Das Notizbuch – Die Task-Liste
Im Artikel über den Aufbau meines Notizbuches habe ich schon einen kurzen Blick auf meine To-Do Liste gegeben. Jetzt möchte ich mich mit dieser Taskliste eine wenig intensiver befassen, ist sie doch ein gutes und effizientes Tool für meine Arbeitsorganisation geworden.
Einer der wichtigsten Punkte ist der, dass ich mit ihrer Hilfe meine Dinge geregelt bekomme. Durch das Aufschreiben der Aufgabe wird sie wichtig. Wenn ich im Geiste zu mir sage, dass ich dieses oder jenes noch zu erledigen habe, fehlt für mich die Dringlichkeit, dieses auch zu erledigen.
Erst durch das Aufschreiben in der Liste wird die Aufgabe konkret, verbindlich und für den Tag terminiert. Nur so kann ich mir sicher sein, dass ich sie nicht vergesse oder verdränge.
Sollte ich eine Aufgabe tatsächlich nicht am festgelegten Tag erledigt bekommen, wird sie auf den nächsten verschoben. Das sollte aber absolut die Ausnahme bleiben. Auch das unendliche verlängern der Liste um neue Tasks, sollte man vermeiden. So bekommt man die Liste ja nicht leer und hat dementsprechend kein Erfolgserlebnis, sein Tagwerk geschafft zu haben.
Wichtig ist hier das tägliche Review. Zum Ende des Arbeitstages nehme ich mir etwa zehn bis fünfzehn Minuten Zeit und plane die To-Do-Liste des nächsten Tages. Aufgaben, die heute nicht fertig geworden sind, kommen dort rein. Auch Termine für den Tag werden kurz notiert und dann mache ich mir Gedanken, was ich halt noch in den nächsten Tag reinpacken kann.
Das sollten aber nicht zu viele Aufgaben sein. Gerade am Anfang der Nutzung der Task-Liste packt man automatisch zu viel in den Tag. Nach ein paar Tagen merkt man schnell, was zuviel ist und passt die täglichen Aufgaben an. Denn dauerhaft nicht erledigte Aufgaben und Listen frusten nur und ziehen einen herunter.
Genau aus diesem Grund habe ich mich entschlossen meine To-Do-Listen nicht digital mit einer Anwendung oder App zu verwalten, sondern nur mein Notizbuch nutzen. Gerade das Format DIN A6 hat ein Seitenformat das genau richtig für mich ist.
Einerseits ist der Platz für Aufgaben sehr knapp bemessen. Vor allem, wenn man zur besseren Übersicht, zwischen den Aufgaben eine Zeile frei lässt. Und zum anderen kann man mit einem Blick die komplette Seite erfassen und sieht sofort, welche Aufgaben noch nicht erledigt wurden.
Ein schöner Nebeneffekt ist es natürlich, erledigte Aufgaben richtig zu streichen oder abzuhaken. Das haptische Feedback kann man richtig zelebrieren und dann ist die Aufgabe auch erledigt.
Zudem gibt die tägliche To-Do-Liste meinen Notizbüchern eine zeitliche Struktur. So hat das Notizbuch einen Tagebuch-Charakter und ich erkenne immer, was ich an welchem Tag gemacht habe und worum meine Gedanken so kreisten.
Somit ist die Task-Liste ein recht einfaches Werkzeug, das mit wenig Aufwand meine Effizienz erheblich steigert und meiner Arbeit mehr Struktur gibt.
Wie regelst Du Deine Aufgaben über den Tag? Was läuft da gut und was nicht?
