So erledigst du ganz bestimmt alle deine wichtigen Aufgaben!
Wer kennt das nicht, es ist Freitagmittag und auf der To-do-Liste stehen immer noch Aufgaben die eigentlich in dieser Woche erledigt werden sollten? Ein Szenario welches jedem von uns bekannt vorkommt. Kurz vor Feierabend werden dann die noch zu erledigenden Punkte auf die To-do-Liste für die kommende Woche verschoben oder das Datum schnell angepasst und ab geht es ins Wochenende.
Grundsätzlich ist nichts gegen diese Vorgehensweise einzuwenden, blöd nur wenn ausgerechnet die wichtigsten Punkte – siehe auch: Wichtig oder dringend – was ist eigentlich der Unterschied? – auf deiner Liste auf der Strecke bleiben. Um dem entgegenzuwirken empfehle ich dir, das Big Rock Prinzip auszuprobieren.
Die Idee dahinter ist folgende:
Stelle dir zunächst einmal die dir zur Verfügung stehende Zeit als ein leeres – lediglich mit Luft gefülltes – Glas vor. Deine anstehenden Aufgaben wiederum, stelle dir nun bitte als Steine verschiedener Größe vor. Die großen, aufwendigen Aufgaben, die viel deiner Zeit in Anspruch nehmen, als große Steine von denen nur ein bis zwei Stück ins Glas passen. Sie stehen stellvertretend für die großen, wichtigen Tätigkeiten, die dich wirklich weiterbringen. Die Aufgaben mit einem mittleren Zeitaufwand, stelle dir bitte als mittelgroße Steine vor. Schnell zu erledigende Tasks als Kieselsteine. Und die vielen kleinen Arbeiten die es überhaupt nicht wert sind auf einer To-do-Liste eingetragen zu werden, aber dennoch von dir selbst erledigt werden, stelle dir bitte als Sand vor.
Kommen wir nun zur Erledigung unserer Aufgaben beziehungsweise zum Befüllen unseres Glases. Angenommen wir haben keine Lust die großen aufwendigen Aufgaben anzugehen und beginnen zunächst einmal damit, die kurzen knackigen Tasks abzuarbeiten, werden wir in kurzer Zeit zwar viel erledigt bekommen – was mit Sicherheit ein Erfolgserlebnis ist – jedoch füllt sich unser Glas auch entsprechend mit Sand und Kieselsteinen. Kaffee holen und die Kollegin fragen was am Wochenende geht, zählen nicht als zu erledigende Aufgabe. Aber auch ständiges Mails und Textnachrichten checken, oder der Gang zum Büromaterialschrank um Druckerpapier und Heftklammern zu holen, ist zwar notwendig, wird aber nur geringfügig zur Erledigung deiner wichtigsten anstehenden Aufgaben beitragen.
Gehen wir als nächstes die etwas zeitaufwendigeren Arbeiten, wie Mails beantworten, Telefonate führen oder ähnliches an und legen immer wenn wir eine davon erledigt haben, einen mittelgroßen Stein in unser Glas. Recht bald ist dieses gefüllt, sodass kein Platz mehr für die großen Steine – welche die wichtigen Aufgaben symbolisieren – bleibt. Der Tag ist rum, bzw. dein Glas ist voll!
Beim Big Rock Prinzip, gehst du zunächst deine wichtigsten Aufgaben an und legst deine Priorität auf die Arbeiten, die dich deinen Zielen beziehungsweise denen deiner Firma am meisten näher bringen. Erst wenn diese – oder zumindest die wichtigsten davon – erledigt sind, kümmerst du dich um deine weniger wichtigen Tätigkeiten, bis hin zu den kleinen fast belanglosen Tasks wie Ordner ins Archiv bringen oder Akten vernichten. Falls möglich, sollte man solche Arbeiten natürlich immer delegieren.
Um das Big Rock Prinzip besser zu veranschaulichen, hier ein Video: Das Big Rock Prinzip
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Siehe auch: Eat the frog first! und Auf die Reihenfolge kommt es an