Beim Auf- und Ausbau eines Compliance Managements stehen Unternehmen vor der Herausforderung neben Strukturen und Prozessen auch ein Compliance Bewusstsein zu etablieren. Wie kann es gelingen, die Mitarbeiter von der Sinnhaftigkeit eines Compliance Managements zu überzeugen? Welche Maßnahmen eignen sich, damit die Mitarbeiter das gewünschte Verhalten nachhaltig zeigen? In diesem Beitrag sollen hierfür die Bedeutung des Commitments der Unternehmensführung aufgezeigt werden und dargestellt werden, wie Anreizsysteme und Kommunikationsmaßnahmen ausgestaltet und integriert werden sollten.
Vorbild sein und geeignete Anreizsysteme schaffen
Von hoher Bedeutung ist das aktive Vorleben von Compliance. Das Management muss explizit verdeutlichen, dass es geschlossen und mit aller Macht die Einhaltung der Regularien erwartet und diese aktiv einfordern. Dies gilt insbesondere auch für die Sanktionierung von Compliance Verstößen. Ein Compliance Management wird nur dann wirksam sein können, wenn sich das Topmanagement, aber auch alle anderen Vorgesetzen an die verpflichtenden wie auch selbst auferlegten Regularien halten.
Individuelle Anreizsysteme für die Angestellten, die auch auf Compliance Elemente abzielen, können den Aufbau und die Verankerung eines Compliance Managements ebenfalls wesentlich unterstützen und besitzen somit eine große Bedeutung. Unsere kürzlich veröffentlichte Studie „Compliance Management auf dem Prüfstand – Pflichtübung oder Instrument zur Unternehmenssteuerung?“ zeigt hierzu Nachholbedarf. Insgesamt werden nur bei 13% der befragten Unternehmen monetäre oder nicht-monetäre Anreize verwendet.
Art der Kommunikation
Für die Compliance Kommunikation im Gesamtunternehmen sind insbesondere zwei Aspekte wichtig:
- Stellen Sie sicher, dass die Kommunikation offen, klar und verständlich ist. Das heißt, nennen Sie konkrete positive Beispiele, in denen ein Mitarbeiter in einer schwierigen Situation gut reagiert hat. Beispielsweise könnten Sie bei einer Betriebsversammlung erläutern, wie ein Mitarbeiter des Einkaufs von einem Lieferanten ein Geschenk angeboten wurde. Erklären Sie, warum dies problematisch ist, was die Folgen sein könnten und wie der Mitarbeiter richtig reagiert. Machen Sie den Mitarbeitern klar, dass es in solchen Fällen niemals schadet, Fragen zu stellen. Im Sinne von Klarheit und Verständlichkeit verzichten Sie auf formaljuristische Sprachkonstrukte und komplizierte Beschreibungen.
- Neben der Nennung von positiven Beispielen ist es genauso wichtig zu erläutern, wie Sanktionen bei Compliance Verstößen aussehen werden. Machen Sie hier unmissverständlich klar, dass es keine Ausnahmen gibt, auch für das Top Management.
Compliance Kommunikation
Die Ausgestaltung der Kommunikation bietet viele Möglichkeiten. Neben Präsenzveranstaltungen können hierfür Rundschreiben, Aushänge, Videos, Seminare, Online-Schulungen und Veröffentlichungen im Intranet verwendet werden.
Bei allen diesen Kommunikationsmitteln gilt auch hier die Devise von Klarheit und Verständlichkeit. Des Weiteren ist Kontinuität wichtig, um eine permanente Sensibilisierung für das Thema aufrecht zu erhalten. Wichtig ist aber auch, die Belegschaft nicht mit Informationen zu bombardieren; wöchentliche E-Mails sind wenig zielführend.
Compliance Trainings
Schulungen und Seminare nehmen einen besonderen Stellenwert ein, können doch in diesen größere und komplexe Inhalte adressiert sowie interaktiv kommuniziert werden. Bei der didaktischen Gestaltung ist es von großer Bedeutung, die Teilnehmer interaktiv einzubeziehen, sich auf Augenhöhe zu bewegen und auf die Umweltsituation der Personen einzugehen. Ebenfalls ist es unerlässlich, professionsorientierte Trainings anzubieten. Mitarbeiter aus dem Einkauf haben andere Compliance Schwerpunkte als Mitarbeiter aus dem Accounting.
Die bereits erwähnte NTT DATA Studie zeigt hierbei, dass lediglich 23% aller Mitarbeiter Compliance Präsenzschulungen erhalten, hingegen werden Angestellte risikobehafteter Bereiche in 81% der Fälle in Präsenzveranstaltungen geschult.
