Wenn Sie in einem Bürojob arbeiten, kennen Sie das sicherlich – täglich trifft eine nicht abreissende Flut von Emails in Ihrem Postfach ein, die mehr oder weniger dringend darauf wartet, von Ihnen beantwortet zu werden. Dabei nicht den Überblick zu verlieren, ist oftmals gar nicht so einfach, gerade wenn nebst den wichtigen geschäftlichen Mails auch noch Unmengen von Mitteilungen hereinschwirren, die der internen Bürokommunikation dienen.
Um zu verhindern, dass wichtige Geschäftsmails unnötig lange auf Ihre Bearbeitung warten müssen, oder dass eine eigentlich banale aber dringende Frage Ihrer Kollegin nebst den ganzen anderen Emails einfach untergeht, und erst Stunden später Ihre Aufmerksamkeit erhält, empfiehlt es sich deshalb, die interne Bürokommunikation auf ein anderes Medium umzulagern. Die besten Ideen für neue Kommunikationsmöglichkeiten im Büro finden Sie hier:
Skype
Obwohl Skype vor allem für seine Videochatfunktion bekannt ist, eignet es sich auch hervorragend, um schnell und einfach Kurznachrichten zu versenden. Auch Dokumente und Dateien lassen sich einfach via Skype hin und her schicken, und das Einrichten von Gruppen mit spezifizierten Nutzern ist ebenfalls gut durchführbar. Wenn Skype ein fester Bestandteil der internen Bürokommunikation ist, hat das ausserdem den Vorteil, dass bei Bedarf auch schnell und einfach Videokonferenzen abgehalten werden können. Als Mitarbeiter sollte man allerdings darauf achten, sich durch Skype nicht zum endlosen Austausch über Belanglosigkeiten hinreissen zu lassen, anstatt die eigentlich anstehende Arbeit zu verrichten.
Was Skype für den Computer ist, ist WhatsApp fürs Mobiltelefon. Auch hier haben Sie die Möglichkeit, schnell und einfach Einzel-und Gruppenchats zu erstellen, über die Sie Ihren Kollegen Nachrichten zukommen lassen können. Der Vorteil hierbei ist, dass die Kommunikation via WhatAapp auch mit den Mitarbeitern möglich ist, die sich zur Zeit gerade ausserhalb des Büros aufhalten, und daher keine Möglichkeit haben, an einem Computer zu sitzen. Wenn dies allerdings nicht nötig ist, ist Skype als Kommunikationsmittel generell zu bevorzugen. Zum einen kann man via Skype besser und einfacher Dokumente versenden, und zum anderen ist das Mobiltelefon, hat man es erst mal in der Hand, eine nicht zu unterschätzende Ablenkungsquelle. Da bei WhatsApp nämlich jeder, also auch Ihre beste Freundin, die Ihnen vor 2 Stunden eine für sie sehr wichtige Nachricht über ihren neuen Lover geschrieben hat, sehen kann, wann Sie zuletzt online waren, werden Sie wohl kaum nur auf die Nachrichten Ihrer Arbeitskollegen antworten – oder was meinen Sie?
Bislang war Facebook nicht das erste Mittel der Wahl, wenn es um die interne Kommunikation im Büro ging. Das merkten auch die Entwickler – und machten sich daran, dies ändern zu wollen. „Facebook at Work“ heisst die neue Funktion, die es ihren Nutzern erlauben soll, Facebook künftig auch an der Arbeit optimal nutzen zu können. „Facebook at Work“ soll sich vom Aussehen her nicht von der normalen Version unterscheiden, ermöglicht es den Arbeitnehmern aber, nebst ihrem privaten auch noch ein berufsbezogenes Profil anzulegen, über das sie sich mit ihren Mitarbeitern austauschen können. Über dieses soll es ihnen dann auch möglich sein, gemeinsam und zeitgleich mit ihren Mitarbeitern an Dokumenten zu arbeiten, wie es zum Beispiel bereits mit Google Drive möglich ist. Ausserdem soll die Funktion der beruflichen Vernetzung dienen, und will Facebook damit auf eine Stufe mit Portalen wie LinkedIn oder Xing stellen. Aktuell befindet sich das Ganze noch in der Testphase, und gerade vor dem Hintergrund des Misstrauens, das Facebook immer dann entgegengebracht wird, wenn es um Datensicherheit geht, ist es unwahrscheinlich, dass der Social Media Gigant mit „Facebook at Work“ die alleinige Vorherrschaft im Bereich der internen Arbeitskommunikation wird übernehmen können. Dennoch wird Facebook hier in Zukunft sicherlich noch an Bedeutung gewinnen.
Telefon
Klingt nach Old School, bewährt sich aber immer noch – das Telefon ist nach wie vor ein wichtiges Kommunikationsmittel im Büro. Der Vorteil ist, dass Sie die Antworten auf Ihre Fragen direkt erhalten, und nicht womöglich erst noch eine halbe Ewigkeit darauf warten müssen. Muss es also wirklich schnell gehen, ist das Telefon sämtlichen Messenger-Anwendungen vorzuziehen. Ausserdem passieren bei Gesprächen am Telefon viel seltener Missverständnisse, als dies bei Geschriebenem der Fall ist, weshalb es sich auch für potenziell missverständliche Themen empfiehlt, zum Hörer zu greifen. Der Nachteil: Alle können mithören, und der Lärmpegel im Büro steigt natürlich massiv, wenn jeder mit jedem an der Strippe hängt. Setzen Sie dieses Kommunikationsmittel also, trotz seiner unbestrittenen Vorteile, nur dosiert ein.
Post-It
Noch altmodischer als das Telefon, und dennoch immer wieder hilfreich, ist die Kommunikation via kleiner Post-It Zettelchen, die Sie Ihren Mitarbeitern beispielsweise an den Computer kleben können. Der Vorteil? Die Nachricht ist so für den Adressaten permanent präsent, und läuft damit viel weniger Gefahr, vergessen zu werden, als wenn man sie mittels eines digitalen Mediums übermittelt. Der Nachteil? Diese Form der Kommunikation eignet sich wirklich nur für sehr kurze Mitteilungen, die man in Schlagworten niederschreiben kann, und die auf Grund ihrer ständigen Sichtbarkeit auch keinen hohen Vertraulichkeitsgrad aufweisen dürfen. Mitteilungen, die für die Übermittlung via Post-It geeignet sind, sind also etwa Erinnerungen wie „Email an Frau Müller nicht vergessen!“ oder „Neuen Kaffee bestellen“. Aber auch ein einfaches „Danke!“ wirkt handgeschrieben auf einem Zettel viel herzlicher und persönlicher, als wenn man das Gleiche in einer Email oder via Skype kommuniziert.
Sie sehen also – die Kommunikationsmöglichkeiten, die Ihnen für die interne Kommunikation im Büro nebst dem Schreiben von Emails zur Verfügung stehen, sind breit gefächert, und zudem häufig auch funktionaler, als selbige. Wenn Sie also in einem Unternehmen arbeiten, in dem das Schreiben von Emails für jede noch so kleine Belanglosigkeit noch Usus ist, dann schlagen Sie in der nächsten Teamsitzung ruhig einmal vor, dieses System zu überdenken. Genug Inputs für Änderungsvorschläge haben Sie nun ja bekommen.
Autorin: Lisa Weber
Quellen: KarriereBibel, Handelsblatt