Eine Email ist der schnelle Weg, mit einem Kunden, Lieferanten oder Freund Kontakt aufzunehmen. Aber damit nutzt man nur einen Teil des Potentials. Der Webmaster Friday fragt in dieser Woche sogar, wer überhaupt noch Emails nutzt. In diesem Artikel beschreibe ich, was ich mit Emails mache und wie ich sie in meine Aufgabenplanung einbinde.
Die “normale” Nutzung einer Email
Die Frage, ob überhaupt jemand noch Emails nutzt, kann man vielleicht in 50 Jahren stellen. Heute wage ich zu behaupten, das ohne Emails derzeit gar nichts geht. Vermutlich ist dieses Medium aber so alltäglich geworden, das sich kaum jemand noch Gedanken darüber macht. Wie bei allen Dingen, vermisst man sie erst, wenn sie einmal weg sind.
Die Email hat zu 95% mein Fax ersetzt. Ich besitze zwar noch ein Faxgerät, da es immer mal Dokumente gibt, die man schneller versendet, wenn man sie direkt auf das Fax legt. Aber alles, was einmal am Rechner erstellt wurde, wird auch über den Rechner versendet.
Auch der Empfang meiner Faxe ist komplett auf Email umgestellt. Meine Fritzbox sendet jedes Fax als PDF Datei an meinen Email-Account, sodass ich es auch unterwegs mit meinem iPhone problemlos lesen kann.
Auch bei meinen Rechnungen greife ich auf Emails zurück. Kundenaufträge werden in den meisten Fällen noch immer über die Fakturierungssoftware erstellt und mit Briefpost versendet. Käufe meiner Software sind aber weitgehend automatisiert und mit der Freischaltmail wird auch eine Rechnung im PDF Format als Anhang verschickt. Da ich mit Collmex meine gesamte Buchführung und das Rechnungswesen online erledige, ist auch eine Übergabe der Posten an die Fibu kein Problem.
Email als Aufgabenplaner nutzen
Zu diesem Zeitpunkt steht aber noch keine konkrete Aufgabe fest, die ich benennen und in meinen Terminplaner eintragen könnte. Daher muss ich einfach nur die Links, Artikel usw. irgendwo speichern. Der einfachste und schnellste Weg ist hier die Email. Jeder Browser, Newsreader und jede andere App haben eine Funktion, mit der sich der Link oder Inhalt per Email versenden lassen. Somit hab ich begonnen mir diese Links selber zuzusenden. Allerdings stößt man hierbei auch schnell an die Grenzen der Übersichtlichkeit und das Ganze muss verfeinert werden.
Das Ergebnis ist eine kurze Emailadresse für jedes einzelne Projekt. Diese Mailadressen haben in meinen Mailclients jeweils einen eigenen Ordner und einen Filter, der die Mail automatisch dorthin verschiebt und sie als gelesen markiert. Rufe ich nun meine Emails ab, dann bekomme ich diese Eigensendungen gar nicht mehr zu Gesicht.
Für meine Projekte habe ich bestimmte Zeiten und Aufgaben festgelegt, in denen ich dann den jeweiligen Ordner öffne und einen oder mehrere Links zu einem Artikel verarbeite. Diese Ordner sind bei den meisten Projekten so gut gefüllt, das ich kein Problem habe, an eine Grundidee für einen Artikel zu kommen.
Das Füllen der Ordner ist sehr einfach. Zumeist versende ich meine Links vom iPhone oder iPad, wenn ich nach bestimmten Keywords suche. Egal wo ich gerade bin und etwas Interessantes lese, klicke ich einfach auf den Button “Link versenden”, gebe die Mailadresse des Projekts ein und kümmere mich wieder um andere Dinge. Wichtig ist allerdings, das man IMAP als Protokoll benutzt, damit alles serverseitig gespeichert wird. Ruft man seine Mails über POP3 ab, wird dieses System nicht funktionieren, da nicht alle Geräte gleichzeitig auf die selben Emails zugreifen können.
