Donnerstag 8:30 Uhr. Du bist im Meeting Nummer 12 für diese Woche angelangt. Ein kurzer Blick auf Deinen Kalender verrät Dir, dass Du 10:00h eine Anschlusssitzung hast. Dann 14:00h noch eine. Ping. Eine Einladung trifft in Dein E-Mail-Posteingang ein. Review-Treffen für 16:00h. 5 Stunden Besprechungen – allein an einem Arbeitstag. Wo bleibt da überhaupt die Möglichkeit für Wertschöpfung? Das Jahr ist noch jung und die Vorsätze weiterhin frisch. Zeit auf Meeting-Diät zu gehen!
Die Dunkle Seite von Meetings
Sie gehören zum Beratungsgeschäft, wie die Milch zum Latte Macchiato: die Meetings. Reden wir in diesem Beitrag endlich einmal Klartext. Besprechungen haben viele Nachteile. Zum Beispiel:
- Meetings sind kostspielig: Treffen sich 4 Personen für 60 Minuten, investiert eine Organisation in das Meeting in Summe einen halben Arbeitstag. Vor- und nachbereitende Aktivitäten nicht einkalkuliert. Dem Gegenüber steht oft nur eine magere Ausbeute von 1-2 Entscheidungen, 4 Aufgaben und 5 Fakten. Ein guter ROI sieht anders aus.
- Meetings sind Zeitfresser: Neben der Sitzungszeit kommen Vorbereitung, Nachbereitung, Anfahrt, Raumsuche und Abfahrt hinzu. Aus einer Stunde Meeting kann dann schnell das Doppelte werden. Das Schlimme: Einmal investiert, ist die in das Meeting investierte Zeit unwiederbringlich verloren.
- Meetings verpulvern Energie: Insbesondere in hitzige Runden, in denen mehr emotional als sachlich debattiert wird, bleibt viel Kraft auf der Strecke. Nicht selten fühlt man sich nach einem Treffen wie ausgelaugt.
- Meetings definieren Strukturen: Meetings sind eine synchrone Form der Kommunikation. Ist ein Meeting für 13 Uhr anberaumt, dann kannst Du leider nicht schon 12:30h loslegen. Auch 30 Minuten später, also 13:30h, funktioniert nicht. Obwohl Dir beide Uhrzeiten kurzfristig vielleicht viel besser passen würden.
Es spricht also einiges dafür, Zahl und Dauer der Meetings zurückzufahren. Falls Du der Initiator einer Besprechung bist, hast Du die Zügel in der Hand. Du entscheidest, ob und wo eine Sitzung stattfindet, wer kommt, was besprochen wird und wie lange der Termin dauert. Doch wenn Du ein eingeladener Teilnehmer bist? Dann musst Du zu anderen Mitteln greifen. Nachfolgend meine erprobte Maßnahmenliste für das Meeting-Fasten.
Meetings ablehnen – Weniger Sitzungen landen in Deinem Kalender
Die beste Strategie für weniger Sitzungen im Kalender ist simpel und direkt anzuwenden: Lehne eintreffende Meeting-Einladungen einfach ab. Das Bedarf etwas Mut und Übung. Vier Maßnahmen für Deine Projektpraxis.
- Ziele & Agenda einfordern – Der Zweck des Meetings ist unklar? Es fehlen die Sitzungspunkte und/oder die Sitzungsziele? Hinterfrage das Meeting. Entweder der Organisator präzisiert oder Du lehnst mit Verweis auf andere Termine ab.
- Eigene Rolle klären – Ein Meeting besuchst Du aus drei Gründen: 1. Information teilen oder mitnehmen, 2. Entscheidung fällen oder beeinflussen, 3. Von Aufgaben berichten oder mitnehmen. Ist Deine Rolle unklar, schlägst Du die Einladung aus. Erneut verweist Du auf wichtige andere Verpflichtungen.
- Meetingvorschlag anzweifeln – Nicht immer muss gleich ein Meeting einberufen werden. Oft reicht es, die Infos per E-Mail zu verteilen oder die die Dinge bilateral kurz in der Kaffeeküche zu regeln. Stelle die Notwendigkeit einer Sitzung in Frage. Je höher Dein Ansehen im Team und je plausibler Deine Argumentationskette, desto einfacher lässt sich der Termin im Keim ersticken.
- Zeitfenster anbieten – Ein weiterer Trick weniger Meetings einzukassieren, ist ein voller Terminkalender. Reserviere dazu Deine Woche durch. Individuelle Arbeitseinheiten, Dienstreise, Anfahrten, Administration, Vorbereitungen. Blocke diese Zeitfenster weg. Biete dem Organisator dann diese 2-3 Optionen an, die Dir passen.
Meetings loswerden – Zugesagte Sitzungen verschwinden von Deinem Kalender
Auch wenn es ein Meeting erst einmal in Deinen Kalender geschafft hat, Du also ursprünglich zugesagt hast, ist der Termin nicht unumstößlich. Folgende Anti-Meeting-Taktiken haben sich bewährt:
- Teilnahme delegieren – Sende einen Mitarbeiter oder Junior Kollegen in das Treffen. Dieser nimmt aus der Besprechung meist deutlich mehr mit also Du. Briefe Deinen Meeting-Helfer im Vorfeld und lasse Dich im Anschluss zur Sitzung mit einem Protokoll und einer kurzen Unterredung auf den aktuellen Stand bringen.
- Meeting vorläufig zusagen – Bei vielen E-Mail Tools gibt es die Optionen des vorläufigen Zusagens. Persönlich mag ich diese weder ‚Fisch-noch-Fleisch-Variante‘ nicht, da nicht klar ist, ob eine Person letztlich kommt. Verboten ist der Antworttyp jedoch nicht. Nutze ihn, wenn Du planst aus triftigen Grund kurzfristig abzusagen.
- Meeting kurzfristig absagen – Ein unverhofter Wasserschaden aufgrund einer defekten Waschmaschine. Das Auto, das nicht mehr anspringt. Die Tochter, die vergangene Nacht krank geworden ist. Es gibt plausible Gründe, ein Meeting in letzter Minute abzusagen. Profis kündigen die Symptome des Ungemachs bereits am Vortag an.
- Serientermine hinterfragen – Gerade Serientermine wie Jour Fixe, Statustreffen oder Regelkreise haben die unangenehme Nebenwirkung lange im Kalender zu kleben. Stelle den Sinn solche Langläufer in Frage. Ich garantiere: Zwei Wochen nach Einstellung des Regeltreffens kann sich keiner mehr an das Treffen erinnern.
Meetings absolvieren – Sitzungen verkürzen oder wandeln sich
Nicht jedes Meeting kannst Du abblitzen lassen. Sitzt Du mal wieder in einem aus Deiner Sicht überflüssigen Treffen, dann empfehle ich Dir folgende Meeting-Manöver.
- Per Telefon teilnehmen – Viele Besprechungen finden heute gleichzeitig sowohl virtuell als auch vor Ort statt. Nutze die Möglichkeit einer Teilnahme per Telefon oder Videokonferenz. An- und Abreise entfällt. Bei besonders langweiligen Sitzungen erledigst Du nebenbei einfache Tätigkeiten wie das Aufräumen Deines Schreibtisches.
- Aufgabe wahrnehmen – Ob Protokoll, Moderation oder Assistent am Whiteboard – In jedem Meeting gibt es etwas zu tun. Das Gute daran: Sobald Du eine Funktion wahrnimmst, erhält die Sitzung für Dich einen Sinn. Ganz nebenbei polierst Du Dein soziales Ansehen auf. Du möchtest nur helfen.
- Meeting partiell besuchen – Bereits mit der Zusage des Treffens kommunizierst Du diplomatisch, dass Du wegen eines Paralleltermins später eintriffst bzw. früher wieder weg musst. Bis 50 Prozent der Meetingzeit lässt sich damit einsparen.
- Besprechungszeit verkürzen – Eine weitere Option die Meetingdauer zu verkürzen ist den Organisator wenige Stunden vor dem Termin auf die angespannte aktuelle Situation hinzuweisen. Im selben Atemzug schlägst Du eine zeitliche Straffung der Sitzung vor. Besonders clever: Hole zuvor bei anderen Teilnehmern das Einverständnis ab.
- Meetings nacheinander legen – Manchmal führt kein Weg an einer Besprechung vorbei, es besteht jedoch Flexibilität bzgl. der Terminierung. Bitte hier um einen Zeitslot, der nahe an einer anderen Sitzung liegt. Einmal im Meeting-Modus, spulst Du die Termine hintereinander ab. Und hast den restlichen Tag en bloc für andere Dinge zur Verfügung.
- Termin umwidmen – Lässt sich ein aus Deiner Sicht überflüssiger Termin nicht ausschlagen, hilft dieser Trick: Konzentriere Dich im Meeting nicht auf das Thema, sondern auf andere Aspekte. Trainiere Deine rhetorischen Stilmittel. Observiere die Gruppendynamik. Nutze eine bildhafte Sprache. Auch Buzzword Bingo geht immer.
Fazit
Testfrage: An wie viele Meetings aus dieser Woche kannst Du Dich noch erinnern? Und letzter Woche? Vorletzter?
Oft können Sitzungen auf die Hälfte reduziert werden oder ganz ausfallen, ohne das dies negative Konsequenzen für das Unternehmen hätte. Tatsächlich sind Meetings bequem. Personen sind beschäftigt, man arbeitet und ist am Tagesende k.o..
Absolviere einen kleinen Test. Schaue auf Deine aktuelle Woche und addiere die Meetingzeit. Bringe dann die oberen Meeting-Abnahme-Maßnahmen zum Einsatz. Klappt die Nulldiät – die Kürzung der Besprechungszeit auf 0 Minuten pro Woche?
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