Hast du manchmal Probleme, deine Arbeiten bis zu einem bestimmten Zeitpunkt zu erledigen? Fällt es dir manchmal schwer, dich auf das Wesentliche zu konzentrieren, weil du ständig abgelenkt wirst? Dann könnte das Pareto-Prinzip, ein Ansatz aus dem Zeitmanagement, eine Lösung für dich sein, um dich zukünftig besser zu organisieren. Dabei musst du dich davon verabschieden, dass stets 100 Prozent Einsatz notwendig ist, um erfolgreich zu sein. Denn nicht der Einsatz, sondern das Ergebnis zählt!
Mit der 80 / 20 Regel zum Erfolg
Das Pareto-Prinzip beruht auf eine 80 : 20 Regel, die in vielen Bereichen der Wirtschaft zutrifft. Es gibt Unternehmen bei denen 80 Prozent des Umsatzes von nur 20 Prozent der Kunden erreicht wird. Es gibt Unternehmen bei denen 80 Prozent der Lagerfläche von nur 20 Prozent der Produkte in Anspruch genommen werden. Im Bereich des Zeitmanagements ist es das Ziel, durch effizientes Arbeiten in nur 20 Prozent Arbeitszeit, 80 Prozent der Arbeiten zu erledigen. Dabei ist Planung die halbe Miete! Beim Arbeiten nach dem Pareto-Prinzip lässt man nicht die Arbeitsagenden vom Arbeitsalltag bestimmen, sondern im Gegenteil, der Arbeitsalltag wird von den Agenden bestimmt. Das heißt, dir muss es gelingen deinen klassischen Arbeitsalltag gut durchzuplanen und du musst in der Lage dazu sein, dich von deiner Umwelt nicht ablenken zu lassen.
Versuch herauszufinden, für welche Arbeiten du wieviel Zeit deines Arbeitstages in Anspruch nimmst. Das kannst du natürlich selbst, durch dokumentieren deiner Tätigkeiten herausfinden, oder mit Unterstützung von Computerprogrammen wie zum Beispiel Rescue Time. Dadurch findest du heraus, bei welchen Arbeiten du die meiste Zeit liegen lässt und welche Arbeiten, dir den meisten Mehrwert bringen. Verschwendest du deine Zeit an die falschen Aktivitäten, selbst wenn sie gut geplant sind, wirst du nicht die Produktivität erreichen können, die du anstrebst.
Um ein produktives Arbeiten zu erreichen, ist es notwendig, Veränderungen in deinem Arbeitsverhalten einzuführen. Du musst dir tiefe Gedanken über deine Aufgaben und dem Verhältnis zur dafür notwendigen Zeit machen.
- Welche Aufgaben sind wichtig und bringen dir den meisten Mehrwert?
- Für welche Aufgaben solltest du mehr Zeit investieren?
- Verschwendest du Zeit an Aufgaben, die deinen Zielen widersprechen?
- Welche Aufgaben sind nicht wichtig und können von der To-Do-Liste genommen werden?
- Welche Aufgaben lassen sich automatisieren?
- Welche Aufgaben lassen sich delegieren?
Fang damit an einen Arbeitsplan zu erstellen und Reihe deine Aufgaben nach Prioritäten. Mache dir Gedanken darüber, welche Aufgaben du an welchen Tagen abschließen möchtest und halte dich penible an ihn.
Hereinkommende E-Mails sind der Störfaktor Nummer Eins. Führ daher eine bestimmte Tageszeit ein, die du für das Lesen deiner E-Mails reservierst. Starte mit dem Lesen deiner E-Mails erst nach dem du die dir gesetzten Tagesaufgaben erfolgreich erledigt hast.
Ist es üblich, dass Kollegen bei dir vorbeikommen, um dir ihr Herz auszuschütten? Oder, gehört der Kaffeeklatsch in deinem Unternehmen dazu? Dann ist es notwendig, auch hier eine Routine einzuführen. Sag deinen Kollegen höflich, dass du im Moment keine Zeit hast, aber sie können gerne später, zu einer bestimmten Zeit, vorbeischauen.
Eine 100 prozentige Perfektion hat im Parteo-Prinzip nichts verloren. Wenn du versuchst, stets 100 Prozent zu erfüllen, dann schadest du dir meist selbst. Du verbrauchst aufgrund deines von dir selbst gesetzten Drucks mehr Zeit und Energie, als nötig. Erfüllst du deine Arbeit mit einer 80ig prozentigen Perfektion, kannst du die letzten 20 Prozent durch eine schnellere Arbeitsleistung wieder gut machen.
Die Kehrseite des Pareto-Prinzips
Gerade am Beginn ist es nicht immer leicht, den Ansatz und die Anwendung des Pareto-Prinzips richtig zu interpretieren. Es muss klar sein, dass sich hinter den Zahlen 80 und 20 nicht derselbe Ursprung befindet. Die 20 Prozent haben stets einen Bezug auf den Einsatz und die 80 Prozent auf den Ertrag. Die zahlen können daher nicht willkürlich zu einer Gesamtarbeitsleistung von 100 Prozent addiert werden. Das würde die Situation verfälschen. Das Arbeiten mit dem Pareto-Prinzip beruht auf eine mathematische Rechnung und geht davon aus, dass du jeden Tag die gleiche Arbeitsleistung bringen kannst. Natürlich ist dies nicht möglich, denn es gibt Tage, an denen du dich Unwohl fühlst, es gibt Tage an denen dir nicht deine übliche Arbeitszeit zur Verfügung steht und es gibt Situationen und Tage die sich auch nicht planen lassen. Es ist daher wichtig, auch auf dich selbst zu hören und sich nicht nur auf die Grundlagen des Prinzips zu verlassen.
Fazit
Das Pareto-Prinzip ist eine gute Möglichkeit, um Struktur in deinen Arbeitsalltag zu bringen und dir zu zeigen, wie du deine Zeit am effektivsten nutzen kannst. Es hilft dir dabei, einen Überblick über deine Aufgaben zu bekommen und mit Prioritäten zu arbeiten. Es unterstützt dich dabei, die Wichtigkeit und Wertigkeit der einzelnen Aufgaben zu erkennen und lehrt dir dadurch, bestimmte Aufgaben delegieren zu lernen. Mit der Hilfe des Pareto-Prinzips kannst du es schaffen, den eigentlichen Fokus in deiner Arbeit zu erkennen und dich auf das Wesentliche zu konzentrieren Dadurch kann es dir gelingen, deinen Arbeitsalltag mit weniger Stress zu bewältigen und eine ausgeglichene Work-Life-Balance zu erreichen. Wenn du genauer darüber nachdenkst, wirst du sehen, dass die 80 : 20 Regel nicht nur in der Arbeitswelt, sondern auch in vielen anderen Bereichen des Lebens helfen kann, sich besser zu organisieren und nicht von der Masse mitreißen zu lassen. Welche Auswirkungen würde diese Regel auf dein privates Leben haben? Vielleicht könntest du mit ihr einen Schritt zu einem Leben nach deinem eigenen Standard ein Stück näher kommen. Einen Versuch ist es allemal wert.