Wer die neuesten Trends verpasst, wird bald abgehängt sein: Das ist oftmals die große Panik, die in Unternehmen entsteht, wenn über Digitalisierung gesprochen wird. Und generell, wenn dann ein Projekt angegangen und eine neue Software eingeführt wird, dauert es Jahre, bis der Prozess abgeschlossen ist.
In diesem Zusammenhang frage ich mich: Wie sieht Digitalisierung denn eigentlich bei Selbstständigen aus und was für digitale Projekte lassen sich schnell und einfach umsetzen?
Digitalisierung für Selbstständige
Bei Selbstständigen kann Digitalisierung viel einfacher und schneller in die Hand genommen werden als bei Unternehmen. Wer heute als Freelancer startet, oder wer als Freelancer auf Reisen arbeiten will, der muss sich ohnehin mit digitalen Themen auseinandersetzen.
Die Website als Basis
Für dich als Freelancer ist die Website ein elementarer Baustein in deiner Marketingkommunikation und zudem ein digitales Projekt. Daraus muss man aber kein monatelanges Projekt machen, sondern kann sich mit unterschiedlichen Baukasten-Tools wie Jimdo oder Wix ganz einfach eine Website erstellen. Soll es bei deiner Seite noch stärker ums Bloggen gehen, dann bieten sich eventuell auch WordPress oder Chimpify als Content-Management-System an.
Erreichbar per E-Mail
Ein zweites digitales Projekt, welches jeder Selbstständige zu Beginn angehen sollte, ist die Einrichtung einer E-Mail Adresse. Diese Einrichtung hängt meistens eng mit der Website zusammen, da über den Webhoster, bei welchem du deine Domain gesichert hast, oftmals auch die E-Mail-Adresse läuft.
Alternativ kannst du die Mail-Adresse auch über Google G Suite laufen lassen und dort ein Business-Konto für alle Google-Tools einrichten. Das hat den Vorteil, dass du Gmail als dein Postfach hast und darüber hinaus den Kalender, Google Docs und Google Drive für dein Unternehmen nutzen kannst.
5 Bereiche, die du digitalisieren kannst
Es gibt aber auch Digitalisierungsprojekte für Selbstständige, die nicht so geläufig sind und etwas an Einarbeitungszeit bedürfen. Lass uns mal sehen, was du davon bereits digitalisiert hast.
Buchhaltung digitalisieren
Rechnungen schreiben sollte ein Freelancer definitiv nicht mehr mit Word und Excel. Rechnungsprogramme wie zum Beispiel Lexoffice geben dir eine rechtskonforme Vorlage an die Hand, mit welcher du deine Einnahmen generierst und diese dann übersichtlich deinen Ausgaben gegenüberstellen kannst. Du bereitest digital deinen Monatsabschluss vor und musst dann lediglich deinem Steuerberater Zugang geben oder deine Dokumente per Elster an das Finanzamt übermitteln.
Den Aufwand für dieses Projekt würde ich als mittelmäßig einstufen.
Geschäftskonto einrichten
Dein Geschäftskonto kannst du entweder bei deiner Hausbank eröffnen oder dich für eine Online-Bank entscheiden. Hierbei ist das beste Beispiel Kontist, die sich mit ihrem Geschäftskonto auf Selbstständige und Freiberufler spezialisiert haben. Der große Vorteil gegenüber der Hausbank ist, dass du in der App ein tolles Feature hast, mit welchem du deine Steuerrücklagen automatisch bilden kannst. Digitalisierung bedeutet hier also lediglich, das Konto zu wechseln, um weitere Funktionen nutzen zu können.
Den Aufwand schätze ich je nach hinterlegten Zahlungsdaten als hoch ein.
Papierloses Büro erreichen
Das papierlose Büro klingt im ersten Moment sicherlich wie ein riesiges Digitalisierungs-Projekt, allerdings kannst du dir hierbei Stück für Stück kleinere Aufgaben herauspicken. Neben der konsequenten Arbeit in der Cloud und dem Scannen von Briefen und Dokumenten, reicht das Spektrum bis hin zur Abschaffung des Notizbuchs und Einführung eines Tablets mit Stift. Durch diese Maßnahmen sind alle deine erstellten Notizen und Dokumente immer sofort digital und von überall und von jedem Gerät aus erreichbar.
Der Aufwand sieht groß aus, kann aber in kleineren Steps angegangen werden.
Altersvorsorge planen
Als Selbstständiger musst du dringend auch an die eigene Zukunft denken. Altersvorsorge ist ein Thema, welches oftmals hintangestellt wird. Dabei solltest du dich damit lieber frühzeitig beschäftigen, denn je länger du einen Teil deines Einkommens ansparen kannst, desto mehr Geld arbeitet für dich zur Rentenzeit. Digitalisierung hat auch in diesem Bereich Einzug gehalten.
Klar gibt es die Banking-Apps und Depots, mit welchen du einfach dein Geld in einen Sparplan anlegen kannst. Ich möchte dir allerdings jetzt noch eine weitere Alternative vorstellen. Der Anbieter heißt Vantik und hat ein smartes Anlagekonzept für die digitale Rente zusammengestellt. Dabei bleibst du flexibel und hast dein Geld jederzeit griffbereit. Zusätzlich bist du durch einen Sicherheitspuffer vor sinkenden Kursen abgesichert.
Den Aufwand des Projekts schätze ich als sehr gering ein.
Krankenversicherung wechseln
Auch im Gesundheitsbereich ist Digitalisierung möglich. Beispielsweise gibt es mit der ottonova die erste digitale private Krankenversicherung. Als Freelancer hast du die freie Wahl, ob du dich gesetzlich oder privat versichern lassen möchtest. Solltest du bei diesem Thema auf digitale Features Wert legen, dann bekommst du hier einen voll digitalen Anmeldeprozess, eine App mit Concierge-Chat, einen Arzt per Video-Chat und weitere Features.
So toll die Digitalisierung aber auch klingt, sei hierbei gesagt, dass die Krankenversicherung in erster Linie deine Bedürfnisse abdecken sollte und alles Weitere Bonus ist. Wenn du dir von der ottonova ein genaueres Bild machen möchtest, findest du auf meinem Blog einen Erfahrungsbericht.
Die Krankenversicherung zu wechseln ist ein Thema, welches großen Aufwand bei der Recherche mit sich bringt. Der eigentliche Wechsel geht dann recht simpel.
Fazit: Alles kann, nichts muss
In vielen Aspekten der Selbstständigkeit kann das Quäntchen Digitalisierung einiges an Erleichterung bedeuten. Viele Prozesse lassen sich bequemer abbilden. Möchtest du mehr Digitalisierung in deinen Arbeitsalltag als Freelancer bringen, dann solltest du unbedingt strukturiert vorgehen und nicht direkt alles umstellen wollen.
Mache dir einen Plan, welche Prozesse und Bereiche du modernisieren möchtest und nimm dir für jedes Vorhaben gezielt einen klar definierten Zeitraum vor. Du kannst dir bei der Vorgehensweise ein bisschen was von den großen Unternehmen abschauen, wobei ich mir sicher bin, dass du die Projekte schneller als die behäbigen Tanker umsetzen wirst.
