Eine wichtige Consulting-Disziplin ist die Dienstreise. So ist ein typischer Berater in einer normalen Arbeitswoche mindestens zweimal auf Achse: für die Fahrt zum Kunden am Wochenbeginn und vom Kunden zum Wochenende. Und das 45 Mal im Jahr, rechnet man Urlaub, Krankheit und Weiterbildung heraus. Grund genug darüber nachzudenken, wo auf Reisen Zeit überall gewonnen werden kann. In diesem Beitrag lernst Du die 10 wichtigsten Tipps kennen die ich auf Reisen anwende um mehr Zeit für den Kunden bzw. für mich selbst zu haben.
Reisezeit = Lebenszeit
Nicht immer finden Beratungsprojekte am eigenen Wohnort statt. Vielmehr wird von Consultants Mobilität eingefordert, regelmäßige Dienstreisen von und zum Kunden sind integraler Bestandteil der Arbeitswoche. Schon eine kurze Kopfrechnung zeigt, dass bei 45 externen Einsätzen im Jahr mit zwei Reisen pro Woche insgesamt 90 Dienstreisen zu absolvieren sind. Spart man sich auf jedem dieser 90 Trips nur 10min, sind dass immer 15 volle Stunden pro Jahr. Wertvolle Zeit die für weitaus interessantere Tätigkeiten als das Reisen zur Verfügung stehen. Doch an welchen Stellen lässt sich unterwegs überall Zeit gewinnen? Nachfolgend gebe ich 10 praktische Tipps für den Reisealltag.
Tipps für mehr Zeit auf der Dienstreise
1. Reisebuchung selbst durchführen
Es klingt zunächst paradox: bei der Buchung von Dienstreisen bevorzuge ich Web-Reiseportale und Mobile Apps gegenüber dem traditionellen Reisebüro oder der unternehmensinternen Sekretärin. Mittelfristig sind diese neuen Formen der Reisebuchung aus meiner Erfahrung nämlich schneller, verlässlicher und flexibler.
Im 21 Jh. ist jede Airline und jede mittelgroße Hotelkette über einen digitalen Kanal erreichbar. Diese sind jederzeit empfangsbereit, auch am Sonntag und während einer Serie von Feiertagen. Die Software-Helferlein speichern in der Vergangenheit gebuchte Reiseverbindungen auf Knopfdruck, mit wenigen Klicks lässt sich die Dienstreise damit zusammenstellen. Kein nerviges Nachhaken aus dem Backoffice, keine falsche Sitzplatzreservierung auf dem Flugzeugmittelsitz. Ganz so, wie ich es will.
2. Hotel am Einsatzort wählen
Gegenüber dem internen Festangestellten des Kunden hat der Berater einen großen Vorteil: bei der Wahl des (temporären) Wohnortes verfügt man über maximale Flexibilität. Smarte Consultants wählen sich eine Unterkunft in der Nähe des Projektbüros, verkürzen damit ihre (nur selten abrechenbare) Pendelzeit. Bei vier wöchentlichen Einsatztagen vor Ort beim Kunden sind insgesamt 6 Wegstrecken zwischen Hotel und Büro zurückzulegen. Spart man sich für jede Strecke 10min ist das immerhin eine Stunde pro Woche.
3. Identische Reiseverbindung wählen
Ein guter Begleiter des reisenden Beraters ist die Routine. Alles was selbst im Schlaf beherrscht wird, kostet im Alltag wenig Energie, erfordert im täglichen Trubel keine zeitraubende Entscheidung.
Dieser Grundsatz lässt sich auch auf die Dienstreise übertragen. Die Vorbereitung einer bekannten Standardreiseverbindung geht leicht von der Hand, man bucht einfach dieselben Transportmittel und Unterkünfte wie immer. Auch die Durchführung und Abrechnung der Reise gestaltet sich stressfrei, da bekannten Mustern gefolgt wird.
4. Auf Gepäck verzichten
Es ist wie im Film „Up in the Air“ in welchem George Clooney der Berufsanfängerin an der Sicherheitskontrolle erklärt, was sie in Sachen Gepäck zu beachten hat. Einen einzigen Koffer, für Flugzeugreisen möglichst als Handgepäck nutzbar. Je weniger man mitnimmt, desto weniger muss zeitraubend ein- bzw. ausgepackt werden. Kleinere Koffer lassen sich darüberhinaus leichter navigieren als größere Vertreter, können einfacher in Taxis ein und wieder ausgeladen werden. Ein guter Koffer besitzt zahlreiche Taschen über welche der Berater im Handumdrehen an Laptop, Geldbeutel und Tickets gelangt.
5. Pufferzeiten minimieren
Für eine Dienstreise habe ich mir angewöhnt die Pufferzeiten, d.h. die Zeit vor Abfahrt und beim Wechsel des Transportmittels, so weit es irgendwie geht zu minimieren. So erreiche ich beispielsweise mir bekannte Bahnhöfe meist erst 6-8 min vor Abfahrt des Zuges.
Warum sollte ich früher auftauchen? Anders als die vielen Kioske und Imbisstände verdiene ich am Bahnhof kein Geld, gebe stattdessen welches für Coffee to Go oder Reisesnacks aus. Und auch mit einer Pufferzeit würde ich bei Verkehrsproblemen zu spät kommen. Fast immer reichen 15min frühere Abfahrt für den Rush-Hour Stau oder dem Ausfall der U-Bahn nicht aus.
6. Antizyklisch reisen
Egal ob Bahn, Flugzeug oder Auto: Primetime für Fernstreckenreisen ist Montagmorgen und Donnerstagabend. Doch warum sollte man den Trick des antizyklischen Pendelns nicht auch auf die Dienstreise übertragen?
Wann immer möglich, fahre ich zu verkehrsarmen Zeiten, z.B. sehr früh vor 7:00h oder nach 19:30h. Straßen, Züge und Flieger sind zu dann bereits sehr leer, die Wahrscheinlichkeit wertvolle Zeit auf Grund von Behinderungen oder Staus zu verlieren sinkt nennenswert.
7. Wechsel des Transportmittels vermeiden
Wie so oft im Consulting sind die Schnittstellen das Kniffligste. Nur das es beim Reisen nicht um Kommunikationsschnittstellen zwischen Abteilungen oder IT-Schnittstellen von Anwendungssystemen geht, sondern den Schnittstellen zwischen Transportmitteln. Und diese entstehen beim Wechsel, sprich beim Umsteigen. Falls möglich, sollte das Transportmittel so wenig wie möglich gewechselt werden, auch wenn dadurch die Wegstrecke zeitlich und/oder geographisch etwas anwächst.
Warum ist das so? Dazu ein kleines Beispiel: die Wahrscheinlichkeit, dass bei Umstieg zwischen zwei Zügen einer der beiden zu spät eintrifft ist doppelt so hoch, wie die Wahrscheinlichkeit für das Zuspätkommen eines einzelnen Zuges. Warum also ein doppelt so hohes Risiko eingehen?
8. Hotelrechnung bei Anreise begleichen
Da gibt es ein Rätsel welches ich nach den vielen Jahren der Dienstreisen immer noch nicht verstehe: warum stellen sich Hotelgäste frühmorgens freiwillig in die Schlange vor die Rezeption um nach langer Wartezeit endlich ihre Rechnung bezahlen zu können?
Wann immer möglich begleiche ich meine Unterkunft direkt am Anreisetag. Bei Hotels, wo das nicht möglich ist, bezahle ich die Ausstände vor der letzten Nacht. Am Morgen der Abreise kann ich dann entweder länger schlafen, eine zusätzliche Joggingrunde drehen, mir beim Frühstück mehr Zeit lassen,…
9. Reisezeit für Arbeit nutzen
Auf Reisen lässt sich prima arbeiten. „Stimmt so nicht“, werden jetzt einige Consultants entgegnen und im gleichen Augenblick hinzufügen „Meine Arbeit benötigt 100% Konzentration.“. Sicher, geistig anspruchsvolle Arbeit erfordert eine ruhige und störungsarme Umgebung. Aber umfasst ein Projekt ausschließlich schwierige Aufgaben?
Ich unterscheide zwischen komplexen (z.B. Entwicklung wichtiger Präsentationen, Excel Kalkulationen), mittelschweren (z.B. E-Mailing, Statusberichte) und einfachen Aufgaben (z.B. Stundenzettel, Reisekostenberechnung). Je nach Umgebung, persönlichem Energieniveau und Motivation nehme ich mir dann entweder eine einfache oder mittelschwere Aufgabe vor. Wenn es ganz gut läuft auch eine komplexe. Am Zielort angelangt habe ich dann zumindest bereits die lästigen einfachen Aufgaben abgehakt, kann mich interessanteren und wichtigeren Dingen zuwenden.
10. Reisemappe verwenden
Braucht man in Zeiten von Smartphones und Tablets überhaupt noch ausgedruckte Reisetickets und -fahrkarten? Meiner Ansicht nach schon. Zum einen verfügen mobile Geräte über einen endlichen Stromvorrat, sind oft auf eine schnelle Internetverbindung für die eTicketing-Funktion angewiesen. Zum anderen fordert die Reisekostenstelle immer noch eine gedruckte Fassung der verwendeten Billets.
Aus diesem Grund empfehle ich die Verwendung einer Reisemappe, in welcher die gedruckte Fassung aller notwendiger Tickets gemäß des Reiseverlaufs einsortiert sind. Auf der letzten Seite befindet sich eine Klarsichthülle, in der Rechnungen und Quittungen einsortiert werden. Auf Reisen hat habe ich somit alle Tickets griffbereit, für die Abrechnung muss nur an einer Stelle nachgesehen werden.
Fazit
Im Consulting wird die Reisezeit weder vom Kunden, Kollegen oder Arbeitgeber honoriert. Sie gehört zum Job des Unternehmensberaters einfach dazu. Warum daher die Zeit unterwegs künstlich in die Länge ziehen?
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