Der Start als Freelancer ist nicht immer leicht. Zahlreiche bürokratische Vorschriften erschweren vielen Selbstständigen die Arbeit. Das gilt nicht zuletzt für die Buchhaltung, die für den Kontakt mit dem Finanzamt von großer Wichtigkeit ist. Nur mit korrekt aufgeführten Rechnungen und Belegen können Rückzahlungen erwirkt werden. Zugleich erfüllen Einzelunternehmer auf diese Weise auch die gesetzlichen Erfordernisse. Der vorliegende Ratgeber bietet eine Übersicht über die wichtigsten Punkte.
Es gibt einige wichtige Dinge, die Freelancer beachten müssen, wenn es um die Buchhaltung geht. Dazu gehört, dass sie alle Einnahmen und Ausgaben im Auge behalten, genaue und geordnete Finanzunterlagen erstellen und pflegen und die steuerlichen Verpflichtungen und Fristen im Auge behalten müssen. Für Freelancer ist es außerdem wichtig, einen Überblick über die finanzielle Situation ihres Unternehmens zu haben, damit sie fundierte Entscheidungen treffen und für die Zukunft planen können. Zu den spezifischen Buchhaltungsaufgaben, die Freelancer erledigen müssen, gehören das Nachverfolgen von Belegen und Rechnungen, der Abgleich von Bank- und Kreditkartenabrechnungen sowie das Erstellen und Einhalten eines Budgets.
Erfasse alle Einnahmen und Ausgaben
Für Freelancer ist es wichtig, alle Einnahmen und Ausgaben zu erfassen, um ein vollständiges und genaues Bild von ihrer finanziellen Situation zu erhalten. Dazu gehört, dass sie alle Einnahmen von Kunden und alle Ausgaben für den Betrieb ihres Unternehmens, wie z. B. die Kosten für Material, Ausrüstung und Dienstleistungen, aufzeichnen. Durch detaillierte und organisierte Finanzaufzeichnungen können Freelancer ihren Cashflow und ihre Rentabilität leichter überwachen und sicherstellen, dass sie ihre Finanzen richtig verwalten. Außerdem ist das Nachverfolgen von Einnahmen und Ausgaben wichtig für die Erstellung von Steuererklärungen und um den Überblick über die steuerlichen Verpflichtungen zu behalten.
Die richtige Art von Rechnung schreiben
Ein freundlicher Umgang miteinander pünktlich bezahlte Rechnungen und korrekt abgegebene Voranmeldungen – das Leben als Selbstständiger könnte so schön sein. Doch nur eine falsch ausgestellte Rechnung kann fatale Folgen für den Einzelunternehmer haben. Im schlimmsten Fall erkennt das Finanzamt die Buchführung nicht an und verlangt horrende Nachzahlungen. Selbstständige sollten sich deshalb frühzeitig um die richtigen Punkte kümmern. Auf einer Rechnung mit einem Betrag über 250 € gelten folgende Pflichtangaben:
- Die Anschrift vom leistenden Unternehmer und dem Rechnungsempfänger
- das Leistungsdatum
- das Lieferdatum
- die Vergabe einer fortlaufenden Rechnungsnummer
- die Steuernummer
- die Dienstleistung
- die Stückzahl
- der Preis pro Stunde oder pauschal
- Umsatzsteuersatz
- Rechnungskonto
- das angegebene Zahlungsziel
Bei Kleinunternehmern entfällt die Angabe zur Mehrwertsteuer. Stattdessen muss auf der Rechnung zwingend ein Vermerk über den Grund zur Befreiung angegeben werden. Eine typische Formulierung wäre etwa „Im Sinne von § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen“. Für Kunden ist der Rechnungserhalt ebenfalls bedeutsam, da er zum Vorsteuerabzug berechtigt. Eine gewissenhafte Erstellung ist insofern nicht nur im Eigen-, sondern auch im Fremdinteresse.
Belege digital archivieren
Unternehmer sollten sich bereits früh mit der Archivierung von Zahlungsbelegen und Rechnungen auseinandersetzen. Zwar wurde zum Jahreswechsel 2017 die Versendung von Belegen im Zuge der Steuererklärung abgeschafft. Freelancer müssen ebenso wie Privatpersonen jedoch weiterhin alle notwendigen Belege aufbewahren. Auf Nachfrage sind dem Finanzamt die Dokumente unverzüglich vorzulegen. Die Verwendung von digitaler Buchhaltungssoftware für Unternehmer ist aus diesem Grund sinnvoll. In der heutigen Zeit ist die Erstellung von Bilanzen wegen der schieren Summe an Einnahmen und Ausgaben nahezu unmöglich auf Papier zu vollbringen. Mithilfe von Software-Tools können alle notwendigen Papiere digital aufbewahrt werden. Dies stellt zugleich die Anforderungen an die GoBD-Verordnungen sicher. Freelancer nutzen derartige Programme ebenfalls, um die laufenden Ausgaben und Einnahmen besser im Blick zu behalten. Abschreibungen für Firmenwägen lassen sich hier genauso eintragen, wie die Personalkosten oder notwendige Investitionen.
Bleib organisiert und konsistent bei der Ablage und den Dokumenten
Es gibt mehrere Schritte, die Freelancer unternehmen können, um ihre Buchhaltung und ihre Finanzunterlagen zu organisieren und konsistent zu halten. Zunächst ist es wichtig, ein System für die Nachverfolgung und Organisation von Quittungen und Rechnungen einzurichten, z. B. in Form einer digitalen Datei oder eines physischen Ordners. So ist es einfacher, die benötigten Dokumente zu finden und auf sie zuzugreifen, wenn du sie brauchst. Außerdem kannst du eine Buchhaltungssoftware oder eine App verwenden, um die Erfassung von Einnahmen und Ausgaben zu automatisieren und Berichte zu erstellen, die dir einen klaren Überblick über deine finanzielle Situation geben. Schließlich kann es hilfreich sein, wenn du dir jede Woche oder jeden Monat Zeit nimmst, um deine Finanzunterlagen zu überprüfen und zu aktualisieren und sicherzustellen, dass alles korrekt und aktuell ist. So behältst du den Überblick über deine Buchhaltung und vermeidest, dass du dich überfordert fühlst.
Termine für die Steuervoranmeldungen merken
Die Vorsteueranmeldungen sind ein zentrales Datum für Selbstständige. In der Regel fallen vierteljährliche Vorauszahlungen auf die Einkommenssteuer und gegebenenfalls Gewerbesteuer an. Hinzu kommt die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung. Es ist von höchster Wichtigkeit, sich die Termine zur Abführung der anfallenden Raten im Kalender einzutragen. Die deutschen Finanzämter reagieren äußerst empfindlich auf verspätete Zahlungen und erheben gewichtige Säumniszuschläge. Als Datum wird im Normalfall immer der 10. eines Monats angegeben. Vergessliche Menschen können dem Finanzamt durch einen postalisch versandten Antrag ein SEPA-Lastschriftmandat zukommen lassen. Der Betrag wird dann automatisch vom Konto abgebucht.
Fazit
Die vorliegende Übersicht stellt nur einen ersten Überblick dar. Das Leben als Freelancer wird von zahlreichen weiteren Erfordernissen begleitet, deren komplette Auflistung den Rahmen dieses Artikels sprengen würde. Mit den hier aufgeführten Tipps sollte ein erfolgreicher Start jedoch gelingen.