Wien (Culinarius) Unter Kalkulation versteht man eine Vorausberechnung zur Ermittlung der Kosten einer Ware oder Dienstleistung und zur Festsetzung des Verkaufspreises. Es ist also in der Gastronomie die Berechnung jenes Wertes, der dann auch tatsächlich an die Gäste weitergegeben wird. Die Kalkulation des richtigen Preises für Speisen und Getränke ist ein Muss-Kriterium für das Bestehen eines Gastronomieunternehmens. Der wirtschaftliche Erfolg eines Betriebes ist nur dann sichergestellt, wenn die Einnahmen dauerhaft und langfristig die Ausgaben decken.
Die Realität zeigt aber leider, dass nur sehr wenige Gastronomen die Speisekarte auch wirklich solide kalkulieren. Dabei erscheint es nur logisch, dass es schwerwiegende Konsequenzen für den Gastronomiebetrieb hat, wenn die Entscheidungsträger ihre Zahlen nicht im Griff haben. Früher oder später ist ein Scheitern so vorprogrammiert. In der Gastronomie, die durch starke Konkurrenz und Leistungsdruck gekennzeichnet ist, ist es besonders schwierig, langfristig zu bestehen. Umso schwieriger wird das, wenn man nicht einmal genau weiß, wie viel man eigentlich ausgibt und einnimmt.
Das „Problem“ und gleichzeitig das Erfolgskonzept der Gastronomie ist häufig folgendes: Gastronom ist man aus Leidenschaft, weil man gerne mit Menschen arbeitet, weil man seine Kreativität ausleben will. Wer gerne mit Zahlen jongliert, wird eher selten ein Lokal eröffnen. Nichtsdestotrotz führt an der Speisenkalkulation leider kein Weg vorbei. Bietet man ständig zum falschen Preis an, nutzt alles Herzblut nichts, der Betrieb wird früher oder später vor der Insolvenz stehen.
Natürlich ist die Kalkulation der Preise in der Gastronomie schwierig. Die Einkaufspreise sind ständigen Schwankungen unterlegen, es werden saisonale Gerichte angeboten, der tatsächliche Verbrauch einer Zutat lässt sich schwer vorhersagen. Trotzdem – oder gerade deshalb – ist es aber umso wichtiger, genau zu kalkulieren und für alle Umstände gefeit zu sein.
Der Preis eines Gerichtes bzw. eines Getränks in der Speisekarte setzt sich aus mehreren Komponenten, nämlich Wareneinsatz, Gemeinkosten (wie etwa Strom und Gas, Pacht oder Leasing), Personalkosten, Umsatzsteuer und natürlich auch dem geplanten Gewinn zusammen. Vergessen Sie nicht, einen gewissen Gewinnaufschlag in Ihre Kalkulation mitaufzunehmen. Dieser dient nämlich nicht nur als „Belohnung“ und finanzieller Polster, sondern auch für weitere Investitionen. Neben den Personalkosten ist der Wareneinsatz der größte Kostenfaktor in der Gastronomie. Er gibt an, welche Menge an Gütern innerhalb eines gewissen Zeitraums eingesetzt werden muss, um ein Produkt zu erzeugen, bewertet zu Einkaufspreisen. Aufgrund der enormen Bedeutung dieses Kostenfaktors in der Gastronomie sollte besonderer Fokus auf die Berechnung des Wareneinsatzes gelegt werden. Fehlentscheidungen können verheerende Folgen haben. Kleinste Verbesserungen wirken sich dagegen sehr stark auf den Erfolg aus.
In der Gastronomie ist die Aufschlagskalkulation weit verbreitet, um die Preise zu kalkulieren. Hierbei werden die Kosten für die verwendeten Waren, also der Wareneinsatz, mal einem gewissen Wert genommen (häufig mal 4). Dieser Aufschlag soll dann auch gleich alle weiteren Kosten wie Personal oder Pacht, abdecken. Das ist eine verlockende, da sehr einfache, Herangehensweise.
Es können aber einige Probleme auftreten, bedient man sich der Aufschlagskalkulation. Denn der Wareneinsatz „auf dem Papier“ ist nicht gleich dem, was dann tatsächlich auf dem Teller landet. Bei Gemüse beispielsweise geht ein wesentlicher Prozentsatz durch Putzen verloren. Fleisch wiegt nach dem Braten weniger als davor. Es ist also unmöglich, 1:1 jeden Betrag zu verwenden, der beim Einkauf gezahlt wurde. Die Zubereitungsverluste müssen unbedingt in die Rechnung mitaufgenommen werden. Zusätzlich verdirbt in der Gastronomie leider auch ein gewisser Prozentsatz der eingekauften Waren. Salat ist etwa nur relativ kurz haltbar, bevor er welk wird und nicht mehr verwendet werden kann. Zusätzlich ist der Zubereitungsaufwand zu berücksichtigen. Fertigprodukte und Frischware werden in der Küche häufig gemischt verwendet und führen zu unterschiedlichem Arbeitsaufwand. Dies sollte in der Kalkulation unbedingt Berücksichtigung finden.
Die Aufschlagskalkulation ist also sicher nicht immer die beste, auf jeden Fall aber ist sie „besser als nichts“. Bevor gar keine Berechnung der Preise stattfindet, weil der Aufwand als zu groß angesehen wird, sollte also zumindest auf diese Art der Kalkulation zurückgegriffen werden. Oft erweisen sich aber umfassendere Berechnungsmodelle, wie etwa die Deckungsbeitragsrechnung, als sinnvoller. Diese kann schon mittels eines einfachen Excel-Sheets durchgeführt werden. Immer mehr setzen sich auch umfassende Computerprogramme und Online-Tools durch, die bei der Speisenkalkulation behilflich sind. Diese erhöhen die Kostentransparenz und vereinfachen die Definition der Preise. Solche Programme können – richtig eingesetzt – eine große Aussagekraft erzielen und maßgeblich zum Erfolg des Unternehmens beitragen. Den gesunden Menschenverstand können allerdings auch diese nicht ersetzen. Ohne die richtige Bedienung hilft das beste Programm nichts. Daher empfiehlt es sich, sofern man mit der Speisenkalkulation noch nicht vertraut ist, einen erfahrenden Berater zu Rate zu ziehen. Dieser kann einem die wesentlichen Punkte schnell vermitteln und so für eine erfolgreiche Preisgestaltung garantieren.
Zusammenfassend ist die richtige Kalkulation der Preise für Speisen und Getränke also dringend notwendig für die Sicherung des Fortbestehens des Betriebes. Kleine Fehler in der Definition der Preise können sich längerfristig als äußerst schwerwiegend erweisen. Nur wer die Kosten kennt und entsprechend zu kalkulieren weiß, wird dauerhaft am Markt bestehen und erfolgreich seine Geschäfte führen können.
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