Es gibt viele gute Gründe sich für einen Büroumzug zu entscheiden. Manchmal ist der alte Mietvertrag zu teuer und man hat die Möglichkeit, mit dem neuen Büro eine Menge Geld zu sparen. In anderen Fällen wächst das Unternehmen so stark, dass die bisherigen Büroräume nicht mehr ausreichen. Ein weiterer Grund könnte sein, dass immer mehr Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten und daher weniger Büroräume gebraucht werden. In all diesen Fällen ist es klug, einen Büroumzug durchzuführen. Welche Aufgaben hierbei auf die Unternehmen lauern und worauf unbedingt geachtet werden sollte, erläutert dieser Artikel.
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Ein effizienter Büroumzug setzt einiges an professioneller Planung voraus.
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Auf das Zeitmanagement kommt es an
In den meisten Fällen erfolgt ein Büroumzug parallel zum Arbeitsalltag. Die wenigsten Unternehmen können es sich leisten, einige Tage ihre Arbeit einzustellen und sich ausschließlich auf den Umzug zu fokussieren. Damit beide Aufgaben zu ihrem Recht kommen und keine davon vernachlässigt wird, ist ein effizientes Zeitmanagement erforderlich. Deutlich vor dem Umzug muss genau bestimmt werden, welche Aufgaben zu welchem Zeitpunkt erledigt sein müssen.
Beispielsweise ist es wenig zielführend, die Büromöbel in dem neuen Büro aufzustellen, wenn die Wände noch nicht gestrichen oder die Teppiche noch nicht verlegt sind. Ebenso wenig sollte der Telefon- und Internetanschluss im alten Büro gekündigt werden, bevor der Umzug tatsächlich stattgefunden hat. Nur wenn klar ist, welche Aufgaben in welchem Zeitfenster zu erledigen sind und wer im Team hierfür konkret verantwortlich ist, wird der Umzug effizient gelingen.
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Ein geeignetes Umzugsunternehmen auswählen
Üblicherweise ist es für Unternehmen wenig zielführend, den kompletten Umzug alleine zu bewältigen. Die meisten kooperieren stattdessen mit einem professionellen Dienstleister wie reLOGG. Dieser besitzt unter anderem das technische Equipment und die Erfahrung, um den Büroumzug innerhalb kürzester Zeit über die Bühne zu bringen. Bei der Auswahl des jeweiligen Betriebs müssen verschiedene Kriterien berücksichtigt werden.
Unter anderem ist es wichtig, dass der jeweilige Dienstleister über viele erfahrene und zuverlässige Mitarbeiter in ganz Deutschland verfügt. Zudem ist es praktisch, wenn er auf viele Fahrzeuge aller Klassen zurückgreifen kann und gegebenenfalls Lagerfläche zur Verfügung hat. Außerdem sollte das Umzugsunternehmen jährlich viele Arbeitsplatzumzüge beziehungsweise Büroumzüge realisieren. So ist sichergestellt, dass die Wünsche der Unternehmen und ihrer Mitarbeiter professionell und zielgerichtet umgesetzt werden.
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LKW mieten
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Wer einen Büroumzug eigenständig organisiert, muss ausreichend große LKW mieten.
Einige Betriebe entscheiden sich dafür, nur bestimmte Aufgaben an ein Umzugsunternehmen auszulagern. Andere erledigen sie selbst, um hierdurch Kosten zu sparen oder zeitlich flexibler zu sein. In all diesen Fällen ist es nötig, geeignete Transportfahrzeuge und LKW zur Verfügung zu haben. Nur mit diesen ist es möglich, bestimmte Büroutensilien zu transportieren und sie im neuen Büro aufzustellen.
Grundsätzlich können ganz unterschiedliche Fahrzeuge aller Klassen für einen Büroumzug genutzt werden. Sollen viele Gegenstände auf einmal transportiert werden, ist ein LKW vonnöten, ansonsten genügt häufig ein Transporter. Wichtig ist es, dass die Firmen die jeweiligen Transportfahrzeuge frühzeitig mieten damit diese zum Umzugstag tatsächlich zur Verfügung stehen. Hierbei sollte auf namhafte Anbieter vertraut werden, damit die Fahrzeuge einwandfrei arbeiten und den persönlichen Vorstellungen entsprechen.
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Kisten zuverlässig verpacken und beschriften
In einem Büro befinden sich viele Utensilien und Gegenstände, die bei einem Umzug transportiert werden müssen. Neben den Möbeln gehören hierzu unter anderem technische Geräte, Aktenordner und Geschirr aus der Büroküche. All diese Dinge müssen zuverlässig in Kisten verpackt werden. Hierbei ist darauf zu achten, dass die Kisten nicht zu schwer sind und getragen werden können. Außerdem müssen die einzelnen Utensilien so verpackt und eingewickelt sein, dass sie während des Transports keinen Schaden nehmen.
Bei einem Büroumzug kommen schnell viele dutzend Kisten zusammen. Wenn diese nicht korrekt beschriftet werden, verliert man schnell den Überblick und es kommt zu einem heillosen Durcheinander. Deswegen sollte jede Kiste, die fertig gepackt ist, genau beschriftet werden. Das hilft den Umzugshelfern dabei, die Kisten sachgerecht zu transportieren, da man beispielsweise mit zerbrechlichen Dingen und technischen Geräten vorsichtiger umgehen sollte als beispielsweise mit Druckerpapier. Außerdem ist so klar, in welche Räume des neuen Büros die Kisten kommen. Somit kann man bereits beim Umzug für Ordnung sorgen und ihn möglichst effizient gestalten.
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IT- und Telekommunikationssysteme umrüsten
Im neuen Büro muss die IT und die Telekommunikation einwandfrei funktionieren, damit die Mitarbeiter dort ihrer Arbeit nachgehen können. Deswegen muss sichergestellt sein, dass die hierfür notwendigen technischen Voraussetzungen geschaffen sind und alle benötigten Geräte und Tools wie Microsoft 11 vorhanden sind. Hier ist Fingerspitzengefühl gefragt, damit die Arbeiten in dem neuen Büro nicht zu Lasten der Effizienz oder Sicherheit der IT und Telekommunikation in den bisherigen Büros gehen.
Es ist daher wichtig, die IT-Abteilung des Unternehmens frühzeitig in den Umzug zu integrieren. So kann diese rechtzeitig Pläne erstellen, um alle technischen Maßnahmen in dem neuen Büro effizient umsetzen zu können. Sollte ein Betrieb über keine eigene IT-Abteilung verfügen, ist es wichtig, rechtzeitig einen geeigneten externen Dienstleister zu suchen. Solange die Technik im neuen Büro noch nicht funktioniert, kann dort nicht gearbeitet werden. Um unnötige Verzögerungen beim Umzug zu vermeiden, sollte daher großer Wert auf die Planung der Technik gelegt werden.
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Auf die Einrichtung des neuen Büros achten
Bei der Umzugsplanung sollte die Einrichtung zur Sprache kommen. Wenn die Bürostühle und Tische den neuesten Standards entsprechen, können sie einfach mitgenommen und im neuen Büro weiterverwendet werden. Häufig ist es aber so, dass die Möbel bereits einige Jahre im Einsatz sind, sodass es mittlerweile viele neue Möglichkeiten gibt, um das Büro beispielsweise durch ergonomische Arbeitsplätze sicherer zu gestalten.
Das ist im Namen der Mitarbeitergesundheit zu empfehlen. So können Bürostühle gewählt werden, die sich perfekt an den Rücken der jeweiligen Nutzer anpassen. Auch höhenverstellbare Schreibtische sind beliebt, weil diese perfekt auf alle Mitarbeiter angepasst werden können. Das ist insbesondere dann praktisch, wenn im Büro immer wieder neue Teams an unterschiedlichen Orten arbeiten und niemand einen festen, immer gleichen Arbeitsplatz hat.
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Fazit
Ein Büroumzug funktioniert dann am besten, wenn alle Maßnahmen effizient geplant sind. Deswegen sollte sich die Unternehmensleitung genügend Zeit nehmen, um alle notwendigen Vorbereitungen zu treffen und einen konkreten Umzugsplan zu erstellen. Das muss in enger Absprache mit den Abteilungen und den einzelnen Mitarbeitern erfolgen, damit sich alle beim Umzug engagieren können, um so Synergieeffekte freizusetzen.
