5 Hacks für ein schnelles und zielgerichtetes Telefonat!
1. Was ist das Ziel meines Anrufs?
Das A und O für ein zielgerichtetes und effizientes Telefonat ist es, sein Ziel – also den Zweck warum man anruft – ganz klar im Kopf zu haben. Erst zu Ende denken, dann anrufen. Was genau möchte ich und wie werde ich es erfragen? Will man mit diesem Telefonat mehrere Dinge klären, ist es ratsam sich Stichpunkte zu machen oder zumindest die Anzahl der zu klärenden Punkte im Kopf zu haben. Was genau bezwecke ich mit diesem Anruf und welche Information muss am Ende übermittelt sein. Auf garkeinen Fall sollte man anrufen und dann wenn mein gegenüber das Gespräch bereits angenommen hat, erst anfangen zu überlegen, was man eigentlich wollte. Leider bekomme ich immer wieder solche Anrufe.
2. Ein knackiges Intro
Um schnell zur Sache zu kommen, solltest du dir ein effizientes Intro zulegen. Wer ist am Apparat, von wo / welcher Firma rufe ich an, warum rufe ich an? Hier ein Beispiel: „Guten Tag, mein Name ist Thorsten Kraemer von mytimesafe.com und ich bin auf der Suche nach innovativen, Zeit sparenden Produkten. Sind Sie der richtige Ansprechpartner für mich?“ Wenn man nicht weiß wer der richtige Ansprechpartner für ein bestimmtes Anliegen ist, sollte man sich zunächst immer so kurz wie möglich doch so umfangreich wie nötig halten bis man an den zuständigen Ansprechpartner verbunden wurde. Jede ausschweifende Erklärung kostet sowohl mich als auch denjenigen der das Gespräch angenommen hat nur unnötig Zeit.
3 . Auf Rückfragen einstellen
Wer seine Telefonate ernsthaft optimieren möchte sollte sich im Vorfeld bereits überlegen, welche Rückfragen der Angerufene haben könnte. Zum Beispiel: Kundennummer, Mitgliedsnummer, Artikelnummern, Maße oder sonstige Daten. Geht es beispielsweise um Termine sollte man bereits vor dem Anrufen seinen Kalender bereit halten, bezieht sich das Telefonat auf ein Schreiben oder eine Mail, sollte auch diese sichtbar vorliegen. Was könnte meinem Gesprächspartner unklar sein, welche Fragen könnte er mir stellen? Sei stets gut vorbereitet und beanspruche möglichst wenig Zeit deiner Gesprächsteilnehmer.
4. Genügend Sauerstoff
Bist du leicht aufgeregt oder gar nervös vor einem Telefonat? Bist du angespannt und hast Angst ins Stocken zu geraten oder nicht die richtigen Worte zu finden? Solltest du einen oder mehrere dieser Punkte mit ja beantworten, dann sorge auf jeden Fall dafür, dass du genügend Sauerstoff bekommst. Zugegeben, das hört sich jetzt etwas schräg an aber es bringt wirklich einen Effekt! Probiere es doch bitte einfach mal aus und schreibe uns deine Erfahrung in die Kommentare. Atme vor einem Anruf – wie er oben beschrieben wurde – drei mal tief in deinen Bauch herein. So versorgst du dich vermehrt mit Sauerstoff und wirst etwas ruhiger. Um während des Gesprächs besser Durchatmen zu können, solltest du dich hinstellen oder ein Paar Schritte hin und her gehen damit dein Körper optimal durchblutet und mit Sauerstoff versorgt wird.
5. Nutze ein Headset
Das Beste kommt zum Schluss, mein Lieblingshack für effizientes Telefonieren ist das freie Sprechen! Egal ob mit Headset oder einer Freisprecheinrichtung, ohne Hörer oder Mobiltelefon am Ohr zu telefonieren bringt viele Vorteile. Wie es das Wort – Freisprecheinrichtung- bereits andeutet, kann man damit einfach freier Sprechen. Bei anspruchsvollen Telefonaten kann man mit beiden Händen gestikulieren wie bei einem Gespräch von Angesicht zu Angesicht und hat beide Hände frei um etwas Mitzuschreiben. Bei lockeren beziehungsweise längeren Telefonaten, kann man nebenher noch ein Paar leichte Arbeiten verrichten und spart somit Zeit. Private Anrufe mit Freunden oder der Familie tätige ich stets während Autofahrten, beim Kochen oder während ich aufräume. Siehe auch: Link
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