Ein Gewerbe zu gründen oder eine freiberufliche Tätigkeit anzumelden, ist ein absolutes Kinderspiel. Zugegeben, je nach Rechtsform sind mehr oder wenige Behördengänge zu erledigen. Aber der Respekt vor der Gründung ist viel höher als er sein sollte.
Einen Tag nach meinem Workshop bei der letzten DNX zu genau diesem Thema kam eine Teilnehemrin am nächsten Tag auf mich zu und sagte mir, dass sie aufgrund der Vielzahl an Informationen nun noch verwirrter sei als vorher. Genau das Gegenteil war mein Ziel.
Die Teilnehmerin relativierte die Aussage kurz darauf und ich war erleichtert, dass ich nicht völlig am Ziel vorbeigeschossen bin. Der Punkt ist jedoch, dass es auf dem Weg in die Selbständigkeit zwar eine ganze Reihe von neuen Dingen zu beachten gilt, jedoch nicht alle für dich relevant sein werden.
Leider lassen sich viel zu viele Menschen vor dem Schritt in die Selbständigkeit abschrecken, weil sie Angst vor den bürokratischen Hürden haben. Das ist schade, denn es steckt kein Hexenwerk dahinter. Genau so wenig, wie der Begriff Selbständigkeit auf viel zu viel Respekt stößt.
Dieser Guide soll dir dabei helfen, die nötigen Behördengänge für die Existenzgründung im Internet und deine Pflichten als Unternehmer zu zeigen. Lass uns gemeinsam Schritt für Schritt durchgehen, welche Aufgaben auf dich warten.
Je nach der Rechtsform und der Größe deines zu gründenden Online Business stehen verschiedene Behördengänge und Pflichten an. Die größten Unterschiede gibt es zwischen den drei Gruppen von Selbständigen bzw. Unternehmen – Kleingewerbetreibende, Freiberufler und allen anderen Handelsunternehmen.
Mache dir keine Sorgen, wenn du dir über die Rechtsform noch nicht im Klaren bist. Über die Vor- und Nachteile gehen wir genauso ein, wie auf die Abgrenzung zwischen Freiberuflern und Gewerbetreibenden. Vereinfacht dargestellt, musst du dich mit folgenden Themen beschäftigen:
Kleingewerbe
(Einzelunternehmer, GbR)
- Gewerbeamt
- Finanzamt
- (IHK)
- (Berufsgenossenschaft)
- (Umsatzsteuer)
Freiberufler
(freie Berufe)
- Finanzamt
- (Berufsgenossenschaft)
- (Künstlersozialkasse)
- (Standeskammer)
- (Versorgungswerk)
- (Umsatzsteuer)
Handelsunternehmen
(OHG, GmbH, UG, AG)
- Gewerbeamt
- Finanzamt
- IHK
- Berufsgenossenschaft
- Handelsregister
- (Genossenschaftsregister)
- Umsatzsteuer
- (LSt, GewSt, KSt)
P.S. In diesem Guide geht es nicht darum, wie du eine Geschäftsidee findest, wie du mit Selbstzweifeln und Unsicherheiten umgehst oder wie du dich richtig am Markt positionierst. Es geht um den trockenen Teil der Existenzgründung, den so viele von uns fürchten.
- Pre-Gründung
- Gewerbeamt
- Finanzamt
- Kammern
- Register
- SV und KV
- Absicherung
- Steuern
- Buchhaltung
- Checkliste
Vor der Gründung
Der eigentliche Akt der Gründung geschieht mit der Anmeldung deines Unternehmens beim Gewerbeamt bzw. der freiberuflichen Tätigkeit beim Finanzamt. Diese Formalität ist schnell erledigt, woraufhin du automatisch Post von weiteren Institutionen zugeschickt bekommst.
Zwei Dinge solltest du vor der Anmeldung deiner Selbständigkeit jedoch unbedingt klären: die Beantragung von Fördergeldern und die optimale Rechtsform für deine Zwecke.
Bund, Länder und Gemeinden stellen verschiedene Finanzhilfen für Gründer zur Verfügung. Einige dieser Fördermittel kannst du nach der Gründung beantragen. Den Gründungszuschuss der Arbeitsagentur musst du jedoch unbedingt beantragen, bevor du ein Gewerbe anmeldest. Alles wissenswerte zum Gründungszuschuss für Online Unternehmer kannst du hier nachlesen. Welche weiteren Fördermittel für dich in Frage kommen, findest du in der Förderdatenbank des BMWi heraus.
Nebenberufliche Selbständigkeit
Solltest du derzeit noch in einem Angestelltenverhältnis stehen, kannst du dich auch nebenberuflich selbständig machen. Als Nebengewerbe wird eine selbständige Tätigkeit mit einer Wochenarbeitszeit von maximal 18 Stunden angesehen, wobei Zeit und Einkommen den Haupterwerb nicht übersteigen dürfen. Das Einkommen aus der Selbständigkeit muss zur Beitragsberechnung bei der Krankenkasse angegeben werden. Außerdem musst du deinen Arbeitgeber darüber unterrichten und eventuelle Klauseln in deinem bestehenden Arbeitsvertrag beachten.
Du kannst dich auch in der Arbeitslosigkeit nebenberuflich selbständig machen, wenn die Tätigkeit unter 15 Stunden in der Woche bleibt. Maximal 165 Euro darfst du hinzuverdienen, ohne dafür Abzüge beim Arbeitslosengeld hinnehmen zu müssen. In jedem Fall muss das Nebengewerbe der Arbeitsagentur gemeldet werden. Sobald das Nebengewerbe wächst oder der endgültige Schritt in die Selbständigkeit vollzogen werden soll, kann der der Gründungszuschuss (Arbeitslosengeld 1) oder das Einstiegsgeld (Arbeitslosengeld 2) bei der Arbeitsagentur beantragt werden.
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Rechtsformen für dein Online Business
Bevor du dir Gedanken um die Rechtsform machst, musst du zunächst klären, ob du in die Kategorie der Gewerbetreibenden oder Freiberufler fällst; also gewerbliche oder freiberufliche Einkünfte hast.
Wenn du eine freiberufliche Tätigkeit ausübst, dann musst du die Aufnahme der Tätigkeit lediglich beim Finanzamt anzeigen, jedoch kein Gewerbe anmelden. Damit wärst du dann generell von der Gewerbesteuer befreit und bist nicht zur doppelten Buchführung und zur Mitgliedschaft in der IHK oder Handwerkskammer verpflichtet.
Freiberufler
Freiberufler fallen unter die Katalogberufe nach § 18 EStG. Dazu gehören Berufe mit akademischen Qualifikationen in kreativen, wissenschaftlichen oder künstlerischen Bereichen, wie Ärzte, Rechtsanwälte, Ingenieure, Architekten, Übersetzer oder Journalisten.
Gewerbetreibende
Sobald du als Unternehmer gewerblich handelst, also Produkte und Leistungen mit wiederholter Gewinnerzielungsabsicht vertreibst, hast du gewerbliche Einkünfte und kommst du um die Gewerbeanmeldung nicht herum.
Sehr ausführliche Informationen zu diesem Thema findest du im Booklet zur Gewerbeanmeldung für digitale Selbständige. Darin erfährst du auch, warum digitale Nomaden häufig als Freiberufler durchgehen und damit die vielen Vorteile genießen.
Solltest du eine gewerbliche Tätigkeit ausführen, dann hast du die Wahl zwischen verschiedenen Rechtsformen. Die wichtigsten Auswahlkriterien für deine Entscheidung sind der Aufwand zur Gründung und zum Betrieb des Unternehmens, der Umfang deiner Haftung, der Außenauftritt und ob du im Team gründest oder allein.
In der folgenden Tabelle bekommst du einen groben Überblick zu den meist genutzten Rechtsformen für Online Unternehmer. Unter der Tabelle folgen dann noch konkretere Infos.
Einzelunternehmer
(Kleinunternehmer)GbR
(Personengesellschaft)GmbH (UG)
(Kapitalgesellschaft)
Mindesteinlagekeinekeine25.000 Euro (UG = 1 Euro)
Haftungunbeschränktunbeschränktnur mit Gesellschaftsvermögen
GeschäftsführungInhaberGesellschafterGeschäftsführer, Gesellschafterversammlung
Handelsregisterneinneinja
BuchhaltungEÜR (Kleingewerbetreibende bis 50.000 Euro Jahresgewinn)EÜR (Kleingewerbetreibende bis 50.000 Euro Jahresgewinn)doppelte Buchführung, Bilanzierung, Geschäftskonto ist Pflicht
SteuernESt, USt (nicht für Kleinunternehmer), GewStESt, USt, GewStESt, USt, GewSt, KörpSt, LSt
Geeignet fürSolopreneure, Freelancerlose Teams, FreiberuflerStartups mit Angestellten, Freiberufler
Einzelunternehmer: Die einfachste Art ein Gewerbe zu starten ist das Einzelunternehmen, vor allem dann, wenn du ohne Partner arbeitest. Im Geschäftsverkehr trittst du mit deinem eigenen Namen auf. Bis zu einem Jahresgewinn von 50.000 Euro bzw. Jahresumsatz von 500.000 Euro bist du nicht bilanzierungspflichtig. Es reicht die einfache EÜR (Einkommen-Überschussrechnung) in einer Excel-Tabelle. Wie beim Freiberufler liegt hier der Nachteil in der Haftung mit dem Privatvermögen. Dem gegenüber steht einer der größten Vorteile dieser Rechtsform, der besonders Einsteigern das Leben erleichtert: die Option zur Kleinunternehmerregelung.
Kleinunternehmer(regelung): Als Freiberufler und Einzelunternehmer kannst du von dieser Regelung Gebrauch machen. Nach § 19 UStG hast du bis zu einem geschätzten Jahresumsatz von weniger als 17.500 Euro im ersten Jahr ein Wahlrecht zur Umsatzsteuerbefreiung. Das heißt, du musst keine Umsatzsteuer auf Rechnungen angeben und daher auch nicht abführen. Das heißt natürlich auch, dass du keine bezahlte Vorsteuer für Eingangsrechnungen geltend machen kannst. Nach der Gewerbeanmeldung schickt dir das Finanzamt einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, in dem du zur Kleinunterunternehmerregelung optieren kannst.
Personengesellschaften: Im Team zu gründen macht dann Sinn, wenn Verantwortung, Investition und Haftung auf mehrere Schultern verteilt werden soll. Personengesellschaften sind keine eigenständigen Rechtsobjekte, sondern Zusammenschlüsse von Gesellschaftern. Anders als Kapitalgesellschaften sind sie nur eingeschränkt rechtsfähig und Gesellschafter auch mit ihrem Privatvermögen haftbar (außer der Kommanditist bei der KG, der nur mit seiner Einlage haftet).
Eine GbR kann mit mindestens zwei Personen formlos gegründet werden. Es wird kein Gesellschaftervertrag benötigt. Der Akt der Gründung kann durch den Kauf einer gemeinsamen Domain oder ein schriftlich festgelegtes Konzept vollzogen werden. Auch für Freiberufler ist die GbR eine Option. Nachteile sind die persönliche Haftung bei Abmahnungen oder Schadensersatzansprüchen und die oft unklaren Gesellschafterverhältnisse.
Weitere Personengesellschaften sind die OHG (Offene Handelsgesellschaft) und die KG (Kommanditgesellschaft). Für diese ist ein Eintrag ins Handelsregister und eine doppelte Buchführung zwingend notwendig. Gehaftet wird wie bei dem Einzelunternehmen mit dem Privatvermögen (außer Kommanditist bei der KG als Teilhafter). Jedoch wird die Gründung einer OHG oder KG für Online Unternehmer in den wenigsten Fällen sinnvoll sein.
Kapitalgesellschaften: Hierbei handelst es sich um eigenständige Rechtsobjekte (juristische Personen), die selbst Geschäfte durchführen können (z.B. Kredite aufnehmen, Immobilien kaufen). Der große Vorteil ist die Haftungsbeschränkung auf das eingelegte Gesellschaftsvermögen. Eine Gründung mit mehreren Partnern ist möglich. Generell wird bei Kapitalgesellschaften ein Eintrag ins Handelsregister und die doppelte Buchführung vorausgesetzt.
Für die Gründung einer GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) wird ein notariell beurkundeter Gesellschaftervertrag, ein Handelsregistereintrag und eine Mindesteinlage von 25.000 Euro Stammkapital benötigt. Das Stammkapital ist dabei als eine Art Kaution zu sehen. Natürlich ist es nicht verloren, sondern dient als Startguthaben für Investitionen. Das Führen einer GmbH ist aufgrund von Bilanzierungspflicht und klar geregelten Gesellschafterverhältnissen sehr formell. Spätestens bei dieser Rechtsform geht es nicht mehr ohne Steuerberater und Buchhalter.
Die UG (Unternehmergesellschaft) wird auch als Mini-GmbH bezeichnet. Sie kann mit einem Stammkapital von einem Euro gegründet werden. Die „GmbH light“ ist quasi die deutsche Variante der britischen Limited. Der einzig nennenswerte Unterschied zur GmbH ist die geringe Einlage, die im Außenauftritt auch als Haftungsbeschränkung sichtbar ist. Gedacht ist die UG vom Gesetzgeber als Übergangslösung zur GmbH, da nicht die kompletten Jahresgewinne ausgeschüttet werden dürfen, sondern mindestens 25% als Rücklage einbehalten werden, bis das Stammkapital von 25.000 Euro erreicht wird.
Eine weitere Option ist die ausländische Limited. Die Gründung ist günstig und unkompliziert. In vielen Ländern muss der Geschäftsführer keinen Wohnsitz haben, sondern es reicht eine Sekretärin vor Ort, die über eine Agentur arrangiert werden kann. In einigen Ländern wie Hong Kong, Singapur oder den Seychellen spricht man von Offshore-Unternehmen, in denen für Einkünfte außerhalb des Landes keine Steuern abgeführt werden müssen. Weitere Vorteile sind die Haftungsbeschränkung und die Gründung ohne Mindeststammkapital. Große Probleme können die unbekannten Gesetze und Steuersysteme mit sich bringen. Wenn du direkt mit deutschen Kunden zusammenarbeitest, solltest du dir auch über die Reputation des Landes, in dem die Limited angemeldet ist, Gedanken machen. Hier findest du meinen Erfahrungsbericht zur Limited in Hong Kong.
- Pre-Gründung
- Gewerbeamt
- Finanzamt
- Kammern
- Register
- SV und KV
- Absicherung
- Steuern
- Buchhaltung
- Checkliste
Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt
Jeder der selbständig Geld verdient und kein Freiberufler ist, muss ein Gewerbe anmelden. Für Blogger reicht es schon aus, wenn die Einnahmen aus Affiliate Marketing oder Werbeanzeigen wiederkehrend sind und die Ausgaben für Hosting und gekaufte Software übersteigen.
Als Zeitpunkt der Gewerbeanmeldung gilt die Aufnahme der selbständigen Tätigkeiten. Du kannst dein Gewerbe allerdings auch noch bis zu drei Monate nach dem Start rückwirkend anmelden.
Hast du das versäumt und bist noch später dran, dann kann das Gewerbeamt ein Bußgeld von bis zu 1000 Euro verhängen (§ 146 GewO). In vielen Foren ist allerdings zu lesen, dass die Sachbearbeiter kulant sind, solang man selbst den Schritt zum Gewerbeamt antritt. Ein Problem der verspäteten Anmeldung besteht darin, dass eventuelle Ausgaben erst mit dem Zeitpunkt der Anmeldung geltend gemacht werden können (weitere Infos hier).
Alles was du zur Anmeldung des Gewerbes brauchst, sind je nach Bundesland 20 bis 60 Euro, dein Personalausweis und ein Antragsformular. Für Handelsunternehmen (GmbH, UG, OHG) wird außerdem noch der Handelsregistereintrag benötigt.
Formular zur Gewerbeanmeldung
Beim zuständigen Gewerbeamt (oder Ordnungsamt) füllst du das Formular zur Gewerbeanmeldung aus. In diesem Formular müssen Angaben zur Rechtsform, zu deiner Person und zur Betriebsstätte gemacht werden. Bei der Betriebsstätte muss es sich um eine ladungsfähige Adresse handeln, die tatsächlich als Geschäftsadresse dient.
Dann folgt der Punkt, in dem die angemeldete Tätigkeit beschrieben werden soll. Diese Tätigkeit sollte eher allgemein, als zu speziell und verwirrend für den Sachbearbeiter, sein. Also nicht „Englisch-Deutsch Übersetzer für digitale Produkte“, sondern besser „Digitale Dienstleistungen“. Der Gegenstand des Gewerbes kann (genauso wie auch die Rechtsform) jederzeit geändert oder erweitert werden. Dazu wird das Formular zur Gewerbeummeldung und zwischen 15 und 60 Euro (genauso viel wie für die Gewerbeanmeldung) benötigt.
Auf dem Formular weiter auszufüllen ist dann, ob die Tätigkeit nebenberuflich ausgeführt wird und wann diese offiziell aufgenommen wird. Die Art des angemeldeten Betriebes wird in 99% der Fälle „Sonstiges“ sein und der Grund für die Anmeldung in der Neugründung bestehen.
Nach der Einreichung der Gewerbeanmeldung werden die bürokratischen Mühlen in Gang gesetzt. Das zuständige Amtsgericht, Berufsgenossenschaft, Finanzamt, IHK und Gewerbeaufsicht werden von der Gründung in Kenntnis gesetzt. Du hältst jetzt erstmal die Füße still und wartest auf Post vom Finanzamt.
Gut zu wissen: Wenn du von Beginn an Mitarbeiter einstellen willst, dann musst du nach der Gewerbeanmeldung auch bei der Arbeitsagentur vorbeischauen, um eine Betriebsnummer zu beantragen. Jeder Angestellte muss dann bei der Krankenkasse angemeldet werden.
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- Checkliste
Steuernummer vom Finanzamt
Ohne Steuernummer kannst du selbst keine Rechnungen für Produkte oder Dienstleistungen ausstellen. Die Steuernummer bekommst du vom Finanzamt zugeteilt und musst diese nach Erteilung auf jeder Rechnung angeben.
Nach der Gewerbeanmeldung erhältst du vom Finanzamt automatisch den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Sollte das innerhalb von zwei Wochen nicht geschehen, dann hake beim Finanzamt nach.
Fragebogen zur steuerlichen Erfassung
In dem Fragebogen musst du Angaben über deine zu erwartenden Einkünfte und Ausgaben machen. Tue dir selbst einen Gefallen und versuche den Gewinn so realistisch wie möglich zu schatzen, um dich dann bei späteren Steuernachzahlungen nicht zu erschrecken bzw. unnötig Kapital für zu hohe Steuervorauszahlungen zu binden. Im Rahmen der Schätzung musst du auch Angaben zu Betriebs- und Sonderausgaben machen.
Absetzbare Betriebsausgaben (§4 Abs. 4 EStG): müssen betrieblich bedingt sein. Gemischte Ausgaben (betrieblich und privat) dürfen nur zu max. 10% privat veranlasst
sein. Beispiele dafür sind Arbeitsplatz (Coworking Space, Home-Office anteilig), Telefon, Internet, Geschäftsessen, Geschäftsreisen, Hardware, Software, Werbe- und Akquisekosten, Buchführung und Weiterbildung. Für Freiberufler sind Pauschalabzüge möglich (25-30% auf Gesamteinkünfte).
Sonderausgaben (§10 EStG): sind Aufwendungen für die private Lebensführung und werden von den Einkünften abgezogen, wenn sie den Sonderausgaben-Pauschbetrag von 36 Euro überschreiten. Häufigste Sonderausgaben sind Kirchensteuer, Vorsorgeaufwendungen, Kinderbetreuung und -ausbildung, Unterhaltsleistungen, Beiträge zur Sozialversicherung und Spenden.
Anhand deiner angegeben Rechtsform und Tätigkeit überprüft das Finanzamt dann, ob du in die Kategorie der Freiberufler oder Gewerbetreibenden fällst. Daraufhin wird dir mitgeteilt, ob und wie oft du die Umsatzsteuer (und Lohnsteuer bei Mitarbeitern) voranmelden musst. Außerdem berechnet das Finanzamt die Vorauszahlungen für Einkommensteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag und teilt dir die Fälligkeitstermine mit.
Als Einzelunternehmer und Freiberufler kannst und solltest zu Beginn deiner Selbstständigkeit von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen. Dafür müssen deine geschätzten Einkünfte unter einem Jahresumsatz von 17.500 Euro liegen. Ist dies nicht der Fall, dann beantragst du eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt.IdNr.): Wenn du innerhalb der EU mit Waren oder Dienstleistungen handelst und nicht umsatzsteuerbefreit bist, dann brauchst du eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Diese bekommst du entweder direkt nach der Abgabe des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung oder nachträglich beim Bundeszentralamt für Steuern online. Hast du als Unternehmer eine solche USt.IdNr, dann musst du diese auch im Impressum deiner Webseite(n) angeben.
- Pre-Gründung
- Gewerbeamt
- Finanzamt
- Kammern
- Register
- SV und KV
- Absicherung
- Steuern
- Buchhaltung
- Checkliste
Industrie- und Handelskammer (IHK)
Als Gewerbetreibender (außer Handwerker) musst du dich als Mitglied bei deiner zuständigen IHK anmelden. Dabei ist es egal, ob es sich um ein Haupt- oder Nebengewerbe handelt. Die Post von der IHK bekommst du automatisch nach der Gewerbeanmeldung.
Für Kleingewerbetreibende kostet die Mitgliedschaft jährlich je nach IHK zwischen 30 und 75 Euro. Für Handelsunternehmen, die im im Handelsregister eingetragen sind, fällt eine Gebühr von mindestens 150 Euro an.
Ausgenommen davon sind Existenzgründer in den ersten beiden Jahren, wenn sie nicht im Handelsregister eingetragen sind und einen jährlichen Gewinn von 25.000 Euro nicht überschreiten. Befreiungen von der Mitgliedsgebühr sind auch danach für kleine Unternehmen möglich, die nicht im Handelsregister eingetragen sind und einen Gewinn von 5.200 Euro pro Jahr nicht überschreiten.
Einige Gruppen von Freiberuflern müssen sich bei ihrer zuständigen Kammer melden. Eine Pflichtmitgliedschaft gilt beispielsweise für Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Apotheker, Notare, Rechtsanwälte, Patentanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Architekten, Beratende Ingenieure und Psychologische Psychotherapeuten sowie Kinder- und Jugendlichenpsychotherapeuten.
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- Register
- SV und KV
- Absicherung
- Steuern
- Buchhaltung
- Checkliste
Handelsregistereintrag
Wenn du ein Kleingewerbetreibender oder Freiberufler bist, dann besteht keine Pflicht zur Eintragung in das Handelsregister. Verpflichtend ist dies für alle Handelsunternehmen. Übernommen wird dieser Akt in der Regel von einem Notar.
Alle Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregister sind vollständig elektronisch, weshalb auch die für die Anmeldung erforderlichen Dokumente elektronisch eingereicht werden. Nach Prüfung und Beglaubigung der Dokumente werden sie an das zuständige Registergericht übermittelt, welches das Unternehmen dann in das elektronische Handelsregister einträgt.
Kapitalgesellschaften sind außerdem gesetzlich dazu verpflichtet, ihre Jahresabschlüsse offen zu legen. Für die zentrale Entgegennahme, Speicherung und Veröffentlichung der Jahresabschlüsse ist der elektronische Bundesanzeiger unter www.ebundesanzeiger.de zuständig.
Im Unternehmensregister können alle publikationspflichtigen Angaben eines Unternehmens dann online abgerufen werden. Dies umfasst auch den Zugang zu Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregistern und den veröffentlichten Jahresabschlüssen.
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- Checkliste
Sozial- und Krankenversicherung
Als Selbstständiger bist du nur noch beschränkt sozialversicherungspflichtig, was dir viele Entscheidungsfreiheiten hinsichtlich deiner Absicherung und Vorsorge bietet. Du unterliegst zwar weiterhin der Pflicht zur Krankenversicherung, kannst jedoch zwischen privater und gesetzlicher Versicherung wählen.
Krankenversicherung: Solange du in Deutschland gemeldet bist oder dort deinen gewöhnlichen Aufenthalt (mehr als 6 Monate pro Jahr) hast, kommst du um die Krankenversicherungspflicht nicht herum. Du kannst dich in einer gesetzlichen Krankenkasse freiwillig versichern lassen oder dir eine private Krankenversicherung suchen.
Als freiberuflicher Künstler (Musiker, darstellende oder bildende Kunst) oder Publizist (Schriftsteller, Journalisten) wirst du ebenfalls auf Antrag über die Künstlersozialkasse in die gesetzliche Sozialversicherung integriert.
Die Entscheidung gegen die gesetzliche und für die private Absicherung sollte gut überlegt sein, denn in der Regel kommst du nur über ein Angestelltenverhältnis (und nur bis zu einem Alter von 55 Jahren) wieder zurück in die gesetzliche Krankenversicherung.
Gesetzliche
Krankenversicherung
- abhängig vom Einkommen (jeweils zur Hälfte durch Arbeitnehmer und Arbeitgeber)
- Leistungen sind gesetzlich vorgeschrieben
- Familienmitglieder (Ehepartner und Kinder) sind unter Berücksichtigung von Einkommensgrenzen beitragsfrei mitversichert
- Beiträge sind unabhängig von Alter und Gesundheitszustand
- automatische Mitgliedschaft in der Pflegeversicherung
Private
Krankenversicherung
- unabhängig vom Einkommen (Beitrag im Basistarif ist durch Höchstbeitrag der gesetzlichen Krankenversicherung begrenzt)
- Leistungen im Basistarif orientieren sich an der gesetzlichen Krankenversicherung
- Familienmitglieder müssen beitragspflichtig mitversichert werden
- Beiträge steigen mit Alter und Vorerkrankungen an
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Arbeitslosenversicherung: Eine freiwillige Einzahlung ist möglich, wenn du in den letzten 24 Monaten mindestens 12 Monate versicherungspflichtig beschäftigt warst. Der Antrag auf Weiterversicherung muss in den ersten drei Monaten der Selbstständigkeit gestellt werden.
Unfallversicherung: Für die meisten Selbstständigen besteht keine Versicherungspflicht in der Berufsgenossenschaft. Jedes Unternehmen, eingeschlossen Einzelunternehmer und Freiberufler, muss sich innerhalb von einer Woche nach der Gewerbeanmeldung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft informieren, ob eine Anmeldung verpflichtend ist. Eine freiwillige Versicherung ist immer möglich. Als Alternative kommt eine private Unfallversicherung in Frage.
Rentenversicherung: Die bisherigen Ansprüche aus der gesetzlichen Rentenversicherung bleiben erhalten, solange du mindestens fünf Jahre lang Beiträge eingezahlt hast. Eine freiwillige Beitragszahlung ist auch als Selbstständiger nach Antrag möglich. Beitragshöhe und die Dauer der Einzahlungen kannst du innerhalb von Mindest- und Höchstbeiträgen selbst bestimmen und jederzeit ändern. Über die Rendite der gesetzlichen Rente im Vergleich zur privaten Altersvorsorge muss ich dir hier sicher nichts erzählen.
Wenn du als Freiberufler einer Standeskammer zugeordnet bist, dann werden Beiträge für die Rentenversicherung automatisch fällig. Für die meisten internetbasierten Tätigkeiten wird das jedoch keine Rolle spielen.
- Pre-Gründung
- Gewerbeamt
- Finanzamt
- Kammern
- Register
- SV und KV
- Absicherung
- Steuern
- Buchhaltung
- Checkliste
Betriebliche Versicherungen
Neben der persönlichen Absicherung von Gesundheit, Arbeitslosigkeit und Altersvorsorge, kannst du auch dein Unternehmen umfassend absichern. Dabei geht es vor allem um Rechtsschutz und Haftpflicht, die für Online Unternehmer bei Urheberrechtsverletzungen oder Gewährleistungsansprüchen Sinn machen kann. Über folgende Versicherungen solltest du zumindest einmal nachdenken:
Betriebshaftpflichtversicherung: Abgedeckt werden hierdurch alle Personen- und Sachschäden, die du (oder deine Mitarbeiter) während der Arbeit verursachst. Im Grunde also nichts anderes als deine private Haftpflichtversicherung auf Unternehmensebene. Beratende Berufe wie Anwälte oder Coaches können sich mit einer Zusatzversicherung auch gegen eine fehlerhafte Erbringung von Dienstleistungen bzw. den Folgen daraus absichern.
Firmenrechtsschutzversicherung: Versichert werden Kosten für juristische Auseinandersetzungen (Anwälte, Gerichtsverfahren, Gutachter u.ä.). Im Online-Bereich kann dies bei Streitigkeiten zu Urheberrecht, Markenrecht und Gewährleistungsansprüchen nützlich werden.
Berufsunfähigkeitsversicherung: Zumindest eine Grundabsicherung aus der gesetzlichen Rentenversicherung erhältst du, wenn du innerhalb der letzten fünf Jahre vor Eintritt der Erwerbsminderung für mindestens 36 Monate Pflichtbeiträge gezahlt hast. Sobald diese Zeit verstrichen ist, steht eine private Berufsunfähigkeitsversicherung zur Diskussion. Auch hier solltest du die recht hohen Beiträge und dein persönliches Risiko zur Berufsunfähigkeit miteinander aufwiegen.
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- Gewerbeamt
- Finanzamt
- Kammern
- Register
- SV und KV
- Absicherung
- Steuern
- Buchhaltung
- Checkliste
Steuern
Je nach Unternehmensform und Jahresgewinn musst du als Unternehmer deinen steuerlichen Pflichten nachkommen (Einkommenssteuer, Umsatzsteuer, Körperschaftssteuer und Gewerbesteuer). Darüber informiert dich jedoch das Finanzamt nach der Vergabe der Steuernummer.
Stark vereinfacht sieht das für dich dann wie folgt aus:
Kleinunternehmer
- Einkommenssteuer auf Einkünfte aus Gewerbe bei Gewinnen am Jahresende
- Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR)
- Gewerbesteuer ab Jahresumsatz von 24.500 Euro
Freiberufler
- Einkommenssteuer auf selbständige Einkünfte bei Gewinnen am Jahresende
- Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR)
- eventuell Umsatzsteuer-Voranmeldungen
Alle anderen
- monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldungen
- eventuell Vorauszahlungen für ESt, KSt, LSt und GewSt
- doppelte Buchführung (ab 50.001 Euro Jahresgewinn oder 500.001 Euro Jahresumsatz)
Einkommenssteuer: Du als Person musst jeweils am Jahresbeginn dein Einkommen für das vorangegangene Jahr versteuern. Nicht anders, als das im Angestelltenverhältnis der Fall ist. Als Einzelunternehmer oder Gesellschafter einer Personengesellschaft versteuerst du deinen (anteiligen) Gewinn aus dem Unternehmen als selbständige Einkünfte.
Umsatzsteuer: Als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer musst du regelmäßig die Umsatzsteuer beim Finanzamt voranmelden und kannst gleichzeitig die bezahlte Vorsteuer geltend machen. Je nach Höhe deiner Umsätze reichst du die Umsatzsteuervoranmeldungen monatlich oder vierteljährlich elektronisch ein und machst jeweils am Jahresende eine Umsatzsteuerjahreserklärung. Generell gilt die Soll-Versteuerung, was bedeutet, dass die Steuer sofort abgeführt wird nachdem ein Umsatz auf dem Papier entstanden ist. Wenn dein Jahresumsatz weniger als 500.000 Euro beträgt, kannst du beim Finanzamt die Ist-Versteuerung beantragen und führst damit die Umsatzsteuer erst dann ab, wenn eine Rechnung tatsächlich bezahlt wurde. Generell gilt in Deutschland die volle Umsatzsteuer von 19%. Für welche Leistungen die ermäßigte Umsatzsteuer von 7% zutrifft, kannst du im UStG § 12 nachlesen. Es ist jedoch sehr unwahrscheinlich, das dies für dein Online Business der Fall ist.
Kleinunternehmer sind umsatzsteuerbefreit: Freiberufler und Einzelunternehmer, die von der Kleinunternehmerreglung Gebrauch machen und einem geschätzten Jahresumsatz von 17.500 Euro im ersten Jahr und 50.000 Euro Umsatz im Folgejahr nicht überschreiten, müssen keine Umsatzsteuer ausweisen und anmelden. Auf deinen Ausgangsrechnungen musst du unbedingt darauf hinweisen, dass du von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machst. Dazu reicht ein Zusatz auf der Rechnung, der in etwa so lauten könnte: „Es erfolgt kein Ausweis der Umsatzsteuer aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG.“
Wenn die Grenze von 17.500 Euro im laufenden Geschäftsjahr überschritten wird, dann ist das zuerst Grund zur Freude (oder nicht?). Nein, keine Angst. Für das laufende Jahr gilt die Grenze von 50.000 Euro. Du musst also erst nach Überschreitung der 17.500-Euro-Grenze und voraussichtlichen Umsätzen im nächsten Jahr die Umsatzsteuer ausweisen und monatlich voranmelden. Der Vorgang wird als „Optieren“ bezeichnet und bedeutet das Ende der Kleinunternehmerregelung für dich. Mehr Infos hier
Gewerbesteuer: Wird für dich relevant, sobald dein Jahresgewinn 24.500 Euro übersteigt. Überschreitest du diese Grenze, musst du jeweils am Jahresende eine Gewerbesteuererklärung beim Finanzamt einreichen. Die Höhe wird von den jeweiligen Gemeinden festgelegt und bemisst sich an deinem Jahresumsatz, wobei 90% der Gewerbesteuer auf die Einkommenssteuer angerechnet werden.
Körperschaftssteuer: Diese Steuerart fällt nur für juristische Personen, also Kapitalgesellschaften, an. Die Höhe der Körperschaftssteuer beträgt 15% und wird an den Gewinnen bemessen.
Steuer-Vorauszahlungen an das Finanzamt
Steuerliche Vorauszahlungen verlangt das Finanzamt für die Einkommen-, Körperschaft-, Gewerbe- und Umsatzsteuer. Bis auf die Umsatzsteuer werden diese vom Finanzamt festgelegt und müssen in der Regel vierteljährlich, am 10. der Monate März, Juni, September und Dezember, gezahlt werden. Im Rahmen der Steuererklärung überprüft das Finanzamt dann, ob deine tatsächliche Steuerlast über oder unter den Vorauszahlungen lag.
Die Vorauszahlung der Umsatzsteuer erfolgt im Rahmen der monatlichen Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt. Jeweil bis zum 10. des Folgemonats meldest du deine Monatsumsätze und deine gezahlte Umsaztsteuer (Vorsteuer) beim Finanzamt über das Portal Elster. Die Differenz aus Umsatzsteuer und Vorsteuer wird dann monatlich an das Finanzamt überwiesen bzw. eingezogen.
Wer Mitarbeiter beschäftigt muss eine gesonderte Lohnbuchhaltung führen und die fällige Lohnsteuer monatlich an das Finanzamt abführen.
Steuererklärung
Bis zum 31. Mai des Folgejahres musst du bzw. dein Steuerberater beim Finanzamt jeweils eine Erklärung für die Einkommensteuer, Umsatzsteuer und Gewerbesteuerer für das vergangene Jahr einreichen. Nachdem das Finanzamt deine Angaben in den Steuererklärungen geprüft hat, wird dir mitgeteilt, ob du Erstattungen bekommst oder Nachzahlungen zu leisten hast.
Hier möchte ich noch einmal ausdrücklich darauf hinweisen, dass für viele Existenzgründer nur die Einkommensteuerklärung relevant ist. Wenn du deine Selbständigkeit als Freiberufler oder Kleinunternehmer startest, dann musst du dich um Steuern (genauso wie Angestellte) nur einmal im Jahr kümmern.
Wenn dir die steuerlichen Infos nicht reichen, dann findest du Antworten in meinem umfangreichen Steuern-Guide für digitale Nomaden und Online-Unternehmer.
- Pre-Gründung
- Gewerbeamt
- Finanzamt
- Kammern
- Register
- SV und KV
- Absicherung
- Steuern
- Buchhaltung
- Checkliste
Buchhaltung
Auch wenn die Buchführung eher als notwendiges Übel gesehen wird, hat sie für dich als Online Unternehmer viele sinnvolle Funktionen. Sie gibt dir einen Überblick über Gewinn und Verlust sowie Vermögen und Schulden aus deinen unternehmerischen Tätigkeiten. Eine gut geführte Buchhaltung ist quasi das Haushaltsbuch deines Online Business.
Darüber hinaus gelten die Ergebnisse der Buchhaltung gegenüber dem Finanzamt als Nachweis für die Richtigkeit der in der Steuererklärung angegebenen Besteuerungsgrundlage. Bei Kapitalgesellschaften erfüllt die Buchhaltung weiterhin die Funktion gegenüber Gläubigern oder Gesellschaftern Rechenschaft abzulegen.
Für dein Unternehmen bist du gesetzlich dazu verpflichtet, alle laufenden Geschäftsvorfälle in einer Finanzbuchhaltung zu erfassen. Ob du die einfache oder doppelte Buchführung anwenden kannst, hängt von deiner Rechtsform und der Höhe deiner Umsätze ab.
Einfache Buchführung (Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR)): Freiberufler und Kleingewerbetreibende, die nicht im Handelsregister eingetragen und einen Umsatz/Gewinn unter 500.000/50.000 Euro im Jahr haben, können die EÜR nach §4 Absatz 3 EStG anwenden. Der beim Finanzamt anzugebene Gewinn bzw. Verlust ergibt sich aus den betrieblichen Einnahmen abzüglich der betrieblichen Ausgaben.
Deine laufenden Geschäftsvorgänge hältst du in einem Journal am besten in einer Excel-Tabelle oder einem Cloud Accounting Tool fest. Als Vorlage dafür dient die Anlage EÜR, die der Steuererklärung beigelegt werden muss. Kleinunternehmer (weniger als 17.500 Euro Jahresumsatz) können sogar ein eigenes Muster für die EÜR verwenden.
Doppelte Buchführung: Alle Kapitalgesellschaften, Kaufleute und Unternehmen, die in zwei aufeinanderfolgenden Jahren einen Umsatz/Gewinn von über 500.000/50.000 Euro im Jahr haben, sind zur doppelten Buchführung verpflichtet. Außerdem musst du als buchführungspflichtiger Unternehmer einen Jahresabschluss mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erstellen.
Wie der Name es schon sagt, müssen alle Geschäftsvorfälle auf mindestens zwei Konten gebucht werden. Bei Zahlungsvorgängen wird grundsätzlich zwischen Ausgaben (Auszahlungen und Aufwendungen) und Einnahmen (Einzahlungen und Erträge) unterschieden. Gebucht werden muss bei einer Auszahlung bzw. Einzahlung immer auf einem Zahlungsmittelkonto (Kasse, Bankkonto) und dem entsprechenden Aufwands- oder Ertragskonto. Diese doppelte Erfassung von Vorgängen bildet die Grundlage für die doppelte Buchhaltung.
Der Vorteil der doppelten Buchführung besteht darin, dass nicht nur realisierte Gewinne oder Verluste, sondern auch Forderungen und Verbindlichkeiten ersichtlich werden. Der Nachteil ist, dass es aufwendig ist und Wissen über die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung voraussetzt. Wenn du dieses Know-How selbst nicht mitbringst, dann suche dir ein Buchführungsbüro und/oder einen Steuerberater.
Interessiert dich das Thema digitale Selbständigkeit?
Wenn dich dieser Beitrag interessiert, dann ist der Wireless Life Guide genau die richtige Lektüre für dich. In dem umfangreichen Handbuch geht es um den Aufbau eines ortsunabhängigen Online Business und ein Leben voller Selbstbestimmung.
Weitere Infos zum Wireless Life Guide
- Pre-Gründung
- Gewerbeamt
- Finanzamt
- Kammern
- Register
- SV und KV
- Absicherung
- Steuern
- Buchhaltung
- Checkliste
Das erste Jahr als Unternehmer
Du hast es also tatsächlich bis zum Ende des Guides geschafft. Ich weiß, dass es viele Informationen sind und die ersten Schritte in Richtung Selbständigkeit überwältigend sein können. Aber glaube mir, der Respekt vor der Gründung ist viel größer, als die Umsetzung letztendlich ist.
Damit du noch einmal alle nötigen Schritte auf einen Blick hast, habe ich dir eine Liste mit den wichtigsten To-Do’s zusammengestellt:
- T-3 Monate: Beantragung von Fördergeldern.
- T-1 Monat: Informierte Entscheidung für die Rechtsform.
- T0: Gewerbeanmeldung beim zuständigen Gewerbeamt (nicht für Freiberufler.)
- T0: Beantragung der Steuernummer für Freiberufler (Gewerbetreibende bekommen die Unterlagen automatisch zugeschickt)
- T+1 Woche: Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an das Finanzamt zurückschicken.
- T+1 Woche: Pflicht zur Mitgliedschaft in der zuständigen Industrie- und Handelskammer bzw. Standeskammer für Freiberufler klären (Post kommt automatisch)
- T+1 Woche: Pflicht zur Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft klären (spätestens eine Woche nach Gewerbeanmeldung). Freiberufler können sich bei Versorgungswerk und Künstlersozialkasse anmelden.
- T+1 Woche: Eintragung im Handelsregister für Handelsunternehmen (wird in der Regel von einem Notar übernommen).
- T+1 Woche: Genossenschaften müssen im Genossenschaftsregister eingetragen und Mitglied in einem genossenschaftlichen Prüfungsverband werden.
- T+1 Monat: spätestens nach 4 Wochen solltest du deine Steuernummer vom Finanzamt erhalten haben.
- T+1 Monat: monatliche Umsatzsteuervoranmeldung bis zum 10. des Folgemonats beim Finanzamt abgeben (Ausnahme für Kleinunternehmer und einige freie Berufe).
- T+ 3 Monate: vierteljährliche Vorauszahlungen für die Einkommens-, Körperschafts- und Gewerbesteuer. Diese werden vom Finanzamt festgelegt und in der Regel am 10. des Monats März, Juni, September und Dezember bezahlt.
- T+3 Monate: Antrag für die Verlängerung des Gründungszuschuss einreichen.
- T+1 Jahr: Bis zum 31.05. des Folgejahres (mit Steuerberater bis zum 31.12.)
die Steuererklärung für Einkommenssteuer (Gewerbesteuer bei Jahresgewinn über 24.500 Euro, Lohnsteuer bei Angestellten, Körperschaftssteuer für Kapitalgesellschaften) beim Finanzamt abgeben.
Diese vereinfachte Abfolge wird für Handelsunternehmen und Gesellschaften mit mehreren Gesellschaftern und mit Mitarbeitern noch etwas komplizierter. Wenn du Mitarbeiter einstellen willst, dann musst du nach der Gewerbeanmeldung auch bei der Arbeitsagentur vorbeischauen, um eine Betriebsnummer zu beantragen. Jeder Angestellte muss dann auch bei der Krankenkasse gemeldet werden und für diesen natürlich Lohnsteuer abgeführt werden.
Bei einer Gesellschaft mit mehreren Gesellschaftern müssen ein Gesellschaftsvertrag (Satzung), der Gesellschafterbeschluss über die Gründung und eine Gesellschafterliste aufgesetzt werden, die notariell beurkundet werden müsen. Mit dem Gesellschaftsvertrag kann dann ein Geschäftskonto für die zu gründende Gesellschaft eröffnet werden.
Ich hoffe du siehst, dass du vor allem als Einzelunternehmer und Freiberufler (oder noch besser: Kleinunternehmer) gar nicht so viel zu beachten hast. Sobald dein Gewerbe angemeldet bzw. deine freiberufliche Tätigkeit angezeigt ist, kommen die Mühlen der Bürokratie von ganz allein ins Rollen. Du kannst dich dann ganz auf den Erfolg deines Online Business konzentrieren.
Weiterführende Informationen zum Thema Existenzgründung werden von der Regierung auf den guten Portalen BMWI-Wegweiser und dem Behördenwegweiser des BMWi bereitgestellt. Allgemeine Informationen für Gründer bekommst du auf Existenzgruender.de und Gründerlexikon.de.
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