Epic Fail Event // 5 Geschichten, um aus Fehlern zu lernen…

Epic Fail Event – hier mit Bundeskanzlerin Dr. Merkel // Quelle: LusoTrailer youtube

 

Seien wir ehrlich – die besten Geschichten schreibt das echte Leben. Nicht, dass wir uns Fehler wünschen – aber man wird sie kein zweites Mal machen und andere können ungemein gut aus Ihnen lernen. Von meinem epic fail event auf meinem allerersten Regiejob schreibe ich bei dieser Fashion Show. Folgend fünf ausgewählte Storys von Projektleitern aus der Live-Kommunikation als Beginn einer Serie…

 

Epic Fail Event: bei Drucksachen besser prototypen!

 

Gerade diese Woche bei einer freien Projektleiterin passiert: für eine Veranstaltung mit 4.000 Gästen mussten Ausweise und ein Handout mit den Event-Informationen und Lageplan für allen Aktivitäten hergestellt werden. Im Layout sah alles super perfekt aus, auf alles geachtet, also ab in den Druck – natürlich alles auf den letzten Drücker. Schnell abgeholt, weil dann auf den Ausweis noch ein Barcodesticker aufgeklebt werden musste. Leute bestellt, alles steht bereit, die Ausweise werden abgeholt, kontrolliert und durch heften (wirklich mit Heftklammern) wurde das Unternehmenslogo abgeschnitten, so dass man es nicht mehr lesen konnte. Es hat einfach niemand darüber nachgedacht oder es sich angesehen.

 

Also gehen alle 4.000 Exemplare noch einmal in den Druck und werden in der Nacht vor dem Event mit allen Leuten, die bereits 13 h Aufbau hinter sich haben, wieder die Barcode Sticker aufgeklebt…….. Morgens um 7:00 h war der letzte fertig, um 7:05 h checkte der erste Gast ein!

 

Fazit: immer ein Sample machen, ansehen und dann erst alles drucken und finalisieren.

 

Fran Koetter: “Agency and their fucking fake smile”

 

Ein bekannter epic fail ist den Kunden auf Veranstaltung in den Funk zu lassen und parallel zu vergessen, alle anderen Beteiligten darauf hinzuweisen. Das kann schnell mal böse enden. Fran Koetter schrieb mir ihre drei Lehren:

 

1) Teile dein Event BackOffice niemals mit deinem Kunden.
2) Teile niemals einen Walkie Channel mit deinem Kunden.
3) Never fake smile your client, even if your are truly honest…..

 

Hintergrund war folgender: Nach einigen Unstimmigkeiten im Team, die lauthals auf dem Walkie Channel ausgetragen wurden, bin ich ins Backoffice gegangen. Wollte mich kurz erholen und eventuell auch Backstage arbeiten. Liegt schon etwas länger zurück.
Der Kunde, wie gesagt bei uns im Office und auch auf dem Walkie Channel, hat somit alles mitgekriegt, schaut mich ganz verwirrt an, und die einzige Reaktion die ich zeigen konnte, war den Kunden mit einem riesigen lächlen zu grüssen…

 

“Hey XY… :)

Dem Kunden fiel nur eins ein: “Agency and their fucking fake smile”

Achjaaaa….

 

Wolf Rüber: “Der Laser ist aus! Das Rohr ist geplatzt!”

 

Meine kitzligste Situation spielte 1991 in Wuppertal auf einem Fußballfeld in einem de Boer-Zirkuszelt, erzählte mir Wolf Rüber (Eventcampus): 125 Jahre Herberts (heute DuPont). 2.500 Gäste mit Gästen wie Ministerpräsident Johannes Rau etc. Am Ende des Festaktes war eine Laser Show vorgesehen. Ungefähr eine Stunde vorher, der Festakt lief schon, hörte ich über Interkom einen fürchterlichen Fluch und dann „Der Laser ist aus! Das Rohr ist geplatzt!“ Dann hörte ich lange nichts. Fieberhaft überleget ich, was ich tun könnte, wenn die Laser Show ausfallen würde.

 

Mein Kopf war leer, keine Idee. Dann zwischendurch „wir installieren den Ersatz-Laser, wird knapp“. Ich konzentrierte mich auf die Regie, was blieb mir sonst übrig. Das Publikum erwartete keine LaserShow, den Rest müßte man dem Kunden verhackstücken. Irgendwie würde es schon gut gehen.

 

Es ging gut aus. Was war geschehen? Der Getränke-Lieferant war unvorhergesehen gekommen und über den Wasserschlauch gefahren. Der Technische Leiter, der sonst alle Lieferanten abgefertigt hatte, war natürlich während der Show backstage. So nahm das Verhängnis seinen Lauf…

 

Simon Schneider (BBDO Proximity): ganz praktisch – niemals neue Schuhe zur Produktion tragen!

 

Ein klassischer epic fail im Eventmanagement sind zum Beispiel neue Businessschuhe auf einer Großveranstaltung in beispielsweise einer Messehalle. Wer diesen Fehler macht, wird unter Höllenschmerzen garantiert daraus lernen und zukünftig bereits zuvor eingelaufene Event-Umsetzungs-Schuhe besitzen, die kundentauglich/schick sind, sich zum Anzug kombinieren lassen UND trotzdem bequem sind…

 

Kerstin Hoffmann-Wagner: Wetter-Gau und jetzt?

 

Weniger ein Fehler in der Vorbereitung, sondern eher eine „Prüfung“ von Kerstin Hoffmann-Wagner: Was ist im Falle eines Wetter-Gau’s zu tun…? Wir hatten in Berlin eine Medienkonferenz über zwei Tage vorbereitet, Top-Referenten aus der Medienbranche (damals überwiegend aus München stammend), viele Kunden, Top-Location – alles wunderbar. Dann: schon am Vortag totales Winterchaos in Berlin, Glatteis, Flughafen geschlossen. Meine Kollegin war schon dort, ich noch in Frankfurt bei 12°C plus wie auch im Rest von Deutschland. Ich habe mich dann mit dem Zug „durchgeschlagen“ nach Berlin, aber über die Hälfte der Referenten und der Gäste des ersten Tages kamen gar nicht, wir mussten vor Ort das komplette Programm umstellen, quasi minütlich gab es neue Infos, welcher Referent oder Gast nun doch kam oder eben auch nicht. Den zweiten Tag konnten wir wenigstens zu ¾ durchziehen.

 

Fazit: Obacht bei Winterveranstaltungen mit hohem Mobilitätsaufkommen und die Einsicht, dass die beste Vorbereitung nicht vor „höherer Gewalt“ schützt. Letztlich da habe ich gelernt: Gelassen bleiben, retten was zu retten ist, analysieren kann man später!

 

epic fail event #epicfailevent

 

Die Moral von der Geschicht…

…das Schöne oder auch Schlimme immer wieder ist (je nachdem wie man es betrachten will), dass nicht Schlimmes passiert, weil irgendwie alle es immer wieder hin bekommen! Natürlich gibt es auch richtig böse Situationen, wo es aber nicht geklappt hat und böse geendet ist: die Loveparade 2010 in Duisburg zählt wohl in diese Kategorie. Definitiv ein Epic Fail Event!

 

Es gibt aber auch die oben beschriebenen Fälle – mehr davon bald an dieser Stelle. Wer eigene epic fail event Geschichten hat, kann mir diese gerne mailen oder auch einfach über #EPICFAILEVENT über die sozialen Foren teilen.

 

Like doch am besten gleich mein Facebook Profil Ablaufregisseur, wo es täglich neues zu entdecken gibt!

 


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