Der Weltrekord für die Unternehmensgründung in Estland liegt bei 18 Minuten. Und das komplett online. Okay, bei mir hat es etwas länger gedauert aber trotzdem war der Prozess der Unternehmensgründung und Kontoeröffnung so herrlich unbürokratisch und papierlos.
Estland ist mit seinem eigenen Silicon Valley am Flughafen und der Creative City Telliskivi ein absolutes Hub für IT-Startups. Esten sind extrem gut gebildet, die jüngere Genration spricht durchgehend gutes Englisch und zumindest Tallinn bietet eine hohe Lebensqualität. Einzige Mankos für digitale Nomaden sind das schlechte Wetter und die fehlenden Coworking Spaces. Dafür gibt es fast in der ganzen Stadt super schnelles, kostenfreies WLAN.
Seit Mai 2015 kann jeder Mensch der Welt e-Resident von Estland werden. Damit wird man nicht zum estnischen Staatsbürger, kann aber mit einer ID-Karte als virtueller Einwohner verschiedene Services der estnischen Regierung in Anspruch nehmen und Dokumente digital unterzeichnen.
Seit Mitte 2015 bin ich einer der ersten e-Residents, ganz einfach weil ich neugierig war und das Konzept aus ideologischen Gründen unterstützen möchte. Anfang 2016 habe ich gemeinsam mit einem Partner auch eine estnische Firma gegründet und im August 2016 waren wir in Tallinn, um ein Bankkonto zu eröffnen und mit Leuten vor Ort zu sprechen. Ich kann dir vorab sagen, dass der Prozess sehr unproblematisch ablief und weder Dokumente noch viel Geld für die Gründung benötigt wird.
Wenn du als ortsunabhängiger Unternehmer keinen festen oder einen wechselndem Wohnsitz hast und deine Kunden in Deutschland bzw. Europa sitzen, dann ist die Gründung in Estland für dich eine Option. Dafür sprechen der schnelle Gründungsprozess, die niedrigen Verwaltungskosten, moderate Steuersätze und die komplett digitale Verwaltung des Unternehmens.
In diesem Erfahrungsbericht möchte ich dir zeigen, wie du ein Unternehmen inklusive Geschäftskonto in Estland eröffnen kannst. Dabei bitte ich dich zu berücksichtigen, dass ich bisher keine langfristigen Erfahrungswerte sammeln konnte (z.B. zum Jahresabschluss und der Steuererklärung). Sobald ich diese habe, werde ich den Beitrag erweitern.
Ein Hinweis vorab: Es geht bei der Firmierung in Estland nicht vorrangig um Steuerersparnisse oder um verrückte Internationalisierungsstrategien. Es ist einfach ein sehr unkomplizierter Weg, um außerhalb Deutschlands ein Unternehmen mit Geschäftskonto zu eröffnen.
Unternehmen gründen in Estland
Ein guter Grund für die Gründung in Estland ist, dass du dort keinen Wohnsitz haben musst, sondern auch als Non-Resident gründen kannst. Außerdem sind der einfache Gründungsprozess, die komplett digitale Administration und die geringen Verwaltungskosten ein Traum für jeden digitalen Nomaden und Inhaber kleiner Unternehmen – egal ob wohnhaft in Deutschland oder unterwegs in der Welt.
Auch steuerlich gesehen sind estnische Unternehmen mit einem flachen Steuersatz von 20% (Gewinne werden erst nach Ausschüttung besteuert) eine gute Option und haben einen deutlich besseren Ruf als viele Offshore-Standorte. Aber mehr über die Besteuerung in Estland am Ende dieses Beitrags.
Voraussetzung für die einfache Eröffnung von Unternehmen und Bankkonto in Estland ist die e-Residency. Erst wenn du deine smart ID Card (digitale Identität) erhältst, kannst du dich über ein Kartenlesegerät im Online-Portal der estnischen Regierung einloggen und verschiedene Services nutzen. Wie genau du zum e-Resident wirst, kannst du in diesem Artikel nachlesen.
Für die Unternehmensgründung in Estland brauchst du nicht zwingend ein estnisches Geschäftskonto. Anders als in vielen anderen Offshore-Standorten wird auch keine Sekretärin oder ein Direktor vor Ort benötigt. Das spart so einiges an Verwaltungskosten. Was du für die Unternehmensgründung benötigst, sind die folgenden Dinge:
- e-Residency Card: zur Unternehmensgründung musst du e-Resident sein und brauchst deine smart ID Card samt Kartenleser. Wie du -Resident wirst, kannst du in diesem Artikel nachlesen.
- 145 Euro Anmeldegebühr: die Anmeldegebühr musst du nach dem Ausfüllen des Online-Formulars überweisen, damit die Registrierung weiter bearbeitet wird. Es gibt auch ein Schnellverfahren, das 190 Euro kostet.
- Virtuelle Geschäftsadresse: du brauchst eine Geschäftsadresse in Estland. Hier eine Auswahl an Anbietern, wobei ich dir die Firma LeapIN wärmstens empfehlen kann (Kosten: 18 Euro/Monat).
- Articles of Association: den Gesellschaftsvertrag kannst du einer Vorlage aus dem Company Registration Portal entnehmen oder in englischer Sprache selbst verfassen (lassen).
Sobald du diese Dinge beisammen hast, kannst du die Unternehmensgründung als e-Resident komplett online erledigen. Einfach dein Kartenlesegerät mit Plastikkarte in den USB-Eingang deines Laptops einstecken, die Software für den Kartenleser installieren und es kann losgehen:
1.) Anmeldung im Company Registration Portal: nach der Anmeldung im Registrierungsportal wählst du im Hauptmenü “Submission of application”, woraufhin du unter dem Feld “Registration of a new enterprise” eine Liste der möglichen Unternehmensformen siehst.
2.) Auswahl der Unternehmensform: Die üblichste und in den meisten Fällen empfehlenswerte Rechtsform ist eine Private Limited Company (osaühing – OÜ, ähnlich der GmbH), für die zwar die Einzahlung eines Stammkapitals bzw. der Haftsumme von 2.500 Euro empfohlen wird, dies jedoch nicht verpflichtend ist (insofern der Unternehmenszweck keine hohen Anfangsinvestitionen erfordert). Im Insolvenzfall wird mit diesen 2.500 Euro gehaftet. Infos zu den anderen Unternehmensformen – Sole Proprietor (Einzelunternehmen), Limited Partnership (KG), General Partnership (OHG) und Non-Profit Association – findest du hier.
3.) Ausfüllen des Antragsformulars: nachdem du dich durch ein paar Informationen geklickt hast, landest du beim Schritt “Preparation of the petition”. Hier füllst du Schritt für Schritt alle Felder aus. Sehr gute Hilfestellungen zu den einzelnen Punkten im Antragsformular bekommst du hier. Die wichtigsten Hinweise zu einigen Feldern in aller Kürze:
- Business Name (Unternehmensname): überprüfe vorher im Unternehmensregister, ob dein Unternehmensname bereits registriert ist.
- Adress (Virtuelle Geschäftsadresse): hier brauchst du eine estnische Geschäftsadresse, die im Unternehmensregister hinterlegt wird (Auswahl an Anbietern für virtuelle Geschäftsadressen).
- Capital (Stammkapital): standardmäßig sind hier 2.500 Euro eingetragen, die du aber nicht sofort einzahlen musst. Setze einfach einen Haken bei “Establish the company without making capital contribution”. Jetzt hast du bis zu 10 Jahre Zeit, das Stammkapital aufzubauen.
- Founders (Gründer): hier trägst du dich als Gründer und eventuell deine Partner, die auch e-Resident sein müssen, ein.
- Articles of Association (Gesellschaftsvertrag): die Vorlage des Gesellschaftsvertrages musst du an den gekennzeichneten Stellen anpassen.
- Antrag absenden: im Schritt “Confirmation of the petition” bestätigst du deine Angaben und erhältst daraufhin die Details zur Banküberweisung der Anmeldegebühr.
Antragsformular im Company Registration Portal
4.) Überweisung der Anmeldegebühr: erst nach Eingang der Anmeldegebühr von 145 Euro wird dein Antrag weiter bearbeitet. Sobald das Geld eingegangen ist, dauert es in der Regel nicht länger als einen Tag, bis du eine E-Mail von der Registrierungsstelle bekommst. Beschleunigen kannst du diesen Prozess mit LeapIN (damit wird die Wartezeit für die Banküberweisung umgangen).
5.) Bestätigung der Eintragung: sobald dein Unternehmen eingetragen ist, solltest du eine Benachrichtigung der Registrierungsstelle (Estonian Court) bekommen: “We hereby inform you that Ruling No. Ä 12345678 / M1 concerning XYZ OÜ was adopted in the Registration Department of Tartu County Court on January 1, 2016.”
Optional: Umsatzsteuer-ID und Arbeitnehmer: wenn dein jährlicher Umsatz 16.000 Euro übersteigt, musst du dich beim Estonian Tax and Customs Board registrieren. Das muss spätestens 3 Tage nach Erreichen dieser Umsatzgrenze geschehen. Sobald du Mitarbeiter über dein estnisches Unternehmen anstellst, musst du diese ebenfalls beim Estonian Tax and Customs Board anmelden.
Noch ein paar Worte zu LeapIN, die sich mit ihren Dienstleistungen vor allem an Freelancer und digitale Nomaden richten. Die estnische Agentur stellt dir für 15 Euro (18 Euro brutto) im Monat eine Geschäftsadresse zur Verfügung und kann dich nach Wunsch bei der Buchhaltung und Steuererklärung unterstützen. Wir nutzen den Service selbst schon seit einigen Monaten und hatten Gelegenheit mit einem Mitgründer von LeapIN in deren Büro in Tallin zu sprechen.
An der Seriosität von LeapIN habe ich keine Zweifel, auch wenn die Agentur noch recht jung ist. Das Büro befindet sich direkt am Flughafen, wo sich auch die offizielle Geschäftsadresse unseres Unternehmens befindet (Sepapaja 6, Tallinn, Estonia, 15551). Sollte dort jemals Post ankommen, wird diese digitalisiert und nach Bedarf an deine hinterlegte Adresse weitergeleitet. Deine eingegangene Mail kannst du jederzeit als Scan in deinem persönlichen Online-Bereich von LeapIN einsehen (natürlich meldest du dich auch hier mit deiner ID card an).
Auch wenn du noch weitere Hilfe bei der Unternehmensgründung oder Kontoeröffnung benötigst, dann kannst du diesen Service bei LeapIN buchen. Der äußerst sympathische Erik spricht sogar recht fließend Deutsch.
Büro von LeapIN direkt am Flughafen
Geschäftsadresse im Silicon Valley von Tallinn
BankKonto eröffnen in Estland
Wie bereits gesagt, brauchst du nicht unbedingt ein estnisches Geschäftskonto. Sinn macht das aber definitiv, da die Unternehmensgewinne ansonsten direkt besteuert werden, wenn sie das Land (auf ein ausländisches Konto) verlassen. Außerdem kannst du mit einem estnischen Geschäftskonto alle Steuererklärungen online einreichen.
Das Bankkonto in Estland ist nicht nur sinnvoll als Geschäftskonto für dein Unternehmen, sondern auch um verschiedene Währungskonten (multi-currency account) und modernes Online-Banking mit Anlagemöglichkeiten zu nutzen oder um dein Vermögen auf mehrere Länder aufzuteilen.
Estland hat sehr strenge Gesetzen zur Vermeidung von Geldwäsche und Finanzierung von Terroristen, weshalb du eine ausreichend starke Verbindung zum Land nachweisen musst. Gute Argumente dafür sind dein bereits registriertes Unternehmen, ein Wohnsitz in Estland oder die Absicht, im Land investieren zu wollen.
Aufgrund der strengen Identitätsprüfungen musst du zur Kontoeröffnung derzeit noch nach Tallinn fliegen, was sich jedoch bald ändern soll. Bei einem Gespräch vor Ort wurde uns zugesichert, dass ab Ende 2016 die Identitätsprüfung komplett via Videotelefonie stattfinden wird.
Aber ein Besuch im wunderschönen Tallinn lohnt sich allemal. Die Hin- und Rückflüge aus Deutschland gibt es bereits für ca. 100 Euro. Stand August 2016 gibt es 3 Banken, von denen die e-Residency anerkannt und unterstützt wird:
- LHV (estnische Bank)
- Swedbank (schwedische Bank)
- SEB (schwedische Bank)
Die schwedischen Banken SEB und Swedbank sind deutlich größer und haben mehr Filialen als die estnische LHV. Bei der SEB und Swedbank fallen jedoch Kontoeröffnungsgebühren an und es muss ein Anfangsbetrag auf das Konto eingezahlt werden. Zudem ist die Antragsprüfung langwieriger und generell schwieriger als bei der LHV Bank, was sich durch meine E-Mail-Anfragen bestätigt hat.
Das die LHV als größte estnische Bank vertrauenswürdig genug ist, beweist schon allein der Fakt, dass sie von TransferWise für alle europäischen Zahlungsvorgänge genutzt wird. LHV hat nur eine einzige Filiale in Tallinn (Tartu maantee 2), die von innen mehr an einen Uni-Campus erinnert als an eine verstaubte Bank.
Der Verzicht auf die klassischen Filialen trägt wohl dazu bei, dass die Konditionen bei der LHV deutlich besser sind als bei anderen Banken in Estland. Zudem sind die Mitarbeiter daran gewöhnt, Kunden via E-Mail und Telefon zu betreuen. Hier noch ein paar Gründe, die für die Option LHV sprechen:
- keine Gebühren für Kontoeröffnung und Kontoführung
- gebührenfreie Überweisungen im SEPA-Raum (Europa)
- Debitkarte (MasterCard) ohne Jahresgebühren
- Zugang zu Krediten und Anlageoptionen
- Gebühren für Bargeldabhebungen betragen 1 Euro in der EU (2 Euro außerhalb von Europa)
Wir sind relativ planlos nach Estland geflogen, wobei mir ein sehr guter Artikel auf Medium bei der Recherche zur Kontoeröffnung geholfen hat. Vorab haben wir mit allen drei Banken bereits E-Mail-Kontakt aber als unser Konto bei der LHV bereits zwei Stunden nach der Ankunft am Flughafen eröffnet war, haben wir uns die Besuche bei der SEB und Swedbank gespart.
Aufgrund der oben genannten Gründe, unserer Erfahrungen und Empfehlungen, würde ich dir zu einem Konto bei der LHV raten. Um bei der Kontoeröffnung mit der LHV Bank auf Nummer sicher zu gehen und bereits vor deiner Anreise nach Tallinn die Zusage für dein Bankkonto zu bekommen, gehst du wie folgt vor:
1.) Antragsformular online ausfüllen: du kannst den Online-Antrag manuell ausfüllen oder deine estnische ID nutzen. Klicke an, dass du das Konto für ein Unternehmen eröffnen willst (“I represent a legal person”) und gib den Registry code deines Unternehmens ein. Alternativ kannst du das Antragsformular auch als PDF ausfüllen und gemeinsam mit einem Scan deines Reisepasses an [email protected] schicken. Hier ein paar Hinweis zum Ausfüllen des Formulars:
- Field of Activity: das sollte sich mit deinem im Unternehmensregister eingetragenen Geschäftszweck decken. Halte es so allgemein und verständlich wie möglich.
- Business Interests in Estonia: hier sollte klar werden, warum du das Geschäftskonto brauchst. Dort sollte nicht stehen, dass du gerne um die Welt reist oder die Steuern in Deutschland zu hoch sind, sondern etwas wie “Investing in the Estonian and Baltic stock market” oder “Handling business operations for Estonian company”.
- Estimated sum of receivables and payments: auch wenn dein Unternehmen momentan noch keine Umsätze macht, sollte hier nicht Null stehen. Eine Bank will schließlich Geld verdienen, weshalb du deine Einnahmen und Ausgaben ruhig optimistisch kalkulieren kannst.
2.) Termin vor Ort vereinbaren: erst wenn du eine positive Antwort erhalten hast, vereinbarst du via E-Mail einen Termin mit einem Bankberater der LHV in Tallinn und buchst deine Flüge. Damit gehst du null Risiko ein.
3.) Identifizierung in der Bankfiliale: Mitnehmen musst du zum Banktermin nur deinen Reisepass oder Personalausweis und deine e-Residency card. Es werden Daten abgeglichen und deine Identität verifiziert, was letztendlich Formalitäten sind. In der Bank legst du auch deinen Benutzernamen für das Online-Banking fest, mit dem du dich zukünftig in Verbindung mit der smart ID card einloggen kannst.
4.) Debitkarte nachsenden lassen: innerhalb von einer Woche wird deine Debitkarte an die hinterlegte Geschäftsadresse in Estland gesendet (in unserem Fall zu LeapIN). Von dort aus lässt du sie dir einfach an deinen momentanen Wohnsitz nachsenden und kannst sie dann im Online-Banking aktivieren.
Wir sind komplett ohne Termin bei der LHV aufgeschlagen und konnten nach einer kurzen Wartezeit trotzdem problemlos das Konto eröffnen, da der Antrag, den wir vorab per Mail gesendet haben, bereits angenommen wurde.
Ein Freund, der mit uns in der Bank war, hat den Antrag direkt vor Ort ausgefüllt und konnte sich dennoch schon identifizieren. Die Bestätigung über die Kontoeröffnung kam dann nach wenigen Tagen per E-Mail, ohne dass er nochmal in die Filiale nach Tallinn musste.
Nicht nur wegen der Höhe ist die LHV erste Wahl
Steuerpflichten in Estland
Vorab: wenn du nicht in Estland wohnst, bist du persönlich dort auch nicht steuerpflichtig. Daran ändert auch die e-Residency nichts. Steuern zahlen musst du jedoch auf Unternehmensgewinne (Profit Tax) und eventuell auf laufende Umsätze (VAT).
Unternehmensgewinne aller Rechtsformen sind solange von der Steuer ausgenommen, wie sie nicht ausgeschüttet werden. Das gilt sowohl für Gewinne aus dem laufenden Geschäft wie auch Dividenden. Solange du in dein Business reinvestierst bzw. die Gewinne auf dem estnischen Bankkonto belässt, ohne dir ein Gehalt auszuzahlen oder anderweitig Geld vom Geschäftskonto zu entnehmen, bezahlst du auch keine Steuern.
Besteuert werden Gewinne, anders als in Deutschland, erst in dem Moment, in dem sie als Gehalt oder Ausschüttungen ausgezahlt werden, wobei der Steuersatz glatte 20% beträgt. Es gibt drei Möglichkeiten, Geld aus der Firma zu entnehmen:
- Dividends (Ausschüttungen): nachdem das Stammkapital von 2.500 Euro voll eingezahlt ist, kannst du Gewinne des Vorjahres an dich und andere Anteilseigner ausschütten. Für die ausgezahlten Dividenden wird dein Unternehmen mit 20% Profit Tax (Ertragssteuer) in Estland besteuert. Du wirst als Person nicht in Estland besteuert, musst die Ausschüttung aber an deinem steuerlichen Wohnsitz als Kapitalerträge versteuern.
- Management board member salary (Geschäftsführervergütung): die Vergütung für deine Arbeit als Direktor/Vorstand des Unternehmens wird bei Auszahlung mit 20% Income Tax (Einkommenssteuer) in Estland besteuert. Unabhängig davon, ob du in Estland lebst oder nicht, kommen weitere 33% Social Tax hinzu, wenn du nicht nachweisen kannst, dass du Sozialabgaben in einem anderen EU-Land leistet. Eine Doppelbesteuerung der Vergütung gibt es dank eines Abkommens zwischen Estland und Deutschland nicht.
- Employee salary (Gehalt): wenn du deine Arbeit als Angestellter (als Experte, nicht als Manager) deines eigenen Unternehmens außerhalb Estlands verrichtest (Nicht-Resident) musst du das ausgezahlte Gehalt nicht in Estland versteuern. Der Mindeststundenlohn beträgt übrigens 2,34 Euro. Ob und wo das Einkommen dann von dir versteuert wird, interessiert Estland herzlich wenig. Hast du irgendwo auf der Welt einen festen Wohnsitz, bist du dort wahrscheinlich auch steuerpflichtig und musst das Einkommen bei der Steuererklärung angeben.
Auf den ersten Blick scheint die dritte Option sehr lukrativ. Wir wurden jedoch davor gewarnt, dass wir nicht sämtliche Auszahlungen als Gehalt vornehmen sollen. Ganz einfach, weil es sehr verdächtig wäre, wenn wir als Geschäftsführer nur ein Gehalt und keine Vergütung für das Management unseres Unternehmens bekämen. Deshalb die Empfehlung, die Auszahlungen teilweise als Geschäftsführervergütung und teilweise als Gehalt zu versteuern (z.B. 30/70).
Wie du die Auszahlungen vornimmst, ist völlig dir überlassen. Letztendlich ist es ein Rechenspiel, das von deinen Rahmenbedingungen abhängt.
Die jährliche Steuererklärung muss bis spätestens 6 Monate nach Ende des Geschäftsjahres über das e-Tax Board eingereicht werden. Alle erfoderlichen Dokumente (wie Jahresabschluss) können über das e-Business Portal hochgeladen werden. Hilfe bei der Einreichung bieten Dienstleister wie LeapIN zu recht moderaten Preisen (ab 49 Euro/Monat).
Eine VAT Number (Umsatzsteuer) musst du dann anmelden, wenn die jährlichen Umsätze über 16.000 Euro liegen. Spätestens drei Tage nachdem diese Umsatzgrenze überschritten ist, musst du dich beim Estonian Tax and Customs Board registrieren.
Altstadt von Tallinn
Wie geht’s weiter mit der e-Residency?
Im April 2016 gab es bereits über 10.000 e-Residents. Damit hat der kleine baltische EU-Staat mit gerade einmal 1,3 Millionen Einwohnern zumindest weltweite Aufmerksamkeit bekommen. Das Pilotprojekt, regierungsnahe Dienstleistungen für Ausländer anzubieten, wird mittlerweile auch an anderen Orten ernsthaft diskutiert.
Die Vision hinter der e-Residency ist weit mehr, als Nicht-Residents die Unternehmensanmeldung zu erleichtern. Eine mutige Regierung handelt hier ähnlich wie ein privat geführtes Startup, um ihren eigenen Bürgern und allen Menschen weltweit, unabhängig von ihrem Aufenthaltsort, die ganzheitliche Verwaltung aller geschäftlichen Aktivitäten zu ermöglichen.
Innovative Technologien wie die Blockchain, ID-Verifizierung via Videotelefonie, sichere Verschlüsselungen und digitale ID’s machen es möglich. Privat geführte Unternehmen nutzen diese schon lange aber das eine fortschrittliche Regierung eines (wenn auch kleinen) Landes sich aus Angst vor Kontrollverlust nicht davor versperrt, finde ich das äußerst spannend.
Dank solcher Modelle haben wir als Weltenbürger immer mehr Alternativen und müssen uns immer weniger nach den Regulierungen einer Regierung oder anderer Institutionen richten. Genau aus diesen Gründen bin ich begeistert von der Idee der e-Residency und bin gespannt, wo die Reise hingeht.
Wann wirst du virtueller Einwohner von Estland?
