Ausgaben strukturieren & Rücklagen bilden – so planen Freelancer ihre Finanzen

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Viele Selbstständige hangeln sich von Auftrag zu Auftrag und haben kaum einen Überblick bezüglich der eigenen finanziellen Situation. In diesem Artikel geben wir dir Tipps, wie du deine monatlichen Ausgaben strukturieren und Rücklagen für projektlose Phasen bilden kannst.

Die richtige Perspektive bei der Planung

Jeder Freelancer hat vermutlich – gerade im Anfangsstadium seiner Tätigkeit – schonmal von Freunden und Bekannten die Frage „Kannst du denn auch davon leben?“ zu hören bekommen. Ob die Antwort darauf „Ja“ oder „Nein“ lautet, hängt natürlich hauptsächlich von deinem persönlichen Lebensstil ab.

Weißt du eigentlich, was dein Leben kostet und welche festen sowie variablen monatlichen Ausgaben du hast? Falls nicht, wird es schleunigst Zeit, dies zu ändern! Anstatt immer nur auf die Einnahmen zu gucken, solltest du dich lieber fragen, welche Kosten du hast und daraus dein notwendiges Einkommen ableiten.

Tipp: Lege am besten eine Excel-Tabelle an, um deine Kosten zu strukturieren. Handschriftliche Haushaltsbücher sind etwas unpraktisch, wenn es um Summen und andere Formeln geht. Als Starthilfe kannst du auf diese nützliche Vorlage zurückgreifen: Monatliche Ausgaben Tabelle von bankenmaerchen.de

Struktur in deine Ausgaben bringen

Wenn du deine Ausgaben erfasst, solltest du unbedingt folgende Grundsätze beachten:

  1. Alle Ausgaben sind auf eine monatliche Basis herunterzurechnen. Kosten wie Mitgliedsbeiträge, Versicherungsprämien etc., die nur einmal im Jahr anfallen, solltest du zu gleichen Teilen auf die einzelnen Monate aufteilen.
  2. Wohnkosten (z. B. Miete oder Immobilienkredit zzgl. Nebenkosten) und weitere, vertragliche Verpflichtungen (z.B. Handy, Fitness, Netflix etc.) sind zunächst einmal nicht als variabel anzusehen, da du hier oftmals keinen kurzfristigen Gestaltungsspielraum hast. Wenn du deine Ausgaben strukturierst, ist aber der ideale Zeitpunkt gekommen, um deine ganzen Verträge einmal hinsichtlich ihrer Notwendigkeit zu evaluieren. Vielleicht ergibt sich hier mittelfristig ein ordentliches Einsparpotential.
  3. Rücklagen solltest du als feste Ausgaben einplanen, statt immer nur „den Rest“ zur Seite zu legen. So verhinderst du, dass du unnötige Ausgaben tätigst, die dich von deinem Ziel abbringen. Als Faustregel solltest du etwa 1/4 deines monatlichen Einkommens zurücklegen. Dies bewirkt, dass du gewissermaßen nach vier erfolgreichen Monaten einen Monat Pause einlegen könntest.

Bei der ganzen Planung musst du berücksichtigen, dass deine Ausgaben des täglichen Lebens Nettoausgaben sind, die du folgerichtig auch mit deinem Nettoeinkommen abdecken musst. Manche Freelancer machen den Fehler, sich zu reich zu rechnen – gerade dann, wenn die Einnahmen höher als im vorherigen Jahr ausfallen. Spätestens nach Abgabe der Steuererklärung landet man aber schnell wieder auf dem Boden der Tatsachen.

Tipp: Bei jeder Ausgabe solltest du prüfen, ob du diese aus deinem Nettoeinkommen bezahlen musst oder ob sich auch die Möglichkeit bietet, die daraus resultierenden Kosten steuerwirksam abzusetzen. Viele Freelancer verschenken enormes Potential, weil sie Privatgegenstände (z.B. den Computer, das Handy etc.) hauptsächlich für das eigene Business nutzen.

Notwendige Einnahmen auf Basis der Ausgaben kalkulieren

Nehmen wir einfach mal an, dass du – nach dem Ausfüllen der Excel-Tabelle – feste Kosten von 1.600 € pro Monat ermittelt hast. Diesen Betrag benötigst du, um „überleben“ zu können. Neben deinen Wohnkosten, Nebenkosten und vertraglichen Verpflichtungen, zählen auch Nahrungsmittel und Hygieneartikel dazu.

Wenn du nun auch noch 600 € monatlich sparen möchtest, landen wir bei 2.200 €. Wie bereits erwähnt, solltest du dir eine feste Sparsumme unbedingt als Puffer einplanen. Es geht dabei nicht darum, das Geld so vermögenswirksam wie möglich anzulegen – im Gegenteil! Deine monatliche Rücklage sollte dir grundsätzlich stets zur Verfügung stehen, da sie hauptsächlich als Liquiditätspolster gedacht ist, um unerwartete Ausgaben zu stemmen und Auftragsflauten abzufedern.

Die genannten 2.200 € netto musst du in der Arbeitszeit erwirtschaften, die dir zur Verfügung steht. Planst du jeden Tag mit 6 Arbeitsstunden ein, musst du – bei 20 Arbeitstagen im Monat – 110€ netto pro Tag oder 18,33€ netto pro Stunde verdienen, um deinen Lebensstil halten zu können.

Wichtig: Es handelt sich hierbei nicht nur um Netto-Beträge nach Umsatzsteuer, sondern um Netto-Beträge nach Einkommensteuer (und ggf. Gewerbesteuer). Rechne hier mindestens mit Abgaben von 30 %, um deinen tatsächlich notwendigen Stundensatz auszurechnen.

Alle zusätzlichen Einnahmen, die du über die 2.200 € netto hinaus erzielst, kannst du grundsätzlich zum freien Konsum einsetzen. Es spricht aber natürlich auch nichts dagegen, zweckgebundene Rücklagen (z. B. für einen schönen Urlaub) zu bilden. Während deine verpflichtende Rücklage dich vor finanziellen Engpässen schützt und daher nicht angetastet werden soll, kannst du dies mit den weiteren Rücklagen natürlich ganz frei handhaben.

Tipp: Zu diesem Zweck bietet es sich an, verschiedene (Unter-)Konten einzurichten, um einen sauberen Überblick zu haben. Du kannst dies natürlich auch über eine Excel-Tabelle lösen. Allerdings solltest du zumindest ein privates und ein geschäftliches Konto führen – allein schon aufgrund der Aufbewahrungspflichten, die für jeden Selbstständigen gelten.

Fazit zur Finanzplanung für Freelancer

Abschließend lässt sich festhalten, dass Selbstständige unbedingt einen genauen Überblick zu ihren Ausgaben benötigen, um ihre finanzielle Situation richtig einschätzen zu können. Notwendige Ausgaben, zu denen bei Freelancern auch Rücklagen zählen, müssen dabei von variablen Ausgaben getrennt werden. Zudem sollten auch jährlich anfallende Verpflichtungen auf eine monatliche Basis herunter gerechnet werden.

Auf Basis der notwendigen Ausgaben kann eine Kalkulation des Mindesteinkommens vorgenommen werden, das für den individuellen Lebensstil erzielt werden muss. Raum für freien Konsum entsteht erst dann, wenn das Mindesteinkommen überschritten wird. Und auch dann sollte jeder Freelancer sich hinterfragen, ob er den entstandenen Überschuss sofort ausgegeben möchte oder eine weitere, nicht-verpflichtende Rücklage für größere Träume ansparen möchte.

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