Freitag, später Nachmittag. Dein Boss bittet Dich an seinen Arbeitsplatz. Als Du eintriffst, deutet er auf ein mindestens 50 Seiten starkes Dokument auf seinem Schreibtisch. „Das ist ein Beratungsangebot für einen Neukunden.“ kommt er rasch zu Sache und fügt hinzu: „Ich schicke Dir das gleich per Word. Kannst Du die Unterlage bitte bis Montagabend grob reviewen und die Formatierungen perfektionieren.“. „Wie soll ich das schaffen?“ sprichst Du zu Dir selbst. Offenbar mit hörbarer Stimme, denn Dein Boss antwortet mit einer Gegenfrage: „Kennst Du die nützlichen Word Shortcuts?“.
Shortcuts erleichtern die Arbeit und sparen Zeit
Regelmäßig arbeitest Du als Consultant Texte aus. Ob Kundenangebot, Fachspezifikation oder Marketing-Flyer – das Redigieren von Unterlagen gehört zum Berateralltag einfach dazu. Die meisten Unternehmen nutzen dazu Word, ein sehr verbreitetes und mächtiges Textwerkzeug des HighTec-Riesens Microsoft.
In der Word lassen sich alle Funktionen mit der Maus oder respektive dem Touchpad aufrufen. Der Nachteil: teilweise sind die Funktionen gut in den Menüs versteckt bzw. lassen sich nur umständlich durch mehrere Klicks aktivieren. Abhilfe schaffen da Word Shortcuts, manchmal auch Hotkeys oder Tastenkürzel genannt. Shortcuts sind Tastenkombinationen die eine spezifische Funktion ausführen. Sie erleichtern Dir die Dokumentenarbeit und sparen Dir Zeit. Die wichtigsten Shortcuts für Microsoft PowerPoint und Excel habe ich bereits für Dich in vergangenen Beiträgen zusammengestellt.
Die 24 wichtigsten Word Shortcuts
Nachfolgend meine essentiellsten Word Shortcuts für die tägliche Beratungsarbeit. Die Tastenkombinationen funktionieren für die deutsche Microsoft Word 2016 Version (Windows und Mac). Auch in vergangenen bzw. zukünftigen Fassungen der Software sollten sie greifen, Microsoft ist seinen Shortcuts in den vergangenen Jahren immer sehr treu geblieben.
Die Tastenkürzel sind auf Basis meiner Nutzungshäufigkeit sortiert. Beispielsweise speichere ich viel ein Dokument viel öfter, als das ich einen Absatz zentriere. Eine umfassende Liste mit weiteren (mehr oder weniger nützlichen) Kürzeln findest Du als Windows Nutzer hier, als Mac Nutzer hier.
Arbeit am Text
Funktion Windows Mac OS
Kopieren markierter Objekte STRG + C CMD + C
Ausschneiden markierter Objekte STRG + X CMD + X
Einfügen an Position des Cursors STRG + V CMD + V
Einfügen Spezial an Cursorposition STRG + ALT + V CMD + Control + V
Alles markieren im Dokument STRG + A CMD + A
Rückgängig des letzten Schrittes STRG + Z CMD + Z
Wiederholen des letzten Schrittes STRG + Y CMD + Shift + Z
Fett betonen der markierten Schrift STRG + Shift + F CMD + B
Kursiv betonen der markierten Schrift STRG + Shift + K CMD + K
Unterstreichen der markierten Schrift STRG + Shift + U CMD + U
Vergrößern der markierten Schrift STRG + > CMD + >
Verkleinern der markierten Schrift STRG + < CMD + <
Zentrieren eines Absatzes STRG + E CMD + E
Hinzufügen eines Links STRG + K CMD + K
Umbrechen einer Zeile Shift + Enter Shift + Enter
Trennung eines Wortes bei Bedarf STRG + – CMD + –
Wechsel Groß-/Kleinschreibung Shift + F3 CMD + Option + C
STRG – Steuerungstaste | CMD – Commandtaste | Shift – Hochstelltaste | ESC – Escapetaste
Arbeit am Dokument
Funktion Windows Mac OS
Speichern des Dokuments STRG + S CMD + S
Suchen im gesamten Dokument STRG + F CMD + F
Umbrechen einer Seite STRG + Enter CMD + Enter
Anzeige aller unsichtbarer Zeichen STRG + Shift + + CMD + 8
Ausdrucken des Dokuments STRG + P CMD + P
Wechsel zwischen Dokumenten STRG + F6 CMD + Shift + ´
Ein-/Ausblenden des Menübandes Shift + F1 CMD + Option + R
STRG – Steuerungstaste | CMD – Commandtaste | Shift – Hochstelltaste | ESC – Escapetaste
Fazit
Oft ist Beratungsarbeit auch Dokumentenarbeit. Wenn Du wie ich in Deinen Consulting Engagements viel mit Microsoft Word hantierst, erleichtern Dir die vorgestellten Shortcuts die Textarbeit erheblich. Am besten lassen sich die Kombinationen am konkreten Dokument mit klaren Aufgaben erlernen. Nach einigen Tagen der wiederholten Anwendung, gehen die Shortcuts dann in Dein Unterbewusstsein über. Das erlaubt Dir, Deine Aufmerksamkeit auf wichtigere Dinge als die Bedienung des Werkzeugs zu konzentrieren. Genau wie beim Autofahren.
Bonusmaterial
Word Shortcuts Übersicht
Word Shortcuts Übersicht