In der Blogparade der Seite blatternet.de geht es gerade um die Frage: Welches ist der wichtigste Tipp in Sachen Zeit-Management? In meiner Zeit als selbständiger Grafiker und Web-Designer habe ich einiges über effizientes Zeit-Management und Selbstorganisation lernen können. Und lernen müssen. Da gehörte zum Überleben dazu.
Ich habe mich Ende der neunziger Jahre in einem Anfall von jugendlichem Übermut dazu hinreißen lassen, meinen Job in einer Werbeagentur zu kündigen und es fortan als Selbständiger zu probieren. Und das war ich dann über zehn Jahre lang.
Die ersten Tage ohne Chef sind toll, weil man machen kann was man will und wann Mann es will. Aber ohne Druck von oben oder außen bleibt einem nur Disziplin, um den Laden am Laufen zu halten. Nachdem ich irgendwann gemerkt habe, dass von allein keine Aufträge rein kommen, fing ich an, mein eigenes Konzept zu entwickeln, um nicht unterzugehen.
Das allerwichtigste, meiner Meinung nach, ist eine genaue Aufstellung aller Aufgaben, die zu erledigen sind. Ich habe versucht, mich abends, nach der Arbeit hinzusetzen und mit Papier und Bleistift eine Liste zu erstellen, was alles zu tun ist und vor allem auch bis wann.
Der zweite Schritt steckt nämlich bereits im ersten Schritt mit drin: die Prioritäten der anstehenden Aufgaben klären und eine Reihenfolge entwickeln. Als Selbständiger ist man alles in einem und allein verantwortlich für alles. Das heißt man muss Aufgaben erkennen, verteilen, abarbeiten und zwar alles alleine. Wenn man als Grafiker den Auftrag bekommt, Weihnachtskarten zu gestalten und den Entwurf erst an Ostern im Jahr drauf fertig hat, kriegt man keine Jobs mehr. Wenn analog das Finanzamt die Steuererklärung am zehnten des Monats vorliegen haben möchte, dann meinen die das auch so. Die Erstellung einer Reihenfolge der anstehenden Aufgaben tut also dringend Not.
Mit dieser Liste lässt es sich dann nämlich planen, wie man die Aufgaben erledigen will, und wann. Die Berechnung der Umsatzsteuer-Voranmeldung dauert erfahrungsgemäß so und so lange, das weiß man dann irgendwann, wenn man es ein paar mal gemacht hat. Bei den ersten Malen habe ich die Zeit dafür grob unterschätzt und stattdessen Nächte lang geschwitzt, bis die Zahlen alle gestimmt haben. Gegen Ende ging es sehr viel leichter und ich konnte nebenher einen Film im Fernsehen schauen. Es ist alles eine Frage der Übung.
Das andere was ich mir als Selbständiger angewöhnt habe, neben dem Listen schreiben, ist es, die unangenehme Aufgabe zuerst zu behandeln. Oder zumindest ganz weit oben auf die Liste zu setzen. Einerseits weil die unangenehmen Dinge in der Regel eine hohe Priorität haben. Steuererklärungen machen den meisten Leuten keinen Spaß. Noch nicht einmal dann, wann man eine Rückzahlung zu erwarten hat. Trotzdem sind sie sehr wichtig und machen einem sehr viel Ärger, wenn man sie nicht erledigt.
Andererseits macht es deutlich mehr Spaß, wenn man das unangenehme zeug bereits hinter sich hat und sich um schöne Dinge kümmern kann. Das hinterlässt am Ende des Arbeitstages auch die schöneren Erinnerungen.