Aufbau des eigenen Notizbuches, Symbiose aus analog und digital
In den vorangegangenen Artikeln habe ich Dir neben verschiedenen Notizbüchern gezeigt, wie andere Menschen mit ihren kleinen Helfern ihren Arbeitsalltag durchziehen. Hier stelle ich nun mein System vor.
Es passt für mich und besitzt Ideen, die ich mir von anderen abgeschaut habe oder selbst für mich entdeckt habe. Dabei ist so ein Notizbuch auch immer nur eine Momentaufnahme, da es sich mit dem Nutzer immer weiter entwickelt.
Welches Notizbuch Du für Dein System benutzt, ist grundsätzlich egal. Ich kaufe mir zumeist die Evernote Notizbücher von Moleskine, mit denen ich zusätzlich drei Monate lang die Premium-Version der App nutzen kann.
Direkt am Anfang trage ich meinen Namen und meine Webadresse ein, damit jeder weiss, wem dieses Notizbuch gehört und an wen es, bei Verlust, zurückgeht. Dafür gibt es natürlich eine Belohnung.
Darauf folgt das Kalendarium. Drei bis vier Monate werden hier eingetragen. Dabei ist eine Seite eine Kalenderwoche. Drei Zeilen sind für einen Tag vorgesehen.
Warum aber nun keinen eigenen Kalender kaufen? Im meinem Workflow ist es so, dass mein Alltag schon recht strukturiert ist. Auch ergeben sich mehr Aufgaben und weniger Termine. Und kurzfristige Termine habe ich oft so im Auge.
Einen Kalender würde ich also gar nicht voll schreiben. Zudem hätte ich so zwei Bücher, die ich transportieren müsste. Da mache ich mir doch lieber die Mühe und baue mein eigenes Kalendarium. Übrigens werden meine Termine zusätzlich noch im Google-Kalender eingetragen.
Am Ende des Kalendariums reserviere ich noch zwei Seiten für Termine die reinkommen und weiter in der Zukunft liegen. Diese werden in einem neuen Notizbuch ins Kalendarium eingetragen.
Die nächsten Seite werden nun durchnummeriert bis zum Ende des Notizbuches. Das hat den Vorteil, dass man sich auf bestimmmte Seiten beziehen kann. Entweder bezieht sich ein Termin auf eine Notiz oder eine Notiz auf eine Notiz. So findet man immer alles, was zusammen gehört.
Übrigens wird für jede neue Notiz eine neue Seite genutzt. Wenn aber Ideen zu einem alten Notizthema aufgezeichnet werden, hat es den Vorteil keine neue Notizseite zu beginnen, sondern die alte fortzuführen.
Gleichzeitig ist das Notizbuch so eine Art Journal oder Tagebuch. Den zeitlichen Zusammenhang bildet meine tägliche ToDo-Liste. Wie ich ausgeführt habe, gibt es bei mir mehr Aufgaben als Termine. Um mit diesen zu Rande zu kommen, werden diese täglich überprüft und kommen dann, je nach Terminierung, in die ToDo-Liste.
Am Abend vorher setze ich mich für zehn bis fünfzehn Minuten hin und plane die Aufgaben des nächsten Tages. Diese sollten eine Notizbuchseite nicht überschreiten. Auf den Seiten dazwischen kommen dann die Notizen, die mir am nächsten Tag durch den Kopf gehen und aufgezeichnet werden.
Dabei sind nicht nur neue Aufgaben oder Termine, sondern auch Gedankengänge und Probleme, die mich bewegen. Aufgeschrieben kommen sie aus dem Kopf heraus und so braucht sich mein Kopf nicht mehr mit ihnen abzugeben.
So hat mein Notizbuch seinen Zeitstrahl und wird irgendwie auch zu einem Tagebuch.
Kommen wir jetzt aber zu den einzelnen Notizen und wie ich sie sortiere und weiterverarbeite. Die Notizen bekommen einen Buchstaben in der Titelzeile zugewiesen, der anzeigt, welcher Art der Inhalt ist. Meine aktuellen Abkürzungen und ihre Bedeutung kannst Du nachfolgend erkennen:
A = Aufgabe -> Evernote
B = Besprechung -> Notizen per Kamera an Evernote
I = Idee -> Evernote
T = Termin -> Kalender Notizbuch, Google Kalender
K = Kontakt -> Google Kontakte
R = Rezept -> Evernote
S = Sportübung – Evernote
Sehen wir uns die einzelnen Arten ein wenig genauer an!
Aufgabe A
Die meisten Aufgaben sind bei mir Artikelideen, die aus der Planungsphase hinaus sind und nun für unterschiedliche Medien terminiert sind. Artikel für Magazine sind natürlich terminiert und kommen in das Projekt-Verzeichnis von Evernote und werden dort bis zur Abgabe bearbeitet. Blogartikel kommen hier auch hinein, sind zum Glück aber nicht terminiert. Die Bearbeitung bis zum Onlinestellen wird in Evernote erledigt.
Es gibt aber auch Aufgaben, die nicht in Evernote verarbeitet werden. Sachen die ich zeitnah erledige, wie etwa Einkaufen. Der Einkaufszettel wird im Notizbuch aufgeschrieben und dann in den folgenden Tagen abgearbeitet.
Besprechungen B
Ein Meeting oder eine Besprechung wird mit Datum im Notizbuch eingetragen. alle für mich relevanten Inhalte werden live notiert und später abgearbeitet. Sollten sich größere Aufgaben daraus ableiten, kommen diese Extra in das Projekte-Verzeichnis in Evernote. Die Besprechungs-Notizen fotografiere ich mit der Evernote-Kamera im Smartphone und diese werden in der App gespeichert und archiviert.
Ideen I
Jede kreative Idee kommt ins Notizbuch. Bei mir sind das meist Artikelideen. Aber auch Projekte, die ich mal ausprobieren könnte. Minimalismus-Aufgaben, interessante Outdoor- und Survival-Produkte oder Bücher, die interessant sein könnten.
Da mein Hirn ständig solche Ideen hervorbringt, ist es für mich essentiell wichtig, das das Notizbuch immer dabei ist, da solche Ideen sehr flüchtig sind und wenn man sie sich nicht aufschreibt, sind sie weg und kommen nicht wieder. Daher habe ich fürs leichte Gepäck noch eine dünnes, flexibles Notizbuch, das einfach nur zum Notieren da ist.
Termin T
Ist denk ich einmal klar. Man telefoniert oder spricht mit jemanden und er dabei entsteht ein Termin. Der wird in der Besprechungsnotiz (B) zusätzlich mit einem T markiert und später ins Kalendarium und in den Google-Kalender eingetragen.
Kontakt K
Man erhält die Telefonnummer oder die Emailadresse von einem neuen Ansprechpartner. Diese wird mit K markiert und später in den Google-Kontakten eingetragen.
Rezept R
Ich koche gerne. Wenn ich ein neues und leckeres Rezept sehe, schreibe ich mir das auf. Das kommt hinterher nach Evernote.
Sportübung S
Ich liebe kurze und knackige Tabata-Workouts. Wenn ich eine Übung finde, die man dort einbauen kann, schreibe ich sie mir auf. Auch meine Workoutpläne mit acht Übungen werden notiert und mit S gekennzeichnet. Später kommen diese dann nach Evernote.
Sind diese oben genannten Arten dann weiterverarbeitet, wird der Markierungsbuchstabe abgehakt oder mit einem X durchgestrichen.
So, das ist in aller Kürze meine Notizbuchplanung. Es gibt noch einige Punkte, die aber hier nicht wirklich wichtig sind. Dennoch will ich sie kurz erwähnen.
Von Hinten nach vorne notiere ich mir Zitate oder Mantras, die mir gefallen und die ich nicht vergessen will. Auch kann man sie so immer wieder hervorholen und darüber nachdenken. Zudem gibt einige wichtige Daten, die ich hinten notiere, um dort einen schnelle Zugriff darauf zu haben.
Wie sieht Deine Planung aus? Hat Dir meine Planung was gebracht?
Schreib mir in den Kommentaren. es würde mich freuen von Dir zu hören!
