So kannst du die Flut an eingehenden E-Mails effizient bewältigen!
Sie galt zunächst als Revolution, was die Übermittlung von Nachrichten in geschriebener Form anbelangt, die E-Mail! Sie ist deutlich schneller beim Empfänger als ein Brief der mir der herkömmlichen Post versendet wird und brachte uns somit eine enorme Zeitersparnis. Mittlerweile sieht es jedoch so aus, dass uns die tägliche Flut an E-Mails zunehmend auch Zeit kostet, die uns dann immer wieder an anderer Stelle fehlt.
Heute stelle ich euch eine gut bewährte Methode zur Bewältigung der täglich E-Mailflut vor.
Zunächst einmal gilt: Checke deine Mails so selten wie möglich, doch so häufig wie nötig! Hast du dein Mailprogramm einmal geöffnet, arbeite alle Mails in einem Block, also unmittelbar nacheinander ab. Dass heißt natürlich nicht, dass du Alle beantworten bzw. erledigen musst. Es geht lediglich darum Mail für Mail kurz zu überfliegen und direkt – beim ersten Betrachten – eine finale Entscheidung darüber zu treffen, was mit dieser Mail geschehen soll.
Wichtig: Die Mails sollten immer von der aktuellsten zur ältesten durchgeschaut werden, denn so identifiziert man alle, die sich bereits erledigt haben oder denen man aus sonstigen Gründen keine Aufmerksamkeit mehr schenken muss.
Hier kommen wir auch schon zu den vier D aus der Überschrift:
Delete: Spam, Werbung sowie unsinnige Infos oder Mails die mich nicht wirklich betreffen sofort löschen.
Do: Mails die schnell und einfach zu erledigen bzw. beantworten sind, kurz und knackig beantworten, beziehungsweise erledigen.
Delegate: Jemand anderen mit der Aufgabe betrauen und somit diese E-Mail erledigen.
Defer: Die Bearbeitung der Mail ist etwas Aufwendiger, muss jedoch unbedingt durch mich erfolgen, dann setze ich einen Termin wann ich diese in Ruhe bearbeiten werde.
Wer sich etwas unsicher ist, welchem der 4 Ds er die jeweilige Mail zuordnen soll, kann nach dem Eisenhower-Prinzip vorgehen.
Sobald du wieder eine Zero Inbox hast, am besten das Mailprogramm wieder schließen, oder zumindest minimieren, um nicht von eingehenden Mails gestört zu werden.
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Vielen Dank für eure Zeit!
