Wer selbstständig arbeitet, kennt sicherlich die alles entscheidende Frage, wie alle zu bewältigenden Aufgaben in dem zur Verfügung stehenden Zeitraum untergebracht und stressfrei abgearbeitet werden können. Zeitmanagement lautet hier das Stichwort: Mit der richtigen Organisation kannst du zuverlässig verhindern, dass dein Arbeitstag gefühlt immer wieder viel zu kurz ausfällt.
Nicht mehr „ständig erreichbar sein"
In der heutigen Zeit gehört die ständige Erreichbarkeit besonders für Selbstständige, aber auch für viele Angestellte und Führungskräfte einfach zum „guten Ton". Wer nicht rund um die Uhr für Kunden und Vorgesetzte zur Verfügung steht, riskiert, wichtige Aufträge oder die nächste Beförderung zu verlieren. Aber stimmt das wirklich? Nein, denn die oberste Regel eines effektiven Zeitmanagements lautet: Ständige Erreichbarkeit für alle gehört der Vergangenheit an. Hier müssen Prioritäten gesetzt werden. Nicht jede Mail oder jeder Anruf ist wirklich so dringend, dass er noch lange nach Feierabend beantwortet werden muss.
Auf diese Weise hast du wirklich Zeit, dich nach getaner Arbeit auszuruhen und zu entspannen - ein wichtiger Punkt, der im Arbeitsalltag leider zu oft auf der Strecke bleibt. Gestresste Arbeitskräfte, die buchstäblich in einer Flut von Aufgaben untergehen, bringen aber keine gute Leistung, und wirklich relevante Aufgaben bleiben oftmals liegen. Gewonnen hast du dadurch gar nichts - nur noch mehr Stress.
Am Anfang steht die To-do-Liste.
Jeder kennt sie, doch nur wenige benutzen sie: To-do-Listen können aber tatsächlich sinnvolle Hilfsmittel dabei sein, deinen Arbeitstag zu strukturieren und zu erkennen, was wirklich erledigt werden muss und was noch Zeit hat. Das sogenannte Eisenhower-Prinzip teilt alle Aufgaben gemäß ihrer Priorität ein. Dringende Aufgaben sollten ganz oben stehen und auch gleich erledigt werden. Weniger wichtige Dinge finden darunter Platz - diese kannst du erledigen, wenn du etwas Zeit übrig hast, oder du schreibst sie auf deine Liste für einen der nächsten Tage.
Vielleicht kannst du einige dieser Aufgaben auch an einen Kollegen weitergeben, sofern du mit anderen zusammenarbeitest. Als Selbstständiger ohne Kollegen kannst du die Eisenhower-Matrix entsprechend modifizieren und vielleicht nur drei anstelle von vier Kriterien anwenden.
Kommunikation ist alles
Auch wenn es simpel klingen mag: Gut getimte und offene Kommunikation mit Auftraggebern, Kunden und Kollegen ist immens wichtig. Wer wegen einer geschäftlichen Reise zwei Tage lang nicht verfügbar ist, sollte das nicht erst am Abreisetag mitteilen, sondern idealerweise bereits mit etwas Vorlauf. Gerätst du tatsächlich einmal in zeitliche Bedrängnis und kannst einen Auftrag nicht innerhalb der geplanten Deadline fertigstellen, solltest du dies dem Kunden oder Auftraggeber offen kommunizieren, damit eine für alle vertretbare Lösung gefunden werden kann.
So lassen sich die „Zeitdiebe" ausschalten
Vielleicht erwischst du dich während der Arbeitszeit auch immer mal wieder dabei, dass du Dinge tust, die gar nichts mit der eigentlichen Arbeit zu tun haben und dir nur wertvolle Zeit stehlen. Zu den sogenannten Zeitdieben gehört zum Beispiel das Surfen in sozialen Netzwerken. Eine Liste dieser zeitraubenden Tätigkeiten hilft dir dabei, sie zu identifizieren und sie in Zukunft zu vermeiden.
Alles kann, nichts muss
Natürlich sollte das Zeitmanagement nicht mehr Zeit in Anspruch nehmen, als die Arbeit selbst. Bei der Wahl der für dich passenden Methode zum richtigen Organisieren kannst du einfach einige Hilfsmittel ausprobieren und so herausfinden, ob sie sich für dich eignet. Teilweise kann die Effektivität der einzelnen Methoden auch von Tag zu Tag variieren. Wendest du Hilfsmittel zum Zeitmanagement aber regelmäßig an, wirst du schnell feststellen, dass du wesentlich besser mit deinem Arbeitspensum klarkommst und an manchen Tagen vielleicht sogar noch etwas Zeit übrig hast.