Vor einiger Zeit habe ich mit einem Projektteam, das ich eine zeitlang begleitet habe, einen Planungs-Workshop durchgeführt. Nach kurzer Zeit stellte sich diese merkwürdige Gefühl ein, wenn scheinbar alles stimmt, Dinge aber trotzdem nicht stimmig erscheinen.
Sichtbar wurde es daran, dass alle 7 Beteiligten des Projektteams ganz unterschiedlich über das Projekt sprachen. Ohne "Insiderwissen" über die Projektorganisation hätte man die Leute nicht dem gleichen Projekt zugeordnet. Entsprechend schwierig war die Zusammenarbeit im Team. Regelmäßig gab es ausufernde Diskussionen über die Umsetzung von Meilensteinen, Akzeptieren von Entscheidungen oder Zurodnung von Aufgaben.
Um der Sache auf den Grund zu gehen, bekam in der nächsten Projektsitzung jeder im Team ein leeres Blatt Papier mit der Aufgabe, das Projektziel aus dem Gedächtnis aufzuschreiben. Ich erhielt 5 verschiedene Projektziele. 3 von 7 nannten das gleiche Ziel.
Bei der Analyse dieses Ergebnisses kamen die Team-Mitglieder zu dem Schluss, dass sie nicht genug Fragen gestellt hatten.
Fragen über das Projektziel, über den Nutzen, den Scope und die Risiken des Projektes.
Die Erkenntnis löste heftige Diskussionen aus. Der Projektleiter erstellte spontan eine Liste von Leuten, mit denen er zur Vorbereitung des Projektes gesprochen hatte. Die Liste war beeindruckend lang. Das brachte die Diskussion zunächst zum Verstummen.
Die nächste Überlegung war: Waren denn in Bezug auf das Projektziel überhaupt die richtigen Fragen gestellt worden?
Wieder nachdenkliche Stille. Wie kommt man an die richtigen Fragen?
Die Erkenntnis des Workshops war, dass man eine Planung erst erstellen kann (schließlich war das die ursprüngliche Absicht des Workshops gewesen), wenn man über das Projektziel und sein Umfeld genügend Fragen gestellt hat.
Das Team hat den Zweck des Workshops anschließend geändert. Es wurde eine "kreative Arbeitssitzung zum Fragenfinden" daraus. Der Titel entstand spontan in der Diskussion.
(Allein die Umbenennung von Workshop in Arbeitssitzung hatte einen Effekt, aber das ist eine andere Projektgeschichte...)
Das Team erarbeitete eine Liste von sehr individuellen Fragen, die es als notwendig erachtete, um Projektziel und Projektumfeld genau zu identifizieren und zu klären. Allein das gemeinsame Nachdenken über gemeinsame Fragen führte zu einem besseren Verständnis des Projektes und des Teams untereinander. Grundlagenarbeit für erfolgreiche Projektteams.
Wie kommt man denn nun an die Fragen, die weiterführen? Dazu ein kleinr Tipp. Erst einmal geht es darum so viele Fragen wie möglich zu finden, unabhängig davon, ob es die richtige Fragen sind.
Klassiche W-Fragen sind schon mal ein guter Anfang:
Man kann das ganze auch in ein Schema bringen, das hilft, keine Fragen zu vergessen:
Wen wir neue Fragen stellen, erhalten wir neue Antworten. Und möglicherweise genau die Antwort, nach der wir gesucht haben.
Damit erreichen Sie zweierlei:
1) der Projektauftrag wird klar, von allen Seiten und vielen Perspektiven durchleuchtet. Klare Projektaufträge sind schon mal ein guter Start für ein Projekt
2) das Projektteam übt, den Blickwinkel zu ändern. Spätestens bei der ersten Schwierigkeit, die im Projekt auftritt, ist dies eine nützliche Haltung.
Sichtbar wurde es daran, dass alle 7 Beteiligten des Projektteams ganz unterschiedlich über das Projekt sprachen. Ohne "Insiderwissen" über die Projektorganisation hätte man die Leute nicht dem gleichen Projekt zugeordnet. Entsprechend schwierig war die Zusammenarbeit im Team. Regelmäßig gab es ausufernde Diskussionen über die Umsetzung von Meilensteinen, Akzeptieren von Entscheidungen oder Zurodnung von Aufgaben.
Um der Sache auf den Grund zu gehen, bekam in der nächsten Projektsitzung jeder im Team ein leeres Blatt Papier mit der Aufgabe, das Projektziel aus dem Gedächtnis aufzuschreiben. Ich erhielt 5 verschiedene Projektziele. 3 von 7 nannten das gleiche Ziel.
Bei der Analyse dieses Ergebnisses kamen die Team-Mitglieder zu dem Schluss, dass sie nicht genug Fragen gestellt hatten.
Fragen über das Projektziel, über den Nutzen, den Scope und die Risiken des Projektes.
Die Erkenntnis löste heftige Diskussionen aus. Der Projektleiter erstellte spontan eine Liste von Leuten, mit denen er zur Vorbereitung des Projektes gesprochen hatte. Die Liste war beeindruckend lang. Das brachte die Diskussion zunächst zum Verstummen.
Die nächste Überlegung war: Waren denn in Bezug auf das Projektziel überhaupt die richtigen Fragen gestellt worden?
Wieder nachdenkliche Stille. Wie kommt man an die richtigen Fragen?
Die Erkenntnis des Workshops war, dass man eine Planung erst erstellen kann (schließlich war das die ursprüngliche Absicht des Workshops gewesen), wenn man über das Projektziel und sein Umfeld genügend Fragen gestellt hat.
Das Team hat den Zweck des Workshops anschließend geändert. Es wurde eine "kreative Arbeitssitzung zum Fragenfinden" daraus. Der Titel entstand spontan in der Diskussion.
(Allein die Umbenennung von Workshop in Arbeitssitzung hatte einen Effekt, aber das ist eine andere Projektgeschichte...)
Das Team erarbeitete eine Liste von sehr individuellen Fragen, die es als notwendig erachtete, um Projektziel und Projektumfeld genau zu identifizieren und zu klären. Allein das gemeinsame Nachdenken über gemeinsame Fragen führte zu einem besseren Verständnis des Projektes und des Teams untereinander. Grundlagenarbeit für erfolgreiche Projektteams.
Wie kommt man denn nun an die Fragen, die weiterführen? Dazu ein kleinr Tipp. Erst einmal geht es darum so viele Fragen wie möglich zu finden, unabhängig davon, ob es die richtige Fragen sind.
Klassiche W-Fragen sind schon mal ein guter Anfang:
- Wer möchte das Projekt?
- Was genau soll umgesetzt werden ?
- Wie soll das geschehen?
- Wann soll das Projekt umgesetzt sein?
- Wofür soll das Projekt umgesetzt werden?
- Wo kann die Umsetzung erfolgen?
- Was hält uns davon ab, das Projekt umzusetzen?
- Was unterstützt das Projekt?
- ... und so weiter ....
- Kunden-Perspektive
- Anwender-Prespektive
- Auftraggeber
- Team-Mitglied
- oder auch: "Was würde die Schwiegermutter dazu sagen?"
- oder Perspektiven, an die bisher noch niemand gedacht hat
- zum Beispiel der Barmann meiner Lieblingsbar
Man kann das ganze auch in ein Schema bringen, das hilft, keine Fragen zu vergessen:
Wen wir neue Fragen stellen, erhalten wir neue Antworten. Und möglicherweise genau die Antwort, nach der wir gesucht haben.
Damit erreichen Sie zweierlei:
1) der Projektauftrag wird klar, von allen Seiten und vielen Perspektiven durchleuchtet. Klare Projektaufträge sind schon mal ein guter Start für ein Projekt
2) das Projektteam übt, den Blickwinkel zu ändern. Spätestens bei der ersten Schwierigkeit, die im Projekt auftritt, ist dies eine nützliche Haltung.
