Seit Anfang 2011 nütze ich intensiv Evernote in meinem digitalen Alltag. Ich finde es sehr praktisch, ganze Zeitungsartikel, Links, Tweets, an einer Stelle zu sammeln um später darauf zuzugreifen. Hat nur einen kleinen Nachteil, das ganze passiert Online. Alles was ich speichere, meine private Fundgrube, wird auch auf einen Server irgendwo im Internet gespiegelt. Gut, ich habe keine brisante Dokumente im Angebot, könnte mir daher egal sein. Dennoch überlege ich umzusteigen, offline.
Nach einer kleinen Onlinerecherche stieß ich auf Devonthink und lud es runter.
Wer Devonthink noch nicht kennt, dahinter verbirgt sich eine mächtige Datenbank.
Die Installation, wie von anderen Programmen schon bekannt, geht einfach und schnell von der Hand. Dabei wird dem Nutzer auch gleich vorgeschlagen die passenden Addons für den Browser und ein Widget zu installieren. Nicht zu vergessen, das eMail-Addon und die Texterkennung für den Scanner. Praktisch, bekommt man so doch gleich das volle Packet.
Danach kann es auch schon los gehen.
Finde ich in der SZ einen interessanten Artikel, speichere ich ihn gleich mit Devonthink Clips. Dazu noch ein paar Tags verpassen, bevorzugtes Format auswählen (PDF, Link, Webarchiv, HTML) und weiter geht’s … Zeit ist Geld.
Erhalte ich eine eMail mit PDF als Anhang, kann ich den natürlich auch in Devonthink verschieben. Oder gleich die ganze eMail. Bilder von Desktop, einfach in die Inbox ziehen, und beim nächsten Start von Devonthink sind sie gespeichert. Klappt auch mit Videos.
Und so sammle ich alles, lässig mit ein paar Klicks. Würde unserer Scanner Devonthink unterstützen, könnte ich auch noch Schulzeugnisse, Rechnungen und Co. direkt speichern. So muss ich erst eine PDF erstellen, und anschließend importieren. Ist aber nicht weiter tragisch, nur der nächste Scanner, wird ein anderes Modell …
Sammeln ist aber nicht alles, ich möchte es ja später auch verwenden. Dazu benütze ich 3 Datenbanken: Privat, Beruf, Blog. Alles wird auf die 3 verteilt, und auf Wunsch untergliedert in PDF, Bilder. Wenn ich Tags verwende, kann ich natürlich auch intelligente Ordner anlegen, die nur bestimmte Tags anzeigen. Genial! Sollte ich mir später einen iPad zulegen, kann ich mit DEVONthink To Go wichtige Unterlagen syncen, und lässig unterwegs nützen.
Das Beste dabei, das ganze passiert im heimischen Netzwerk. Nix gegen Evernote und Dropbox, aber wer kein Vertrauen auf die Online-Lösungen hat: schaut euch Devonthink Pro an! Man muss es nicht gleich kaufen, gibt 30 Tage “Probezeit”. Sollte locker reichen um ein Gefühl zu bekommen, ob man mit der Software glücklich wird.
Ich bin es jetzt schon, wobei ich noch immer neue Funktionen entdecke. Zb. Backup. oder Einträge aus Feeds speichern.
