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Alte Rechenmaschine
Als Kleinunternehmerin habe ich nicht nur mit dem Papierkram in meiner berüchtigten Ablage, sondern auch immer wieder mit meiner Buchhaltung zu kämpfen. Größere Betriebe haben meist einen Experten oder gar eine ganze Abteilung dafür. Ich muss alle unterschiedlichen Aufgaben selbst meistern. Wie rechnet man beispielsweise Reisekosten ab? (Ich hasse es!) Was bedeutet einfache, was doppelte Buchführung? Und wenn ich glaube, dass ich mich endlich mit allen Eventualitäten auskenne, ändert sich wieder irgendwo ein Freibetrag, eine Frist oder Klausel. Aber natürlich hat die Buchhaltung auch ihren Sinn und Zweck. Ich kann mich damit ja nicht nur vor dem Finanzamt rechtfertigen, sondern behalte auch meine Zahlen besser im Blick und kann gegebenenfalls meine Strategie ändern, bevor alles aus dem Ruder läuft.
Ich habe euch mal das Wichtigste zu 3 Punkten zusammengetragen, die mich immer wieder beschäftigen.
Reisekosten abrechnen
Seit 2014 gibt es zum Beispiel neue Regelungen für die Abrechnung von Reisekosten. Diese können leider nicht mehr komplett als Betriebsausgaben von der Steuer abgezogen werden. Es geht dabei natürlich um berufliche Reisekosten, wenn man sich also für die Arbeit außerhalb der eigenen Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte – bei vielen Kleinunternehmen ebenfalls zuhause – bewegt.
Zu den anfallenden Kosten für eine Reise zählt das Finanzamt solche für:
- Verpflegung: Bei Abwesenheit von 8 bis 24 Stunden am Tag sind 12 € pauschal anzugeben, bei 24 Stunden 24 €. Belege für tatsächliche Ausgaben interessieren das Finanzamt nicht. Bei einer mehrtägigen Reise mit Übernachtung können An- und Abreise unabhängig von der abwesenden Zeit mit 12 € vermerkt werden.
- Übernachtung: Hier zählen die tatsächlich entstandenen Unkosten, die jedoch zu belegen sind. Es gilt der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 % und man kann die Vorsteuer daraus geltend machen. Getrennt davon kann man auch eine Service-Pauschale zum Beispiel für das Frühstück im Hotel angeben. Dafür liegt die Besteuerung aber bei 19 %. Warum das so ist, weiß nur die FDP alleine, die diese Regelung eingeführt hatte, als sie noch Mitglied in der Regierungskoalition gewesen ist.
- Parkgebühren
- Gepäcktransport
- Reinigung von Kleidung
Am einfachsten ist es, wenn der Kunde zum Beispiel die Kosten für die Anreise übernimmt. Originalbelege muss man diesem aber auch auf Wunsch nicht aushändigen, stattdessen reichen Kopien. In der Rechnung kann man den Nettobetrag der Auslagen nennen und darauf Umsatzsteuer berechnen.
Einfache statt doppelter Buchführung
Unternehmen, die im Jahr einen Umsatz von 600.000 € oder einen Gewinn von 60.000 € überschreiten, sind zur doppelten Buchführung verpflichtet. Der Jahresabschluss wird bei Kleinunternehmen, die unterhalb dieser Grenze liegen, statt mit einem Betriebsvermögensvergleich aufgrund der Bilanz durch die Einnahmen-Überschuss-Rechnung gemacht. Dazu übermittelt man dem Finanzamt die ausgefüllte Anlage EÜR.
Ich arbeite dabei immer mit der Buchhaltungssoftware der Marke Lexware.
Das funktioniert recht gut, aber dennoch kann ich auf eine doppelte Buchführung gut verzichten.
Die Lohnabrechnung für eine Aushilfe
Als drittes will ich noch kurz erläutern, wie man das Gehalt einer Aushilfe abrechnet. Meist handelt es sich dabei um Minijobs mit nicht mehr als 450 € Lohn im Monat. Als Arbeitgeber rechnet man hier mit Pauschalen für Lohnsteuer und Sozialabgaben. Zunächst errechnet man 2 % vom Arbeitsentgelt. Darin enthalten sind Abgaben für:
- Lohnsteuer
- Kirchensteuer
- Solidaritätszuschlag
Ist die Aushilfe gesetzlich versichert, fallen für mich weitere 13 % vom Arbeitsentgelt an und weitere 15 % für eine Pauschale zur Rentenversicherung. Hinzu kommen:
- Umlage 1 für Lohnfortzahlungen bei Krankheit in Höhe von 1 % vom Bruttoentgelt
- Umlage 2 für Lohnfortzahlungen bei Schwangerschaft in Höhe von 0,3 %
- Umlage 3, die Insolvenzgeldumlage, in Höhe von 0,12 %
Das heißt für mich, dass mir bei einer 450 €-Aushilfe neben dem Lohn noch Abgaben von 141,39 € anfallen würden. Es ist dem Arbeitgeber überlassen, ob er diese Pauschalen übernimmt oder mit dem Aushilfslohn verrechnet.
Ich hoffe, dass euch dieser Ausflug in mein Papierkram-Chaos interessiert hat. Wenn ihr noch weitere Tipps für mich habt, dann immer her damit!
Foto: Alte Rechenmaschine in einer Bank ©sabienes.de
Text: Buchführung und die Ordnung im Papierkram-Chaos ©sabienes.de
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