Projekt, bitte melden. So oder ähnlich könnte die Aufforderung an den Projektleiter lauten, einen Status über sein Vorhaben abzugeben. Soll dies nicht mündlich sondern schriftlich auf einer Präsentationsfolie erfolgen, schlägt die große Stunde des Projektberichts. Als vielbeschäftigter Projektleiter mit externer Unterstützung wird allen schnell klar, wer den Bericht anfertigt. Natürlich, Du als Consultant. Doch was enthält ein guter Projektbericht? Im Beitrag gebe ich Dir Tipps, wie Du schnell und unkompliziert über den Status eines Projekts Auskunft gibst.
Ein Projektbericht basiert auf einem Gesamtplan
Hauptziel eines Projektberichts (auch Statusreport oder Projektstatus) ist die Kommunikation mit solchen Stakeholdern, die nicht Teil des Projektes sind, jedoch Interesse am Zustand und den Zwischenergebnissen des Vorhabens haben. Dabei geht es nicht um die Details. Vielmehr ist ein komplettes 360° Bild des Projektes gewünscht. Kurz und prägnant. Positiver Nebeneffekt für Dich als Autor des Projektberichts: Du reflektierst über den Stand, die erreichten Zwischenergebnisse und das große Ziele des laufenden Vorhabens. Und das auf einer einzigen Folie!
Eine der wichtigsten Regeln für Projektberichte ist: berichtet wird immer gegen einen Gesamtplan. Schließlich bildet der Plan die inhaltliche und organisatorische Grundlage an dem sich das gesamte Projekt ausrichtet und misst. Einfache, verständliche und wirklich relevanten Inhalte – das ist die Zauberformel für den Projektbericht. Je nachdem, ob Dein Bericht vorgestellt oder verschickt wird, sollte dieser mit mehr oder weniger erklärendem Text aufwarten.
Alle Infos auf einem Blick
Ein Projektbericht ist kein Hexenwerk – glaubt man. Die Consulting-Praxis zeigt ein anderes Bild. Ich habe Berichte gelesen, von denen weder der zuständige Autor noch der Projektleiter erklären konnten, wie diese zu interpretieren sind. Ganz zu schweigen, wo das Projekt eigentlich steht. Also Augen auf! Im folgenden erfährst Du von den 10 wichtigsten Bausteine eines Projektberichts. Diese passen auf eine PowerPoint Folie. Garantiert.
Der Projekttitel beinhaltet den offiziellen Namen des Projekts auf welches sich der Bericht bezieht. Nicht mehr, aber auch nicht weniger.
Die Berichtsperiode fixiert den Zeitraum, für welchen der Status abgegeben wird. Empfehlenswert ist hier die Einheit Kalenderwochen. Oft ist eine 2-wöchige Berichtsperiode eine optimale Zeitspanne.
Das Feld Stand dokumentiert, an welchem Tag der Bericht das letzte Mal aktualisiert wurde. Die Welt dreht sich unaufhaltsam, daher solltest Du den Stand immer mit angeben.
Das Feld Projektleiter beinhaltet den Hauptverantwortlichen des Vorhabens. Zwecks Eindeutigkeit, sollte speziell in großen Unternehmen die Abteilung des Leiters ergänzt werden.
Einen Statusbericht muss nicht unbedingt der Projektleiter verfassen. Er kann diese Arbeit auch delegieren, z.B. an seine Projektassistenz oder Dich als unterstützenden Berater. Diese Person ist dann der Autor des Papiers.
Das größere Feld Status fasst zusammen, was inhaltlich und organisatorisch während der Berichtsperiode durch das Projekt vorangetrieben wurde. Erste Wahl sind handfeste Ergebnisse, zweite Wahl absolvierte Aktivitäten und getroffene Entscheidungen.
Im Gegensatz zum Status enthält das ebenfalls größer dimensionierte Feld Nächste Schritte die für die nachfolgende Berichtsperiode geplanten Ergebnisse, Aktivitäten und zu fällenden Entscheidungen. Wer es ganz genau machen will, kann den Verantwortlichen und eine Frist ergänzen.
Unter Risiken notierst Du die durch das Projekt wahrgenommenen Ereignisse, deren Eintritt sich negativ auf die Projektlaufzeit, -budget, -umfang und/oder -qualität auswirken. Auf Wunsch können hier auch direkt kontinuierlich laufende Linderungsmaßnahmen notiert werden.
Schließlich enthält das Feld Erforderliche Entscheidungen außerhalb des Projekteinflussbereiches liegende offene Entscheidungen, die durch die Programmleitung, dem Steuerkreis oder anderen Gremien getroffen werden sollten um den Projektfortschritt nicht zu gefährden. Aktiv werden hier Richtung, Prioritäten und Vorgaben eingefordert.
Die Krönung eines jeden Berichts ist die sogenannte Projektampel – der Gesamtstatus. Mit Hilfe der Farben rot, gelb oder grün aggregierst Du den Zustand des Projektes auf einen einzigen Kennwert. Vor Nutzung einer Ampel solltest Du unbedingt klären, welche Kriterien zu welche Farbwahl führen und was für eine Aktion bei einer spezifischen Farbe ausgelöst wird. Keine Angst vor der Farbe rot. Das zeigt Souveränität (siehe Webtipp).
Zusatzinformationen – schön, aber nicht Pflicht
Projektberichte sind so unterschiedlich wie die Unternehmen in denen zum Einsatz kommen. Gelegentlich enthalten Berichte ebenfalls eine kurze Zusammenfassung der nächsten Projektmeilensteine. Diese Erlauben die Einordnung des Status in den Gesamtkontext.
Beliebt sind auch Angaben zum erbrachten Gesamtumfang, dem bisher benötigten Budget oder dem bereits verbrauchten Zeitbedarf. Du solltest diese Werte nur auf dem Bericht vermerken, wenn ein stringentes Projektcontrolling besteht und der Gesamtumfang gut messbar und weitestgehend unveränderlich ist. Gehe auf die Ergebnisqualität nur dann ein, wenn zuvor konkrete Messgrößen für die Qualitätsmerkmale erfasst wurden.
Weitere mögliche Felder sind die Versionsnummer (z.B. bei Ergänzung einer Last-Minute Änderung), der Verteilerkreis (die Empfänger des Berichts) sowie der Freigabestatus (z.B. in Entwurf, vorgelegt, verabschiedet).
Erstellung auf Zuruf oder nach einem festen Rhythmus
Projektberichte können auf Zuruf oder im festen Rhythmus für unterschiedliche Zielgruppen erstellt werden. Als Vorlage sollte natürlich der aktuelle Bericht zum Zuge kommen. Nichts ist schwieriger als auf einem weißen Blatt Papier zu starten. Bzgl. der Reihenfolge beginnst Du am besten mit dem Status, ergänzt dann das Feld Nächste Schritte, überprüfst die Risiken und passt schließlich die Erforderlichen Entscheidungen an. Schlussendlich kümmerst Du Dich um die formalen Felder wie Berichtsperiode, Projektampel und Stand.
Abbildung 1 – Projektbericht für Consulting-Life.de
Abbildung 1 zeigt beispielhaft einen Projektbericht, angewendet auf Consulting-Life.de.
Pros & Cons eines Projektberichts
Die feste Struktur eines Projektberichts ist ein roter Faden, der Dir hilft, fundiert und in angemessener Zeit Auskunft über den Zustand Deines Projektes zu geben. Auch den Lesern Deines Berichts erleichtert die Standardvorlage die Arbeit. Alles steht an seinem definierten Platz, kann (insbesondere bei einem grünen Ampelstatus) schnell überflogen werden.
Doch Vorsicht: ein Projektbericht ist immer auch eine gefilterte Sicht auf Dein Projekt. So ist die Farbe eine Ampel auf einem Bericht nur eine Aggregation einer Situation, die Angaben auf dem Papier die selektive Auswahl des Projektleiters. So besteht die Gefahr, dass der Projektbericht den Lesern in falsche Sicherheit wiegt, Projektleiter sprechen hier gerne von „melonengrün“ (d.h. außen grün, innen jedoch rot).
Tipps aus der Beratungspraxis
Folgende drei Tipps solltest Du beim Projektbericht berücksichtigen:
- Die Zielgruppe zählt
Wichtig ist die Zielgruppe und ihren Informationsbedarf zu kennen, abhängig davon bestimmte Aspekte im Bericht hervorzuheben oder wegzulassen. Immer an die Leser denken! Das gilt nicht nur für wöchentlich erscheindene Magazine. - Früh genug beginnen
Ein guter Projektbericht kostet Zeit und Energie. Bei einigen Kunden saßen wir Stunden an einer einzigen Folie, heraus kam ein substantielles belastbarer Bericht. Bei der Vorstellung im Meeting konnten wir den Projektstatus dann fundiert erklären, Entscheidungen über das weitere Vorgehen (in unserem Sinne) herbeiführen. Erstelle Deine Berichte nicht auf den letzten Drücker. - Aktiv Erwartungen managen
Gerade bei einem durchwachsenen bzw. gar kritischen Projektgesamtstatus sollte vor der Vorstellung mit einflussreichen Akteuren Kontakt aufgenommen werden. Diplomatisch sollten diese Personen auf die mittelmäßige Situation des Projektes hingewiesen werden. Schließlich ist vieles eines Frage des Erwartungsmanagements. Stellt sich dann bei der Präsentation heraus, dass die Situation weniger gravierend, die Konsequenzen milder als erwartet sind, kann konstruktiv an Verbesserungen gearbeitet werden.
Fazit
Ehrlichkeit währt am längsten. Das gilt auch für ein einmaliges Vorhaben wie das Projekt. Da Projekte meist keine Eintagsfliegen sind, sondern über Monate und Jahre hinweg durchgeführte Initiativen werden, sollte Dein Projektbericht ehrlich und sachlich ausfallen. Also kein „Melonenreport“. Kurzfristig ist das vielleicht unangenehm, langfristig aber ein Garant für eine gesunde Beziehung zwischen Dir und Deinem Kunde .
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