
Und wie geht das mit dem Alleinstellungsmerkmal?
Viele Freelancer tun sich schwer damit, ihren USP (Unique Selling Point, dt. Alleinstellungsmerkmal) zu finden.
Was ist an mir schon besonders?
Deine Persönlichkeit! Dich gibt es nur einmal auf dieser Welt. In Zeiten der Digitalisierung ist Persönlichkeit das Alleinstellungsmerkmal. Wenn Kunden dich mögen und die Chemie zwischen euch stimmt, kannst du dich über eine langfristige Zusammenarbeit freuen. Denn kluge Unternehmer wollen ihre Freelancer nicht wechseln wie Unterhosen.
Was aber ist mit Persönlichkeit gemeint? Dass du eine unverwechselbare Mischung aus Know-how und Soft Skills wie Pünktlichkeit, Zuverlässigkeit und Kommunikationsfähigkeit in dir vereinst. Eigne dir daher Wissen über deinen Bereich an und übe fleißig. Mit zunehmender Erfahrung wirst du als Experte wahrgenommen und Kunden werden dich mehr und mehr schätzen.
So wirst du nahezu unverzichtbar und bist ein gern gesehener Gast in den Büros deiner Kunden. Aus einem kleinen Auftrag kann sich somit eine fruchtbare Kooperation mit vielen Folgeaufträgen ergeben.
4. Arbeitsort wählen
Möchtest du im Home Office arbeiten oder einen sogenannten Coworking Space nutzen? In jeder Stadt gibt es solche geteilten Büros, in denen du dir ein Plätzchen anmieten kannst. Die meisten Spaces bieten Flex Desks an, die du tageweise buchen kannst. Ganz modern ist die Variante Coliving: Hier arbeitest du nicht nur mit anderen Selbstständigen, Unternehmern zusammen – ihr wohnt auch unter einem Dach!
Artikeltipp: Coliving: Trend unter Freelancern und Unternehmern
Die meisten Freelancer arbeiten aber im Home Office, insbesondere am Anfang. Schließlich ist das die kostengünstigste und bequemste Variante, die aber auch einige Nachteile wie soziale Isolation mit sich bringt.
Du musst dich nicht für immer auf eine Variante festlegen. Es ist auch möglich zu mixen: ein paar Tage Coworking Space und dann wieder Home Office. Für welche Variante du dich auch entscheidest: Wichtig ist, dass sie zu dir, deinen Vorlieben und Lebensumständen passt. Dann wirst du als Freelancer optimal durchstarten.
5. Equipment besorgen
Je nachdem, in welcher Branche du tätig bist, benötigst du Equipment wie einen Laptop, ein Smartphone, einen Schreibtisch, Aktenvernichter etc. Meist reicht es aber aus, zunächst die Basics anzuschaffen und das Office Schritt für Schritt zu erweitern. Wichtig: Achte hierbei darauf, dich möglichst nicht zu verschulden!
Investiere ebenfalls in Equipment für Marketing, um z. B. Videos zu produzieren. Das schafft eine persönliche Nähe, die viele Kunden schätzen. Wir erinnern uns: Persönlichkeit entscheidet oftmals über den Erfolg.
Es muss nicht gleich der teure, nigelnagelneue iMac oder die High-End-Kamera sein. Auch wenn es definitiv Spaß macht, damit zu arbeiten. Investiere am Anfang aber nur so viel wie nötig und so wenig wie möglich.
6. Suche aktiv nach Jobs
Das ist einer der wichtigsten Schritte, wenn du als Freelancer von Anfang an mit einer guten Auftragslage durchstarten willst. Um die guten Jobs zu bekommen, brauchst du aussagekräftige Referenzen. Um diese zu ergattern, brauchst du wiederum attraktive Aufträge. Hier beißt sich die Katze in den Schwanz.
Die Lösung: Suche aktiv nach Aufträgen, zum Beispiel in Jobportalen. Eine weitere Möglichkeit: Du bewirbst dich initiativ bei deinen Wunschunternehmen. Damit deine Initiativbewerbungen von Erfolg gekrönt sind, solltest du dir genügend Zeit für diese Schritte nehmen:
- Ermittle einen persönlichen Ansprechpartner
- Verfasse ein individuelles, persönliches Anschreiben
- Begründe darin, warum du als Freelancer für das Unternehmen arbeiten möchtest
- Zeige Verbesserungspotenziale auf, bei denen du als Freelancer unterstützen kannst
- Halte dich mit Eigenwerbung zurück, denke immer an den Kunden und seinen Nutzen, den er bei Inanspruchnahme deiner Dienstleistung hat
Du kannst deine Initiativbewerbung als Freelancer via Mail oder Direktnachricht in Social Media abschicken, zum Beispiel bei LinkedIn oder Xing. Pass aber bitte auf, dass du nicht als Spammer wahrgenommen wirst. Eine Nachricht reicht. Wenn ein Kontakt darauf nicht reagiert, dann lasse ihn in Ruhe.
Du kannst nach einer Woche freundlich nachfragen, ob ein grundsätzliches Interesse an einer unverbindlichen Kontaktaufnahme besteht. Jedoch wäre ich auch schon hierbei vorsichtig. Im Zweifel höre auf dein Bauchgefühl. Das ist besser, als den Leuten auf die Nerven zu gehen.
7. Zielgruppen bzw. Buyer Persona ausfindig machen
Wer soll dich beauftragen? Ein Konzern oder eine Agentur? Oder kleine mittelständische Unternehmen? Willst du lieber mit Einzelunternehmern wie zum Beispiel Coaches zusammenarbeiten? Neben diesen Fragen spielen weitere Faktoren eine Rolle: Alter, Geschlecht, Wohnort, Hobbies etc.
Da Zielgruppen sehr ungenau sind, empfehlen wir dir, lieber Buyer Personas zu erstellen. Bei jeder Buyer Persona handelt es sich um die möglichst genaue Beschreibung deines Wunschkunden. Welche Bedürfnisse, Wünsche und Ängste hat der Mensch hinter diesem Kundenbild?
Du kannst dir eine Buyer Persona wie eine Figur für einen Film vorstellen: Welche Eigenschaften hat die Buyer Persona? Mit welchen Problemen schlägt sie sich herum?
Drei Beispiele für eine Buyer Persona:
Bei den folgenden Beispielen siehst du, dass sie sehr spezifisch sind. Es macht ein wenig Arbeit, solch konkrete Personas zu erstellen. Doch sie lohnt sich! Denn je klarer du deine Wunschkunden in Form von Personas umrissen hast, desto stärker ist deine Positionierung. So hebst du dich von der Masse der Freelancer ab und bietest diesen Kunden exakt das, was sie suchen.
Lina (35): Coach und Ernährungsberaterin, die mit einem Freelancer zusammenarbeiten möchte, dem die Themen Gesundheit und Healthy Food genauso am Herzen liegen wie ihr.
Lina möchte ihre Website übersetzen, um auch ein internationales Publikum mit ihren Online-Kursen zu erreichen. Hierfür sucht sie einen guten Übersetzer, der sie als Freelancer unterstützt und sich mit den entsprechenden Themen auskennt.
Tanja (27): Social-Media-Managerin in einem kleinen mittelständischen Unternehmen, die auf der Suche nach einem Freelancer ist, der sie als Facebook-Experte für Werbekampagnen beraten kann.
Tanja schätzt eine lockere Art und den Small Talk mit Freelancern neben geschäftlichen Gesprächen. Ihr ist Schlagfertigkeit bei einem Gesprächspartner genauso wichtig wie dessen Zuverlässigkeit und die Abliefung von Top-Ergebnissen. Dafür ist sie auch gern bereit, gutes Geld in die Hand zu nehmen.
Hartmut (42): Inhaltlich Verantwortlicher eines großen Online-Vergleichsportal, der einen Texter mit Kenntnissen in Suchmaschinenoptimierung (SEO) braucht.
Hartmut sucht schon seit Monaten nach einem qualifizierten Freelancern, hat aber wenig Zeit für lange Recherchen. Er ist noch von der alten Schule: Hartmut legt wert auf zuverlässige Kommunikation und einen Freelancer, auf den er sich voll und ganz verlassen kann. Dies belohnt er mit einer langfristigen Auftragslage.
8. Online und offline netzwerken
Lasse die Welt da draußen wissen, was du tust! Du brauchst Aufmerksamkeit, denn schließlich müssen die Leute überhaupt zur Kenntnis nehmen, dass du als Freelancer arbeitest. Kommuniziere dies also nach außen und knüpfe ein Netzwerk.
Eine Website ist heutzutage unumgänglich. Wie du diese erstellst, erfährst du unter Punkt 11. Lege dir auch Social-Media-Profile an, vor allem in den Business-Netzwerken Xing und LinkedIn, damit Geschätskontakte dich auch dort finden.
Reicht es, wenn ich nur noch online präsent bin?
Darauf können wir mit einem klaren Nein antworten. Unterschätze nie die Macht von Offline-Netzwerkveranstaltungen. Auch und insbesondere in Zeiten der Digitalisierung zählen ein Handschlag und ein persönliches Gespräch deutlich mehr als der reine Online-Kontakt.
Tipp: Kombiniere Online- und Offline-Marketing. Gehe regelmäßig zu Freelancer-Stammtischen und anderen Events, auf denen du Kunden und Kollegen kennenlernst. Vernetze dich mit deinen neuen Kontakten und biete Erstkontakten über das Internet wann immer möglich ein persönliches Kennenlerngespräch an.
Du kannst mit deinen potenziellen Kunden und Geschäftspartnern auch Video-Meetings via Skype oder Zoom vereinbaren. Das ist zwar auch „nur“ online, aber ihr sehr euch. Das allein macht schon einen Unterschied zu reinen Mailings, Chats oder Telefonaten aus.
9. Digitales Büro einrichten
Papierkram adé: Das digitale Büro schont Zeit und Nerven. Versucht daher, von Anfang an alle Belege, Rechnungen, Angebote usw. digital abzuspeichern. Zum Glück haben auch Behörden endlich erkannt, dass es eine Zumutung ist, alle Belege als Freelancer als ausgedruckte Kopien mit der Post zu versenden.
Aber Achtung: Für Geschäftsdokumente gilt nach wie vor eine Aufbewahrungspflicht. Also nicht einfach Bewirtungsbelege o. Ä. einscannen und dann wegschmeißen!
Artikeltipp: Alles unter einem Dach: Wie organisiere ich meine Dokumente und Notizen?
Tipp: Ihr müsst nicht komplett auf klassische Notizen verzichten. Legt euch ergänzend ein Notizbuch zu. Von Hand Geschriebenes prägt sich nicht nur besser ein, es ist auch vor Hack-Angriffen gefeit und auch dann verfügbar, wenn dein Computer oder Server abschmieren sollte. Also, auch wenn es an die Hausaufgabe in der fünften Klasse erinnert: Für unterschiedliche Projekte Notizbücher anlegen und konsequent führen!
10. Stundensatz realistisch kalkulieren
Als Freelance möchtest du von deinen Aufträgen leben – und nicht nur überlerben. Hierfür ist es wichtig, dass du eine realistische Kalkulation aufstellst. Dazu gehört ein vernünftiger Stundensatz, den du selbstbewusst beim Kunden vertrittst.
Bedenke bei der Kalkulation, dass du als Freelancer alleinverantwortlich für deine Altersvorsorge, die Bezahlung deiner Urlaube und deine Finanzierung im Krankheitsfall bist. Kein Arbeitgeber wird dich mit einem Anteil dabei unterstützten.
Kurzum: Es liegt an dir, Rücklagen zu bilden.
Was aber ist ein realistischer Stundensatz? Der ist abhängig von deiner Branche und der Region, in der du lebst. So ist der durchschnittliche Stundensatz in Sache um über 30 Euro niedriger als im Saarland.
Für den Gesamtraum Deutschland hat Freelancer Map mit dem Freelancer Kompass einen durchschnittlichen Stundensatz von 91,05 Euro ermittelt.
Weiterhin ergab die Freelancer Kompass Markstudie 2018, dass 71,61 Prozent der befragten Freelancer mit ihrem Einkommen zufrieden sind. Die höchste Zufriedenheit lag in den Branchen SAP, Beratung & Management und IT-Infrastruktur.
Es ist also durchaus möglich, als Freelancer gut zu verdienen. Der stetig steigende Stundensatz und die hohe Zufriedenheit unter Freien zeigen, dass allmählich auch Unternehmen den Wert der externen Leistungen anerkennen.
11. Erstelle eine Website
Erstelle eine Website mit WordPress oder nutze ein Baukastensystem wie Wix, Joomla oder Squarespace. Der Vorteil dieser Baukastensysteme: Du kannst dir deine Wunschwebsite innerhalb von ein paar Minuten via Drag & Drop zusammenstellen. Anders als WordPress ist der Service jedoch nicht kostenlos, sondern du zahlst eine monatliche Nutzungsgebühr.
WordPress ist zwar wie gesagt kostenlos, doch hier musst du mehr Arbeit in die Installation von Themes und Plugins investieren. Ein wenig Ahnung von Codes im Bereich HTML und CSS kann auch nicht schaden.
Systeme wie WordPress sind in ihrer Benutzerfreundlichkeit aber darauf ausgerichtet, leicht bedienbar und dabei zugleich flexibel zu sein. Wichtig sind dabei die Wahl des richtigen Hosting-Anbieters und eine leichte Installation.
Schau dir zum Beispiel als ersten Einstieg diese Anleitung zur Einrichtung von WordPress an. Übrigens: Die meisten Hosting-Dienste machen es inzwischen noch einfacher und bieten eine Express-Installation an.
Ob WordPress oder Baukasten-System: Die Hauptsache ist, dass du eine vernünftige Website hast, auf der potenzielle Kunden dich, dein Angebot und deine Referenzen kennenlernen.
12. Ein aktiver Freelancer werden!
So, genug der Vorbereitungen. Zeit, dass du loslegst! Vieles lernst du ohnehin mit der Zeit und der Erfahrung. Am Anfang wirst du dich wahrscheinlich etwas wackelig auf den Beinen fühlen – wie das bei einer großen Herausforderung wie dem Freelancing nun einmal so ist. Bleib einfach dran und schreibe mir, wenn du Fragen hast! Oder hole dir mein Buch für einen gelingenden Start als Freelancer. Ich wünsche dir viel Erfolg!
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